Introducción: En la ley de comercio electrónico, firmas y mensajes de datos se hace mención a una parte fundamental cuando se requiere realizar un envío con firma electrónica, la desmaterialización, que es la transformación de toda información en papel o de forma física en mensajes de datos.
Desarrollo: Cuando se desea realizar una desmaterialización de un documento es importante que haya un respaldo el cual certifique que el documento firmado electrónicamente tendrá la misma validez legal, ya que si lo requiere posteriormente este deberá ser presentado cuando la ley lo requiera. Además, se menciona que, para desmaterializar información, se deberá contar con lo siguiente:
1. Comprobar la originalidad del documento físico a desmaterializarse.
2. Verificar en el documento físico, el acuerdo expreso para desmaterializar documentos conforme lo establece al Artículo 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, este acuerdo deberá constar en el documento físico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos; si estuviere en una hoja distinta al documento original también deberá ser digitalizado en un mismo archivo.
3. Seleccionar del catálogo del Libro de Certificaciones el acto “certificación electrónica documento desmaterializado” e ingresar el número de documentos a certificar. Luego de esto en la opción “Datos para Formulario” deberá ingresar en el campo “Descripción del documento” el nombre del documento original a desmaterializarse.
4. Guardar la información y verificar el documento provisional.
5. Si todo está correcto facturar, imprimir y firmar la razón de “Certificación de documento desmaterializado”.
6. Digitalizar (formato PDF) los documentos a desmaterializarse junto con la razón de certificación con la firma manuscrita.
7. Firmar electrónicamente el documento (el documento tendrá dos firmas, una manuscrita en la razón y otra electrónica).
8. Entregar al usuario el documento “Desmaterializado Certificado Electrónicamente” en un medio de almacenamiento electrónico (CD-Dispositivo de almacenamiento externo).
9. Almacenar un respaldo del documento “certificado electrónicamente”, en un archivo electrónico de la notaría.
10. Archivar la razón de “certificación de documento desmaterializado” en el Libro de Certificaciones con la respectiva firma manuscrita.
Conclusiones: La información al ser desmaterializada podrá ser usada en cualquier tipo de institución, siempre y cuando esta la acepte, ya que debido a la facilidad de acceso y envió facilita los procesos en los cuales se requiera esta documentación o información tendrá acceso de manera inmediata.
Recomendaciones: Es importante verificar con anticipación si las instituciones en las que se va a realizar los trámites o procesos aceptan este tipo de documentos, además es importante adaptarse a las nuevas tendencias y tecnologías
Fuentes:
Arellano, P. (20 de junio de 2019). Derecho Ecuador. Obtenido de Derecho Ecuador: https://derechoecuador.com/certificacion-de-documentos-electronicos/
Congreso Nacional. (2002). Ley de Comercio Electrónico, firmas y mensaje de datos . Quito: Lexis.
Gobierno Nacional. (2018). ARCOTEL. Obtenido de ARCOTEL: https://www.arcotel.gob.ec/listado-de-las-entidades-de-certificacion-de-informacion-y-servicios-relacionados-acreditados-y-terceros-vinculados-debidamente-acreditadas/
Autor: Bryan Javier Ulco Collaguazo
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