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EDI es un sistema que permite el intercambio (envío y recepción) de documentos comerciales por vía telemática. Es un conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.  Para el intercambio de datos con el Ecuapass, existen 2 métodos:

1. Utilizando la plataforma de Ecuapass
2. Basado en aplicaciones externas

MÉTODO 1: UTILIZANDO LA PLATAFORMA DE ECUAPASS

El uso del portal es gratuito, pero para este método es necesaria la herramienta de internet.

• El operador de comercio exterior, ya sea éste un importador, exportador, agente de aduana, transportista, consolidadora, etc., ingresa información electrónica de los documentos físicos que disponga a fin de completar su acción dentro del sistema, por ejemplo para el caso de un importador, éste se acerca con los documentos de importación a su agente de aduana, para que él ingrese la factura comercial, la guía de embarque, la póliza y otros documentos que se puedan necesitar; todos éstos contienen elementos de datos, como son:

               Factura: Proveedor, cantidad, precio, Ruc, etc.

               Guía de embarque: Pesos, flete, etc.

               Póliza de seguro: Valor de la prima

          Estos elementos de datos son ingresados a Ecuapass.

• Posteriormente se generen los eDoc´s, en el ejemplo del importador, esto hace referencia a la DAI (Declaración aduanera de importación).
• Se firma electrónicamente los eDoc´s. Aquí aparece el PKI de la aduana, donde necesito mi certificado de firma electrónica que se encuentra en mi token.
• Una vez terminado de firmar, la información encriptada es enviada a la aduana, sin salirnos de la plataforma; ésta llega a un servidor en la aduana y se produce la VALIDACIÓN, que se desarrolla en 3 fases:

FASE 1: OPERADOR

Es la fase relacionada a validar los datos del operador, se verifica que esté registrado correctamente y tenga la solicitud de uso en la plataforma Ecuapass, que su firma electrónica sea válida y que el correo del operador se encuentre activo y sea válido.

Si existe algún error dentro del proceso de verificar en la misma plataforma, el proceso se para aquí y se genera una “instancia de error”, pero caso contrario se continúa con la fase 2.

FASE 2: eDoc’s

En esta fase, se valida los eDoc´s, verificando que los nombres de los eDoc´s correspondan al documento y también que éstos sean válidos, teniendo en cuenta estándares; si no se cumple con lo mencionado, se produce una “instancia de error” y se regresa, notificando al operador a través de un correo electrónico; caso contrario se prosigue a la fase 3.

FASE 3: ELEMENTOS DE DATOS

En esta fase se valida los elementos de datos enviados en los eDoc´s, por ejemplo en una DAI están contenidos aproximadamente de 900 a 1000 datos, mismos que deben ser validados uno por uno, a través de fechas, cálculos aritméticos, o como catálogos aduaneros.  Ejemplo:

      Fecha: Fecha de aprobación de la licencia previa debe ser menor o igual que la fecha de embarque. /   Fecha del certificado de origen debe ser mayor o igual a la fecha de la factura.

      Cálculos aritméticos: Declaro parciales vs totales, es decir, la sumatoria de los parciales por ejemplo FOB, debe ser igual al FOB total, esto se produce en el caso de tener más de un ítem, pues se realiza un prorrateo.

      Catálogos aduaneros: Tipo de cambio de hoy, para la DAI existen acerca de 90 catálogos, que se refieren a un código junto con una descripción.

 Cuando existe algún error, producido porque en la base de datos de la aduana busca el catálogo y no existe o no corresponde, se espera a encontrar todos los errores para regresar al operador, no lo envía de uno en uno como en las fases anteriores, pues una vez determinados todos los errores, regresa al usuario, éste corrige y vuelve a realizar todo el proceso, hasta que se genere una instancia de aceptación. 

Una vez terminadas las 3 fases, se produce:

1. Instancia de error
2. Instancia de aceptación, donde la aduana acepta y notifica al operador el número de entrega, número de pago, tipo de aforo, información del funcionario que atiende su trámite y si tiene verificadora, la entidad con su respectivo nombre. Es importante recalcar que el número de entrega termina en la letra P(Portal) y sirve para dar seguimiento.

MÉTODO 2: BASADO EN APLICACIONES EXTERNAS

Este método se lo realiza a través de aplicaciones externas con proveedores de software aceptadas por la aduana. Son aplicaciones pagadas.

• El operador utiliza su sistema propio y PKI, llenando dentro de su aplicación.
• Se generan los eDoc´s
• Se firma electrónicamente los eDoc´s mediante el token
• Se encripta en el mismo programa
• Se envía a la aduana, para lo cual debe existir una conexión a internet, y termina

Ya recibida la información por la aduana, se comienza el proceso de validación, que es el mismo descrito en el anterior método, lo cual posteriormente aceptará o generará instancia de error. El número de entrega que me notifican a través de este método, termina con la letra S (software).

COMENTARIO: 

El intercambio de datos electrónicos con la aduana, ya sea mediante la utilización de la plataforma Ecuapass o a través de aplicaciones externas, es una herramienta indispensable de automatización, que  minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo.Para poder escoger entre los dos métodos depende más de la actividad del OCE, como de los recursos de los cuales éste disponga, sin embargo e snecesario recalcar que ambos son de gran ayuda.

AUTOR: FRANCIS MARCALLA