En la actualidad la firma electrónica se ha convertido en la herramienta que fortalece la transacciones y negocios que se realizan internacionalmente, es por ello que hoy en día La Aduana del Ecuador acoplado este dispositivo a su realidad, tanto así que hoy la necesitan todos los Operadores de Comercio Exterior (OCE´S) que diariamente gestionan decenas, centenas o miles de declaraciones dentro del portal Ecuapass. Pero la pregunta aquí es ¿Cuentan los OCE´S con un sistema de respaldo o archivos digital de todos sus trámites (e-DOCs, facturas comerciales, certificados, etc.)?. La realidad es que si lo necesitan recordemos que Aduana puede realizar un control posterior hasta los próximos 5 años después de la fecha de la declaración.
La constante evolución tecnología nos ha obligado a cambiar nuestra tradicional forma de operar. Ya que estábamos acostumbrados simplemente a firmar un documento y a este mismo guardarlo dentro de nuestro escritorio, despacho o bodega por un prolongado tiempo hasta que estos se deterioren. Pero ahora que empezamos a firmar electrónicamente los documentos (e-DOCs, Facturas comerciales, Certificados, cartas, transacciones y otros archivos), es necesario guardarlos ya no físicamente sino de manera electrónica.
Por tal motivo varios OCEs (Agentes de Aduana, Agencias de Carga, Consolidadoras) que utilizan un software para gestionar sus declaraciones electrónicas, evitan la duplicación de trabajo ya que al mismo tiempo que realizan la declaración hacia Ecuapass, el software automáticamente guarda y respalda los documentos (e-DOCs, facturas comerciales, cartas, certificados, etc.). Logrando así generar su propio archivo digital con valor probatorio.
Por lo tanto es indispensable contar con un servicio que brinde un sistema de archivo digital el cual guarde los documentos electrónicos, para garantizar su autenticidad, originalidad e integridad y no repudio de los mismos, a lo largo del tiempo y sin perder su validez jurídica.
Es importante fomentar el desarrollo del comercio electrónico en nuestro país para que los OCEs optimicen sus procesos, y lograr una simplificación administrativa y de procesos en toda la cadena de servicios para el Comercio Exterior.
Comentario: Es esencial poseer respaldos de nuestros tramites electrónicos ya que nunca se está exentó de problemas con la justicia si se ha operado de manera justa y honrada.
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