La custodia y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos tiene el objetivo de garantizar que los documentos electrónicos sigan siendo evidencia jurídica más allá del tiempo que perdure la tecnología que creó y/o firmó dichos documentos.
El reto actual y posiblemente del futuro frente a la conservación es que los soportes de almacenamiento digital tienen cada vez menos esperanza de vida y requieren de la existencia de dispositivos tecnológicos para acceder a los mismos que evolucionan a una velocidad creciente sobre sus propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.
En retrospectiva a lo mencionado los documentos electrónicos tienen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, intrínsecamente relacionado a su dependencia física y tecnológica, pues la gestión deberá ser activa para asegurar el acceso a la documentación (al menos hasta que su conservación ya no sea necesaria). Es por ello que toda organización que disponga de e docs necesariamente tiene que incorporar decisiones sistemáticas acerca de diseño de políticas y de procesos, como una estrategia de gestión de archivos de documentos electrónicos.
El uso de estos procesos asegura a futuro tres aspectos primordiales:
Acceso
Ofrece, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación debido a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización (Ley de comercio electrónico). Es obligatorio garantizar el grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora en la intranet como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.
A lo anterior se adhiere tres pilares en las áreas actuales de investigación y desarrollo:
- La edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos.
- La definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos.
- La adecuación jurídica correspondiente y codificación de los instrumentos de descripción.
Servicio a la responsabilidad organizacional
Lo más importante es asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos, su integridad y la seguridad de los sistemas de almacenamiento y acceso, ello debe hacerse nuevamente conforme a la normalización pertinente.
Documentación del historial corporativo
Los documentos seleccionados de la misma forma que los documentos en físico (papel) deben ser no solamente almacenados como los físicos, sino también ser activamente mantenidos y migrados entre plataformas tecnológicas asegurando su integridad y contexto.
Sea cual sea la naturaleza original o la evolución de las tecnologías estas favorecen la descentralización e incrementan la autonomía, el archivero físico es cada vez menos intermediario entre los documentos y los usuarios, su papel debe centrarse en influir en el entorno de trabajo, fomentando la responsabilidad de todos y establecer un marco de políticas corporativas adecuadas a largo plazo.
Conclusiones
- La conservación de documentos electrónicos es bastante parecida a la conservación de documentos físicos, aunque es mucho más eficiente los e docs no están exentos de ser protegidos ante el deterioro inevitable de sus soportes físicos.
- Los documentos electrónicos no solo que deben ser respaldados o migrados de sus soportes físicos originales, sino que también debe ser conservado su lenguaje de programación utilizado (programa de creación del e doc) o utilizar un lenguaje actualizado que sea compatible para su futuro acceso.
- Los e docs también permiten tener un historial operativo de la entidad, por tanto permiten tomar mejores decisiones a futuro, de la misma forma que un documento físico lo puede hacer (pólizas de seguros, guías de transporte, etc).
Desarrollado por: DIEGO AGUSTÍN OCHOA AJILA
Fuentes:
http://aabadom.files.wordpress.com/
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