INTRODUCCIÓN:
Documento electrónico es una unidad estructuradas de información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en sistemas de información. Los documentos electrónicos tienen una estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del documento.
DESARROLLO:
- Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información
- Un documento electrónico se distingue de documentos electrónicos porque permite ser gestionado y usado como una unidad.
- El contenido se registra de manera que para leerlo es preciso disponer de un aparato lector adecuado, mientras que los documentos tradicionales pueden ser leídos directamente por el ojo humano.
- El contenido del documento electrónico puede ser separado del medio en el que se registró originalmente. El motivo por el que se cambia de soporte es la obsolescencia de los sistemas por el avance de la tecnología. La ventaja es que la información no tiene por qué variar, y el inconveniente es que puede dar lugar a manipulaciones, poniendo en duda por tanto su autenticidad y su fiabilidad, características fundamentales en la documentación de archivo.
- La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene, ya que se modifica al pasar de un soporte a otro; en cambio existe una estructura lógica que permite identificar cada documento y representar los elementos de su estructura interna.Se trata de la estructura que le dio el creador al documento, y deberá ser la que aparezca en la pantalla del usuario.
- La identificación de los documentos electrónicos se hace más complicada cuando no existe un documento paralelo en soporte tradicional. Por ejemplo, reconoceremos fácilmente una carta, un informe, un contrato, pero no quedará muy claro cuando se trate de bases de datos, hipertextos, hojas de cálculo, sistemas multimedia.
- La preservación de estos nuevos documentos también difiere, ya que el tiempo que se estima que se puede conservar el soporte electrónico varía entre cinco y treinta años, según qué soporte sea. A esto se suma la rapidez con que se vuelven obsoletos los sistemas, y el consiguiente volcado que hay que hacer de unos soportes a otros para poder seguir accediendo a la información. Por tanto, el modo de preservar estos documentos conlleva la copia constante de unos sistemas a otros.
Estrategias para la gestión
El Comité de documentos electrónicos del CIA propone actuar en cuatro direcciones para mejorar la gestión de los archivos con documentos electrónicos:
- Involucrar al archivo en el ciclo completo de vida de los documentos para cerciorarse de que mantienen la autenticidad y las condiciones de preservación desde su creación.
- Asegurarse de que las personas que crean los documentos mantienen esas condiciones mencionadas en el punto 1.
- Gestionar el proceso de valoración y el control intelectual sobre los documentos.
- Articular las medidas de preservación y acceso para que los documentos estén accesibles y sean comprensibles.
RESUMEN:
Documento electrónico es una unidad estructurada. Para visualizar un documento electrónico se necesita el software adecuado. La estructura física de un documento electrónico carece de importancia y no es válida para determinar la autenticidad de la información que contiene. Facilita la búsqueda, uso y maneja de los archivos de las empresa.
CONCLUSIONES:
- Con la implantación de las redes de ordenadores se crea una nueva forma de acceder al archivo desde el puesto de trabajo.
- Los documentos electrónicos facilitan el traspaso de información entre las unidades de la organización
RECOMENDACIÓN:
Se debe conocer los beneficios que pueden tienen los documentos electrónicos para facilitar el manejo de la información,
FUENTE:
AUTOR:
Jonathan Ontaneda
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