El uso de la firma electrónica a incrementado con el pasar de los años, principalmente en la gestión documental digital en dónde se usa para otorgar validez legal a los diferentes documentos que se necesita que sean firmados y almacenados en algún repositorio central o en la nube. Por ende, en la actualidad donde más uso se está dando es en:
- Contratos electrónicos
- Pólizas electrónicas
- Facturación electrónica
- Aduanas ( SENAE, ECUAPASS)
- Registros Sanitarios (VUE)
- QUIPUX
- Superintendencia de compañías
- SERCOP
- Correo Seguro
Desarrollo
Gracias a la implementación de la firma electrónica, hoy en día existen instituciones financieras que otorgan préstamos en línea en menos de 48 horas, con la misma seguridad jurídica de los medios tradicionales. Además, es una herramienta que ayuda a las PyMEs a competir en igualdad de condiciones con compañías de mayor tamaño y operar en todo el país, sin la necesidad de crear oficinas físicas.
Las ventajas de este tipo de activos digitales se basan en sus características para vincular, de manera única, al firmante e identificar al mismo. También, existen registros que permiten detectar cualquier modificación de los datos firmados. Es por ello que desde su implementación en el 2012, cada vez son más los contribuyentes y usuarios que han optado por utilizar este servicio.
Actualmente, la Firma Electrónica Avanzada no sólo sirve para trámites fiscales, pues cada vez hay más aplicaciones como contratos digitales, comercio electrónico, seguros, inversiones y actividades financieras que utilizan este tipo de validación.
Es importante recordar que la Firma Electrónica Avanzada tiene validez legal, siempre y cuando esté asociada a un solo firmante que pueda ser reconocible, además de que se se genere con una aplicación de alto nivel de confianza como e-Firma.com y permita la identificación de los cambios posteriores que se hagan en el documento.
A continuación, te mostramos algunos de sus posibles usos de esta tecnología, de acuerdo con:
1. Autenticar/Identificar a una persona a través de medios digitales
La firma electrónica no sólo sirve para firmar mensajes de datos, sino que también para autenticar usuarios dentro de una plataforma, ya sea empresarial o en la nube. Esto es gracias a que puede ir acompañada de rasgos únicos que ayudan a identificar al firmante, por ejemplo, un sello con la huella dactilar, el nombre completo adjunto, una fotografía del suceso o una copia de la identificación.
2. Firma de documentos
La firma electrónica permite certificar documentos digitales con la seguridad de que el documento no se verá alterado posteriormente. Esto gracias a que, una vez firmado el archivo, los sellos o constancias generados no serán válidos si se realiza modificación alguna al documento.
3. Firma de correos electrónicos
Habitualmente, la firma de un correo electrónico alude a los datos que aparecen al final del mail, en donde se indica quién realiza el envío y los datos de contacto. Pero también se puede utilizar la firma electrónica para certificar un mensaje enviado desde Outlook, Gmail o cualquier proveedor de correo. Esto provee una capa de seguridad extra, de forma que el receptor del mensaje tenga la certeza de que realmente la información enviada procede del remitente que adjunta su firma digital. Una característica especialmente útil cuando se maneja información sensible a través de correo.
4. Factura electrónica
A pesar del gran interés de grandes corporaciones y administraciones, la factura electrónica no está tan extendida en el mundo como debería. Disponer de un certificado de firma electrónica te permite firmar y crear facturas electrónicas.
5. Cifrado de datos
El cifrado de documentos con firma electrónica está a la orden del día y es fundamental para preservar su seguridad y evitar su robo por parte de ciberdelincuentes. No importa si los documentos se crean y se guardan en la computadora para tener un plus de seguridad o si se trata de documentos que se van a cifrar y enviar por correo electrónico. No obstante, en este último caso es necesario tener el certificado de clave pública del destinatario. En definitiva, la firma electrónica cada vez se convierte en un elemento clave para la digitalización de las empresas que buscan alcanzar este tipo de tecnologías para agilizar sus negocios.
Conclusión
La coyuntura actual ha permitido que cada vez más personas prefieran alternativas más simples para realizar diversos procesos con el fin de evitar aglomeraciones y poner en riesgo la salud a causa de la pandemia del COVID-19, por lo cual gracias a la tecnología, la necesidad de contar con documentos en papel es cada vez menos frecuente en el mundo.
En este sentido, la firma electrónica se ha consolidado como el documento jurídico esencial para facilitar una serie de trámites que realizan los ecuatorianos de manera simple y sin necesidad de salir de la casa u oficina.
La firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita, pero en digital. Por medio de este concepto jurídico, el firmante acepta que el contenido electrónico en el que su firma está presente es real y válido. Tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.
Recomendación:
Este método de certificación está evolucionando rápidamente, por lo que es necesario contar con una plataforma escalable que se adapte de manera ágil a los cambios, como es el caso de la firma electrónica multidispositivo. También es importante tener en cuenta la usabilidad y la formación que habrá que proporcionar a los usuarios para que puedan manejar adecuadamente la herramienta. Si las empresas implementan adecuadamente la firma electrónica, podrán ganar en agilidad. Esto les ayudará a mejorar sus procesos y a adquirir una posición más competitiva en el contexto de la transformación digital.
Referencia
- Security Data. (18 de Septiembre del 2019). Usos de la Firma Electrónica. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/
- U-GOB. (22 de noviembre del 2018). Usos de la firma electrónica. Recuperado de: https://u-gob.com/5-usos-de-la-firma-electronica/
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