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¿Qué nos permite este registro?

Permite el registro de la información de la entidad pública al igual que la del representante legal (máxima autoridad) o de un funcionario previamente delegado por el representante, quién actuar ante la SENAE como la máxima autoridad para poder acceder a todas las opciones que tiene el sistema informático Ecuapass.

¿Cuántos representantes legales pueden registrarse?

El sistema permite el registro de más de un representante de la entidad, este registro requiere aprobación de la SENAE.

Estructura de la Solicitud de usuario como representantes de Entidades Públicas

La página muestra un formulario en el que se muestra espacios para que la información sea suministrada por la persona que quiere registrarse. La estructura de este formulario es:

Secciones habilitadas para el ingreso manual de información:

• Información de Entidad:son todos los datos generales de la entidad en la que la persona interesada es representante, la cual va a ser registrada. Esta sección está habilitada para el ingreso manual de información.
• Datos del Representante Legal en el SRI:son los datos del representante legal que van a ser corroborados por el Servicio de Rentas Internas para que se pueda dar una validez a las mismas. Esta sección está habilitada para el ingreso manual de información.

Secciones no habilitadas para el ingreso manual de información, estas van a habilitarse automáticamente luego de ingresar la información previa requerida:

• Información de Representante de Comercio Exterior:información personal y detallada del representante de comercio exterior.
• Información de Operación:información sobre el tipo de operación del registro que deseo realizar en la solicitud.
• Información de Certificado Digital:en esta sección deberán cargarse todos los documentos que exige y solicita la Aduana los cuales deberán ser enviados de manera digitalizada.

Procedimiento para Solicitud de usuario para representantes de Entidades Públicas

1. Ingresar al Portal de Ecuapass, dar click en Nuevo Registro y seleccionar Solicitud de Registro de usuario para representantes de Entidades Públicas.

2. Ingresar la información que deberá ser proporcionada de manera obligatoria referente a la Información de la entidad, datos como: RUC Entidad, el cual debemos ingresar y luego dar click en Consultar y automáticamente se llenaran todos los campos de información que tengo registrada en el SRI de esta sección y de la siguiente acerca de los datos del representante legal de la misma. Con ello se habilitará las demás secciones del formulario que anteriormente no lo estaban.

3. Continuamos luego con la sección acerca de la información personal y detallada del representante de Comercio Exterior. Es importante mencionar que el ID usuario lo asignamos nosotros y este debe ser único y debemos después de ingresarlo dar click en Comprobar disponibilidad, una vez que es aceptado y verifico que está disponible este no se puede eliminar, ni cambiar.

Luego pasamos al ingreso del Documento de Identificación en el que podremos colocar: cedula o pasaporte y de igual manera click en Comprobar disponibilidad y automáticamente se llenan los campos con información relacionada a la cédula. Luego de ello colocamos el Nombre de entidad en el que aparecen algunas opciones como: Banco Central, Ministerio de Defensa Nacional con su correspondiente codificación. Debemos ingresar tambien la contraseña y confirmamos la contraseña ingresándola de nuevo. Luego lleno el campo de Provincia, Ciudad y colocaríamos la dirección tal cual como esta registrada en el SRI. Seguimos con teléfono convencional, celular en el que debemos colocar la operadora y correo electrónico es el que esta registrado como representante del SRI, si es el mismo se mantiene, pero en el caso de cambiar coloco el que me va a registrar la aduana y click en Comprobar disponibilidad. 

Cuando hayamos ingresado el correo y hayamos comprobado la disponibilidad del mismo, Senae va a enviar un mensaje al correo registrado, en este mensaje va a estar el Código de Seguridad que deberemos ingresar en este campo, este tiene un tiempo de caducidad de 15 minutos por lo que se recomienda que se realice como último paso en el proceso para evitar que nos envíen más y optimizar el tiempo.

En la casilla SENAE Correo Electrónico este campo es llenado de manera automática por la SENAE y es ella quien lo registra, este tiene relación con el ID usuario colocado anteriormente poniendo luego de este el dominio de la Aduana, este correo se va a generar de manera automática y el uso de este correo es para uso interno dentro del entorno de la plataforma de Ecuapass.

En el campo de Posición, es importante saber que dependiendo del tipo de Registro que queramos hacer las opciones en este espacio van a variar, como en este caso es la posición de Representante esta va a ser única y no tendrá más opciones para escoger. A lado de este campo está el campo de Personal Nivel en el que debemos escoger entre las opciones la correspondiente a la que nos encontremos, esta se refiere al nivel de responsabilidad que tiene el usuario para aprobar o solo realizar consultas, las opciones que aparecen son Aprobar o Consultar.

4. Cuando tengamos los campos llenos vamos a ingresar la información de la sección Información de Operación, en esta lo que hace es indicar la ciudad de los procesos de negocio la cual es las ciudades en las que el negocio se lleva a cabo y escoger la correspondiente a la de la empresa y agregarla o eliminarla. En la parte de abajo se nos va a mostrar el número, la ciudad tramite, la ciudad al momento de agregarla, la cual va a registrase de manera automática

5. En la sección de Información de Certificado Digital actualmente no se puede visualizar, este se va a poder visualizar una vez que yo tenga la aprobación o la aceptación, es decir dentro de la plataforma, donde ya tenga mi usuario y mi clave.

6. En la sección de los documentos adjuntos, se recomienda que estén ya listos en el formato correspondiente en este caso PDF, dependiendo del tipo de registro, posición y persona nivel que hayamos registrado nos van a pedir diferentes documentaciones digitalizadas, para ello debemos dar click en Cargar, luego seleccionar el documento y click en Agregar, de esta manera todos los documentos que me exija la Aduana.

7. Cuando hemos terminado de realizar el proceso y todos los campos obligatorios estén llenos, vamos a colocarnos en la opción de Ingreso Código de Seguridad y damos click en Solicitar Código de Seguridad, me llegará un mensaje de SENAE llamado Activación de Correo Electrónico al correo ingresado y deberé colocarlo manualmente en el espacio correspondiente, este tendrá un tiempo de validez de 15 minutos, es esencial que debamos tener Código de Seguridad para que nuestro registro sea aprobado y autorizado.

8. Finalmente doy click en la parte inferior del formulario, opción Registrar y luego Aceptar, aparecerá un mensaje tipo acuerdo que debemos Aceptar y si todo esta bien se va a generar el iDoc de solicitud de registro.

Conclusión y Recomendación:

El registro de usuario de representante de entidades públicas es un proceso que nos va a permitir acceder a todas las opciones que tiene el sistema informático Ecuapass, nos permite el registro de más de un representante de la entidad a y nos permitirá administrar todas las funciones y perfiles que maneja el Senae, dándonos beneficios como es el ahorro de tiempo y recursos económicos facilitándonos el acceso a información necesaria al momento de querer realizar actividades de comercio exterior dentro de la entidad pública y en torno a ellas y de las que este asociada.

Es importante saber que, al momento de realizar este registro, la persona o entidad se encuentre al día en el tema de: impuestos, declaraciones o cualquier situación que se tenga con estas entidades relacionadas, ya que si se tiene algún tipo de deuda no se podrá aprobar el registro requerido, puesto que vemos que desde el primer momento de ingresar información Senae y Ecuapass están vinculadas a otros operadores como es el SRI. Además, se deberá obtener previamente el TOKEN junto con el Certificado Digital de Firma Electrónica y de manera digitalizada todos los documentos que requiere la Aduana de manera obligatoria para la aceptación y aprobación del registro. Este funcionario deberá previamente ser delegado por el representante de la entidad.

Autor: Nicole Estefania Rodriguez Ruano

Fuente: 

• Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. (2019). Instructivo de Sistemas para la Solicitud de Registro de Usuario para Representantes de Entidades Públicas. Quito. Obtenido de https://www.aduana.gob.ec/wp-content/uploads/2019/07/SENAE-ISEE-3-2-008-V3.pdf