Introducción
Se pueden conseguir grandes mejoras tras incorporar la firma electrónica a la gestión de la documentación en una organización, incluso en las nuevas formas de trabajo. Modalidades no presenciales como el teletrabajo, sortearán algunos de los problemas de la gestión documental de contratos y acuerdos firmados en papel, beneficiándose de sus ventajas y múltiples beneficios.
Desarrollo
- Incremento de la productividad
Al incorporar la firma electrónica al sistema de gestión documental, reducimos considerablemente el tiempo que se desperdicia en completar el proceso de firma en papel. Además del ahorro, soluciones como la Firma Automatizada permiten la firma de grandes volúmenes de cualquier tipo de documentos o transacción, siempre garantizando su integridad y su autenticidad, logrando una mayor eficiencia.
- Facilita la descentralización
Gracias a la firma electrónica, los empleados, proveedores y clientes podrán firmar documentos sin necesidad de estar o personarse en la sede de la entidad. Esta independencia cada vez cobra más importancia en el nuevo escenario laboral, caracterizado por profesionales que desempeñan sus funciones a distancia.
- Agilizar el proceso de firma
En las compañías, es frecuente encontrar casos de firma de documentos que requieran el consentimiento de varios firmantes. El aumento del número de firmantes, y en algunos casos, la necesidad de imprimir y firma más de una copia, incrementan la probabilidad de pérdidas de documentación y retrasos en completar el proceso de firma en papel.
En algunos proyectos, la firma inmediata de los documentos es vital para su avance. La integración de la firma electrónica en el sistema de gestión documental permite la firma de documentos sin esperas ni demoras temporales, agilizando el proceso de firma y evitando los tan temidos cuellos de botella.
- Reducción de costos
Al incorporar la firma electrónica al sistema de gestión documental, eliminamos los costes asociados a la firma en papel en todos aquellos documentos firmados en una compañía, una cifra cuantiosa que se multiplica en departamentos específicos como RRHH o ventas.
Con estos costes, nos referimos tanto a los propios de la generación de documentos, como la impresión y el mantenimiento de los equipos, y a los referidos a la logística, al archivo o incluso a la destrucción de los mismos.
- Una oficina paperless eficiente
Desde hace unos años, la responsabilidad social empresarial forma parte de las prioridades de las compañías, adoptando medidas e incorporando soluciones que fortalezcan su compromiso con el cuidado ambiental. Aquellos sistemas que cuentan con tecnologías que evitan la impresión contribuyen al logro de una oficina sin papel. Prescindir además del escaneo de los documentos firmados mejora notablemente la eficiencia y libera recursos.
Conclusiones
La mala gestión de la documentación empresarial puede acarrear consecuencias graves. Maximizar los recursos tecnológicos, incorporando soluciones eficientes y digitales que generen documentos en formato digital, y elimine las desventajas del escaneo y del uso del papel, reduce el consumo de recursos e incrementa la productividad.
Recomendaciones
La elección del sistema de gestión documental es crucial para las compañías. Su importancia radica en el papel que desempeña como vehículo de desarrollo, contribuyendo al crecimiento exponencial de la compañía.
Fuentes
Uanataca (3 de diciembre de 2020). Grandes ventajas de la firma electrónica en la gestión documental. Obtenido de Uanataca Trust Service Provider: https://web.uanataca.com/ec/blog/firma-electronica/sus-ventajas-en-la-gestion-documental#:~:text=Adem%C3%A1s%20del%20ahorro%2C%20soluciones%20como,autenticidad%2C%20logrando%20una%20mayor%20eficiencia.
Autora
Angie Danielle Santillán Cisneros
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