E-documentos, llamado también e-Docs, mismo es un término abreviado para los documentos electrónicos, estos sólo existen en formato electrónico, como los datos almacenados en una computadora, red, archivo u otro soporte de almacenamiento. Como ejemplo de documentos sujetos a la detección electrónica se tiene los correos electrónicos, mensajes de voz, mensajes instantáneos, correos calendarios, archivos de audio, datos sobre los dispositivos de mano, la animación, los metadatos, gráficos, fotografías, hojas de cálculo, páginas web, dibujos y otros tipos de datos digitales.
La utilización de documentos electrónicos (e-Docs), contribuye a la sostenibilidad y cuidado del medio ambiente; y, además su empleo en el sistema informático aduanero ECUAPASS, permite despachar de manera segura y rápida las transacciones, validando el cumplimiento de las formalidades aduaneras, el envío y manejo de los mismos ha coadyuvado a fortalecer un sistema de gestión aduanero eficaz, en la región de Sudamérica.
Este tipo de documentación ha sido un eslabón fundamental para todo el proceso de cambio que se ha generado en las transacciones internacionales y de operaciones inherentes al comercio internacional de mercancías, en las que el país participa como sujeto activo, y los OCE´s como sujetos pasivos de la obligación tributaria o no, según corresponda.
El despacho aduanero, su tramitología y transmisión con documentación electrónica en el sistema informático ECUAPASS permite su trazabilidad para los usuarios (OCE´s) y servidores del SENAE en todo el proceso aduanero.
En el aspecto comercial y de control, es fundamental disponer de un sistema de archivo digital que permita almacenar todos los documentos electrónicos, lo cual garantizará su veracidad, autenticidad e integridad conforme pase el tiempo, sin que pierdan su validez, y fuera del alcance de personas que se dedican a realizar transacciones ilícitas.
En el ámbito de despacho aduanero, los documentos electrónicos o e-Docs, como los DCP (Documentos de Control Previo), facturas comerciales (o documento que soporta la transacción comercial), certificados de origen, documentos de transporte, cartas, transacciones, entre otros, deben ser transmitidos electrónicamente de conformidad a la normativa legal vigente COPCI, reglamento al COPCI u otras relacionadas con el cumplimiento de las formalidades u obligatoriedades en el ámbito aduanero, según el régimen aduanero que se acojan las mercancías para efectos de la declaración aduanera, para lo cual es importante:
Los documentos originales de soporte de la declaración aduanera, en físico o electrónico, estarán bajo responsabilidad del declarante o su agente de Aduana, conforme a lo determinado en la Ley, al momento de la presentación o transmisión, estos deberán reposar en el archivo durante un periodo de cinco años.
Conclusiones:
El sistema ECUAPASS ha contribuido además de la reducción del tiempo en los procesos aduaneros, a la minimización del empleo del papel, debido a la ejecución electrónica en tiempo real, aspecto que contribuye al desarrollo sostenible con la protección del medio ambiente.
Recomendaciones:
Para continuar teniendo un buen manejo del sistema operativo Ecuapass y por ende brindar un excelente servicio a cada uno de sus clientes y/o operadores de comercio exterior, se recomienda tener un plan preventivo a través capacitaciones continuas referentes a los módulos del sistema que a futuro se vayan implementando.
Fuente:
https://www.aduana.gob.ec/archivos/Ecuapass/Estandar_eDoc.pdf
https://ecuapass.aduana.gob.ec/
AUTOR: HENRY COFRE
Comentarios