Como bien se conoce la VUE es una herramienta que permite la facilitación del comercio y principalmente se enfoca en lo que corresponde a documentos de control previo y acompañamiento, así los OCEs para realizar sus solicitudes necesitan adjuntar en formato PDF documentos necesarios o considerados como requisitos para gestionar dichas solicitudes porque además se debe tener en consideración que uno de las funciones de la VUE es la eliminación de trámite físicos sin embargo la Autoridad Aduanera ha determinado que dichos archivos sean eliminados cada cierto tiempo.
En este caso se debe conocer que existen dos procesos involucrados con la documentación, el proceso de respaldo de documentos y el proceso de eliminación. Únicamente se eliminan los documentos con extensión pdf y los mismos se eliminan de manera mensual por el Servicio de Aduana del Ecuador, pero se pueden recuperar mediante una solicitud a la entidad responsable en la VUE, dichos solicitantes pueden ser usuarios internos o externos.
Se conocen como entidades Gateway a aquellas instituciones que se encuentran interconectadas a la VUE utilizando su propio servidor y sistema interno y son una de las partes importantes de estos procedimientos pues son ellos quienes cargan los documentos que serán eliminados posteriormente y quienes tendrán la necesidad de solicitar su respaldo. Además, se conoce como adjuntos a los documentos anexados a las solicitudes transmitidas a través de la VUE.
Respaldo de archivos
Eliminación de archivos
Conclusión
El conocimiento sobre el proceso de eliminación, respaldo y recuperación de archivos es de suma importancia ya que con el fin de liberar espacio para una mejora continua del sistema se deben eliminar documentos ya existentes y debido a que la ley nos exige que puede haber un control posterior los organismos interesados deben conocer las tareas para agilitar el proceso.
Recomendación
Con el fin de evitar problemas relacionados con pérdida de información se recomienda a las entidades Gateway realizar los procedimientos indicados anteriormente y que la autoridad proceda con el respaldo de los mismos, además que también se deben considerar los tiempos manejados por la SENAE pues los mismos son largos es así que si se deja la tramitología para ultimo momento no se podrá proceder con lo solicitado a tiempo.
Fuentes
SENAE. (2017). Manual específico para la administración de archivos adjuntos en la VUE. Obtenido de Aduana.gob.ec: https://www.aduana.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2017/06/SENA...
Base Legal
- Decreto Ejecutivo 285 del 18 de marzo de 2010
- Decreto Ejecutivo No.953, 30 de noviembre de 2011
- Oficio Nro. SENAE-DNG-2015-0496-OF
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