Mediante boletín No. 153 emitido por el SENAE (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador), con el fin de dar cumplimiento a lo expresado en el Art.17 del Reglamento, en el que se regula el ejercicio de la actividad de los Agentes de Aduana dice claramente: "se regula el proceso de RESPALDO EN FORMA DIGITAL de los documentos que sustentan los Trámites Aduaneros, en los que el Agente haya intervenido o esté por intervenir", por lo tanto en cumplimiento de la Ley los Operadores de comercio exterior que realicen trasmisiones al SENAE, deben contar con un archivo digital de todos los trámites realizados, esto como una medida de respaldo tanto para ellos como para la Aduana.
Definitivamente en el Comercio exterior es muy importante ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS, anteriormente de manera física, ahora con el avance de la tecnología; el uso del sistema ECUAPASS y la firma electrónica, es obligación de los Operadores archivar DIGITALMENTE los trámites o documentos FIRMADOS ELECTRÓNICAMENTE. El proceso de archivar la información de los trámites realizados debe ser de forma organizada, teniendo en cuenta que cada trámite cuente con su respectivo número de expediente:
- Número de Entrega
- Número de MNR
- Número de Guía
- Número de Liquidación
Este proceso sin duda alguna le permitirá al operador garantizar el valor legal de las trasmisiones y operaciones que ha realizado, además que en caso de cualquier duda le permitiendo determinar de forma exacta la fecha y hora en que se envió el certificado de firma electrónica y por lo tanto se produjo la transmisión electrónica de la información o de los e-docs. Por ende en la actualidad es indispensable que los Operadores cuenten con un sistema de Archivo Digital que guarde los documentos electrónicos, cumpliendo de esta manera con las funciones propias de la Firma electrónica que es garantizar la autenticidad, identidad, integridad y no repudio de la información firmada electrónicamente.
El medio Ambiente también juega un papel importante dentro de este procedimiento, ya que no se recomienda que la información se archive físicamente si en realidad se habla de un sistema de Aduana cero papeles, tal vez la inversión en un sistema que le permita al operador guardar esta información puede generar costos altos, los beneficios y ahorros al final serán mayores.
COMENTARIO: Lo que los Operadores deben tener muy en cuenta es que tener los respaldos de todas las operaciones que realizan en nombre propio o ajeno, es indispensable ya que dentro de la ley existe el concepto y aplicación del “Control Posterior”, el mismo que se podrá realizar dentro de los 5 años posteriores a la realización de los trámites. La forma como lo realicen dependerá de ellos, puede ser de forma física es decir imprimiendo la aceptación el manifiesto, la Declaración y la liquidación, o de manera electrónica, evitando la utilización de papeles, ahorrando espacio físico y ayudando a cumplir con los objetivos plantados al momento del cambio de sistema al nuevo EUAPASS.
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