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Introducción

Dentro de la Ventanilla Única Ecuatoriana, más conocida como VUE, los Operadores de Comercio Exterior tienen la opción de presentar los requisitos, documentos y trámites legales necesarios para cumplir con los procesos de comercio exterior. De manera que, el objetivo principal de la VUE es, integrar todos los procesos de comercio exterior que sean efectuados por los usuarios de esta herramienta electrónica, con lo que, se logra optimizar tiempo y costos en los documentos respectivos y, de la misma manera, facilita la realización de la tramitología respectiva y su estado.

Desarrollo

Las denominadas entidades Gateway son aquellas responsables de solicitar el respaldo de la información en un período de 15 días calendarios antes de la eliminación mensual de los datos por parte del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. La VUE con su propio servidor y sistema interno, se encuentra interconectada con la Entidad Gateway, misma que se encuentra pendiente de respaldar y eliminar aquellos archivos en formato PDF que se encuentran adjuntos, a los documentos de soporte y acompañamiento, tramitados a través de la VUE. Por esta razón, se sigue un proceso para solicitud de respaldo de archivos, dentro del cual se establecen los siguientes pasos:

1. La máxima autoridad de la Entidad o su delegado, remite un oficio dirigido al Director Nacional de Mejora Continua y TI del SENAE solicitando un respaldo de la información y, a su vez indica el nombre del funcionario de la entidad solicitante que se acercará a la Dirección Nacional de Mejora Continua y TI con el respectivo medio físico en el cual se respaldará la información.
2. La Dirección de Tecnologías de la Información procede a respaldar la información en el dispositivo entregado por la entidad VUE.
3. La Dirección Nacional de Mejora Continua y TI remite un oficio confirmando a la Entidad la entrega del respaldo de la información solicitada.
4. Gateway como entidad encargada recibe el dispositivo con la información requerida.

También, existe un determinado proceso para eliminación de archivos adjuntos, que se rige bajo la normativa legal, de la siguiente manera:

El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador procederá a eliminar los archivos adjuntos a las solicitudes presentadas a través de la VUE de manera mensual, tomando en cuenta que, únicamente las solicitudes presentadas seis meses antes. Hay que tomar en cuenta también, que no se requiere enviar una notificación a las entidades una vez se haya realizado el proceso de eliminación mensual.  

1. La Jefatura de Desarrollo Informático (VUE) remite a la Jefatura de Infraestructura la ruta de almacenamiento de los archivos con extensión .PDF que se encuentran en la VUE; un dato importante es que, los archivos deben estar almacenados seis meses antes de la fecha de eliminación mensual.
2. La Jefatura de Infraestructura elimina los archivos adjuntos que se encuentran dentro de las rutas enviadas por el Jefe de la VUE.
3. La Jefatura de Infraestructura confirma por medio de un correo electrónico a la Jefatura de Desarrollo Informático (VUE) la eliminación de los datos solicitados.
4. La Jefatura de Desarrollo Informático (VUE) realiza la confirmación de la eliminación de los archivos solicitados.

Conclusiones

• Gateway como entidad encargada debe conocer el procesos a seguir, según la necesidad presentada, para evitar inconvenientes o errores con los documentos de soporte y acompañamiento.
• Lo importante dentro del cumplimiento de requisitos en los procesos, es también estar al tanto de las fechas de los documentos, para de esta manera, realizar el respaldo antes de la eliminación mensual que realiza SENAE.

Recomendaciones

• Las entidades Gateway deberían realizar con anticipación la solicitud para la respectiva eliminación o respaldo de archivos, ya que es necesario que la misma sea transmitida seis meses antes de que el SENAE proceda a la eliminación mensual de adjuntos.
• De la misma manera, deben recordar que una vez que los adjuntos hayan sido eliminados por SENAE, los usuarios tanto internos como externos si en algún momento llegan a requerir algunos de los documentos asociados a una solicitud realizada en la VUE, deben requerir dichos adjuntos a la entidad responsable de la atención de las solicitudes en la VUE.

Fuentes:

SENAE. (2017). Manual específico para la administración de archivos adjuntos en la VUE. Obtenido de Aduana.gob.ec: https://www.aduana.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2017/06/SENAE-MEV-3-2-001-V1.pdf

SENAE. (2018). Preguntas frecuentes Ventanilla Única Ecuatoriana. Obtenido de Aduana.gob.ec: https://www.aduana.gob.ec/archivos/Ecuapass/faqs_VUE.pdf

Autora: Sandra Pérez