En el Comercio Electrónico es muy importante archivar los documentos digitalmente firmados de manera organizada con su respectivo número de expediente (Número de Entrega, Número de MNR, Número de Guía), con la finalidad de garantizar su valor legal y permitiendo determinar de forma certera la fecha y hora en que se ha realizado la firma electrónica y la transmisión electrónica, la firma digital es una solución que fortalece las transacciones y negocios, tanto privados como públicos; Y ahora en la aduana del Ecuador se ha implementado Autenticación, Firma electrónica y Cifrado para las declaraciones aduaneras de Carga y Despacho a través del sistema aduanero ECUAPASS, esto sin duda fortalece el desarrollo del Comercio Electrónico
Por lo tanto se vuelve indispensable contar con un sistema de Archivo Digital que guarde los documentos electrónicos, garantizando su autenticidad, originalidad, integridad y no repudio de los mismos, a lo largo del tiempo y sin perder su validez jurídica.
Recordando que los trámites que se realicen deben ser respaldados con toda la documentación que indique el desarrollo de la transacción por cuestiones de Control Posterior deben ser obligatoriamente guardados durante 5 años, este requerimiento se mantienen pese a que los documento actualmente no serían físicos de forma tradicional lo que los OCE´s deben mantener es un archivo de los documentos digitales validados evidentemente y en cumplimiento con las normas establecidas para ser tener la misma validez y peso jurídico que el documento físico. Esto quiere decir que deben ser firmados y sellados digitalmente.
Los avances tecnológicos nos obligan a cambiar nuestra tradicional forma de operar. Estábamos acostumbrados a firmar un documento y guardarlo en nuestro escritorio, despacho o bodega por un prolongado tiempo hasta que estos se deterioren. Pero ahora que empezamos a firmar electrónicamente los documentos (e-DOCs, Facturas comerciales, Certificados, cartas, transacciones y otros archivos), es necesario guardarlos ya no físicamente sino de manera electrónica.
Los avances tecnológicos implementados por la autoridad aduanera se han convertido en grandes avances, pero los mismos traen consigo cambios en la generación de la documentación y consecuentemente en el archivo y respaldo de la información. Es necesario que todos los OCE´s mantengan un archivo estrictamente ordenado de acuerdo a cada trámite. Según el boletín No. 153 del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, para dar cumplimiento a las disposiciones del Art.17 de la Codificación del Reglamento que regula el ejercicio de la actividad de los Agentes de Aduana dice: "se regula el proceso de RESPALDO EN FORMA DIGITAL de los documentos que sustentan los Trámites Aduaneros, en los que el Agente haya intervenido o esté por intervenir".
COMENTARIO
Es importante dinamizar el comercio electrónico de nuestro país y que los OCEs optimicen sus procesos, para lograr una simplificación administrativa y de procesos en toda la cadena de servicios para el Comercio Exterior.
El "Comercio Electrónico" abre un gran abanico de nuevas posibilidades y con ella todas las partes de una transacción pueden llevarse a cabo de manera interactiva con una o más personas y a costos muy reducidos.
AUTOR: FRANCIS MARCALLA
FUENTE: COMERCIO EXTERIOR
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