El proceso inicia con el ingreso de la solicitud por parte del importador en el sistema ECUAPASS a través de la página web portal.aduana.gob.ec. Para ello el importador debe estar registrado y haber obtenido la firma electrónica (token) en las entidades autorizadas para el efecto, como son el Banco Central de Ecuador o la empresa Security Data.
Registro en ECUAPASS e ingreso de solicitud
El importador ingresa al sistema ECUAPASS usando su nombre de usuario y contraseña, otorgados por el propio sistema,luego de esto procede al ingreso de su solicitud, e ir al enlace de la VUE.
Para la elaboración y registro de la solicitud, en la barra de menú ingresa a Elaboración de solicitud /Documentos de Acompañamiento /Listado de Documentos de Acompañamiento. Escoge la Institución [OAE] Organismo de Acreditación Ecuatoriano y da clic en consultar.Al seleccionar en la información Resultado OAE se activa la barra inferior y da clic en Solicitar.
El importador procede a ingresar los datos de su solicitud en los campos obligatorios requeridos por el sistema ECUAPASS. Una vez que se han llenado los campos se adjunta el certificado de conformidad y procede a su envío dando clic en Traer. El OAE recibe la información de la solicitud e impone la tasa para que sea cancelada por el importador en los bancos autorizados, los cuales están detallados en la orden de pago de tasas que el importador obtiene en el mismo sistema ECUAPASS. La vigencia de la papeleta tiene una validez máxima de 15 días a partir de realizado el depósito, transcurrido ese tiempo debe realizarse un nuevo pago.
El importador debe subirla orden de pago y el comprobante de depósito en el link enviado a su correo electrónico para el efecto. Una vez llenos los campos solicitados da clic en Enviar. El OAE recibe los documentos de pago y procede a su revisión, confirma el pago y luego continúa con la revisión del certificado de conformidad.
Verificación del certificado
El área de Certificación del OAE valida el certificado de conformidad para lo cual realiza las siguientes actividades:
a) Verificar la vigencia y el alcance de la acreditación del organismo de evaluación de la conformidad (OEC) que emite el certificado, en el sitio web del organismo acreditador correspondiente.
b) Comprobar que los certificados de conformidad hagan referencia a un documento normativo y al producto objeto de la solicitud, información que debe ser coherente con lo indicado en el alcance de la acreditación del organismo de evaluación de la conformidad.
c) Verificar la validez de los certificados de conformidad a través de la información pública disponible en las páginas web de los OEC o entidades rectoras en los países de origen.
d) En el caso de que la información no esté disponible por este medio, el importador deberá ingresar al sistema ECUAPASS los certificados de conformidad apostillados o consularizados, según corresponda, por las autoridades competentes de los países de procedencia de los documentos.
e) Los certificados deben estar en idioma español o a su vez acompañados por una traducción al español certificada o apostillada.
f) Cuando sea necesario, el importador será el responsable de realizar las consultas internacionales pertinentes para demostrar la veracidad de los documentos y salvar las dudas o inconsistencias relacionadas con la validez o alcance de los certificados de conformidad. El OAE dará respuesta al trámite del solicitante en un tiempo no mayor a 5 días hábiles. En los casos en los que los requisitos de validación no se hayan cumplido, el trámite quedará abierto hasta que la información necesaria para resolverlo sea proporcionada al OAE.
Fuente: www.oae.gob.ec
Autor: Irene Recalde B.
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