Las firmas electrónicas tienen una gran cantidad de beneficios, pero también tiene aspectos mejorables. Sobre todo, los riesgos de que sea hackeada, como sucede con todo producto tecnológico, pero si somos usuarios responsables, esta posibilidad se reduce a mínimos. Por lo cual debemos asegurarnos de que nuestros certificados han sido otorgados por un organismo confiable y de que las claves están guardadas, no disponibles para cualquiera.
- Necesidad de contar con una autoridad certificadora de confianza
- Responsabilidad que pesa sobre los propios usuarios de generar un entorno adecuado que les permita mantener bajo su exclusivo control los datos de creación de la firma y contar con un dispositivo de creación técnicamente confiable.
- Sólo se recomienda para la gestión de actos administrativos o transacciones:
- Preservación finita. La documentación involucrada debe tener un plazo de retención sea menor a 10 años, a priori debe conocer el destino final de dichos documentos (depuración).
- La legislación y jurisprudencia reconocen los actos administrativos respaldados en documentos electrónicos, los actos de autoridad aún requieren firma autógrafa.
- Costo de la tecnología para crear firmar electrónicas confiables es muy elevado. El costo de gestión (incluye preservación) es elevado, ya que requiere contar con un administrador de contenido
Conclusión:
Aunque la firma electrónica tiene varias desventajas, cumple el objetivo por el cual fue creada, el cual es el de proporcionar los elementos de seguridad a la gestión automatizada de los procesos y a los documentos electrónicos que se desprendan de estos, además de impulsar la generación de documentos de archivo electrónicos con las características de: confiabilidad, integridad y conformidad, pero sobre todo iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel que establece la normatividad aplicable.
Recomendación:
La implementación de la firma electrónica debe incluir un esquema de preservación de certificados en el largo plazo. Hoy día se emiten por tiempo considerablemente corto, dejando una brecha entre el ciclo de vida de un documento electrónico y el certificado digital. Contar con al menos Depósito de documentos (con metadatos), Políticas para administrar procesos y los documentos que generen.
Se debe definir el formato de la firma adecuado que garantice la preservación de la información electrónica en forma confiable. Además en cuanto a la autentificación, se debe identificar la tecnología para emitir los certificados digitales que garanticen la integridad del documento en su forma y fondo y usar las soluciones disponibles para el uso de firmas
o certificados.
Referencias:
- Perito Calígrafo Judicial. (17 de febrero). Ventajas y Desventajas de las firmas electrónicas. Recuperado de: https://peritoscaligrafosjudicial.es/2020/02/17/6-ventajas-y-desventajas-de-las-firmas-electronicas/
- (2016). Uso del nuevo aplicativo de Firma E-Doc Aduanas. Recuperado de: https://www.aduana.gob.ec/archivos/Boletines/2016/Applicativo_firmado_e-doc_aduana_v2DB.pdf
- Mise Jaime. (01 de enero del 2021). Firma eletrónica. Recuperado de: https://www.acavir.com/comercio-exterior/firma-electronica/
- Banco Central del Ecuador. (2020). Aplicación para Firma Digital de Documentos PDF. Recuperado de: file:///C:/Users/anism/Downloads/manual%20de%20usuario%20intisign%20(2).pdf
Autora: Margarita Aguagallo
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