El intercambio electrónico de datos es la transmisión estructurada de datos entre 2 partes que pueden ser organizaciones o de un usuario a una institución por medios electrónicos.
Se usa para transferir documentos electrónicos o datos de negocios de un sistema computacional como lo es en este caso el Ecuapass.
El Intercambio electrónico de datos es aplicado a todos los oce’s que realicen tramites u operaciones relacionadas al comercio exterior; para esto la Aduana reconoce que existen 2 métodos por los cuales un operador puede realizar el envió de e-docs
- El primer método es utilizando el Portal de Ecuapass
En este método como ya es lógico por su nombre, los e-docs se envían a través de la plataforma o portal de Ecuapass en donde se tiene que hacer los siguientes pasos:
- se alimentan los datos en el documento que está por enviarse a la Aduana
- se genera el e-doc que puede ser como ejemplo una Declaración de Importación
- posteriormente se firma electrónicamente
- se envía o se entrega a la aduana
- aparece la validación que consta de 3 fases
1. validación de todos los datos de operador, datos que lo puedan identificar como por ejemplo que el operador este registrado en el portal, que cuente con certificado de firma o que tenga un correo electrónico activo
Si existe algún tipo de error no se pasará a la siguiente fase y se hará saber al operador de su error
2. validación de e-doc: aquí se verifica que el documento electrónico este hecho bajo los estándares pedidos por la aduana como nombres del documento o los formatos pedidos.
De igual manera si existe algún error no se avanzará a la última fase
3. validación de todos los elementos de datos: en esta fase se verifica uno por uno todos los datos que contenga el e-doc que por ejemplo en la DAI tiene de 900 a 1000 datos que consta de fechas, cálculos y catálogos aduaneros, entre otros.
Se revisa todos los elementos y si existe errores se reenvía estos al usuario caso contrario se entra en la instancia de aceptación, en esta instancia la aduana envía al operador información de:
- No. de entrega para el seguimiento de la operación
- No. de pago
- Quien está asignado al tramite
- Tipo de aforo
- El segundo es a través de programas (software) u otras aplicaciones bajo estándares de la aduana
En este método el operador no necesita del uso del portal de Ecuapass, pues este método se basa en la utilización de programas especializados aduaneros que permitan llenar al operador sus e-docs y posteriormente enviarlos a la Aduana.
La característica de ese método es que no necesita estar constantemente conectado al internet y que cuenta con su propio PKI para la firma electrónica, además estas aplicaciones o software deben estar estandarizados por los métodos que impone la Aduana para que no existan inconvenientes en las operaciones.
Posteriormente se sigue el mismo procedimiento que con el método de Ecuapass, en donde el usuario deberá enviar los e-docs y se generará la validación
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