Una de los principales errores cometidos por los agentes o por quienes están a cargo de la trasmisión de los e-docs , es colocar caracteres especiales en los campos del documento que se pretende transmitir. Al referirnos a “caracteres especiales” son los que normalmente no se utilizan o que no están reconocidos por el sistema interno del ECUAPASS, por ejemplo las tildes, ñ, *,+, &, ^, #, $,- , etc.
En muchas ocasiones la notificación de error trasmitida por el sistema, no se encuentra lo suficientemente específica y muchas veces hasta confusa por lo que se piensa que es un error de fondo; como por ejemplo en los valores prorrateados para cada ítem, pero en realidad se trata de un error de forma dentro de los campos que no tienen un menú desplegable sino que son directamente digitados por quien está realizando la transmisión.
De igual manera otro error que genera una notificación, es al momento de adjuntar los documentos de soporte y acompañamiento. Estos deben estar obligatoriamente en formato PDF además de tener un tamaño relativamente bajo, en ocasiones el número digitado no es idéntico al del documento o al que se estableció en las pestañas “VALOR” E “ITEM”; en las tres pestañas el número del documento debe ser completamente idéntico al del documento original.
Este tipo de errores de dan dentro de la primera etapa de validación por lo que la respuesta o notificación de error es enviada inmediatamente para que se proceda con las respectivas correcciones. Es importante mencionar que cuando se envía un documento para la aprobación, este primero se guarda por lo que se genera un número de entrega de 21 dígitos terminados con una letra P o una S de acuerdo a la forma como se haya realizado la transmisión; es decir desde un software externo o del mismo sistema ECUAPASS. Luego se procede a certificar el documento a través del token y la clave privada o PIN, luego de ejecutarse el módulo PKI, el número de entrega de rectifica y por lo tanto será el que identifique al envío.
En ocasiones cuando se produce una notificación de error, se procede a traer nuevamente el trámite para realizar las respectivas correcciones y se asumiría que los documentos de soporte y acompañamiento deben estar adjuntados ya que de esta manera se procedió a guardar el trámite, pero no es así; si el trámite es traído nuevamente luego de haber sido enviado este se refleja sin los documentos adjuntos. Por esta razón al momento que se realice cualquier corrección luego del envió o transmisión se tiene que volver a adjuntar los documentos.
Ahora cabe también recalcar que si por el contrario el e-doc fue elaborado mediante un software externo, por lo que el número de entrega estará terminado en “S”, este software guarda el trámite con los documentos respectivamente adjuntos y en el caso de alguna notificación de error este se abre incluyendo los archivos adjuntos por lo que solo se procederá a realizar las correcciones necesarias y se enviará nuevamente, esta es otra de las ventajas para utilizar un software externo haciendo el proceso más eficiente.
COMENTARIO: La incorrecta utilización de caracteres especiales al momento de llenar los campos puede generar retrasos en el proceso de aceptación de la declaración, hay que tomar en cuenta que en el caso de los números de los documentos si se acepta los – ya que muchas facturas vienen dividas con este signo, pero en el caso se las descripciones de las mercancías, modelos, direcciones, nombres, etc. no se aceptan y producen una notificación de error; ya que la declaración no cumpliría como los estándares y formatos enviados por el SENAE para la transmisión de documentos electrónicos. Quienes se encargan de la transmisión deben tomar muy en cuenta este tipo de observaciones ya que tal vez de manera inconsciente se digita con tildes y puntos, esto sin duda alguna genera retrasos para la aceptación y aprobación de la declaración, ya que implica tiempo establecer el lugar del error y más si se trata de errores de forma y no de fondo.
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