Según el glosario de términos de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos (2002) se menciona que “la desmaterialización es la transformación de la información contenida en documentos físicos a mensajes de datos.”

     El acuerdo expreso para desmaterializar documentos deberá constar en un documento físico o electrónico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos. En caso que las partes lo acuerden o la ley lo exija, las partes acudirán ante Notario o autoridad competente para que certifique electrónicamente que el documento desmaterializado corresponde al documento original que se acuerda desmaterializar. Esta certificación electrónica se la realiza a través de la respectiva firma electrónica del Notario o autoridad competente (Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, 2002, Art.5).

     De lo señalado por el reglamento, cuando la información contenida en papel es convertida a mensajes de datos o documento electrónico se habla de desmaterialización de un documento. Así como también, necesariamente debe existir un acuerdo expreso físico o electrónico con las firmas de las partes para desmaterializar documentos, confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos, observándose que se cumpla con las obligaciones previstas en el artículo 7 de la presente Ley, que corresponde a que las partes solicitantes deben firmar una petición para aceptar que el documento original va a ser igual al documento desmaterializado, y pueda ser certificado por medio de su firma electrónica acudiendo al notario o autoridad competente en caso de acuerdo de las partes o si la Ley lo pide. A su vez, el reglamento también manifiesta que cuando el documento a desmaterializar contiene obligaciones, se entenderá que tanto el documento original como el desmaterializado, es la expresión de un mismo acuerdo de voluntades ya que el proceso de desmaterialización no involucra cambios en el contenido.

Certificación electrónica de documentos desmaterializados

Arellano (2019) menciona que el procedimiento a seguir para la desmaterialización de un documento físico original es el siguiente: 

    1. Comprobar la originalidad del documento físico a desmaterializarse.

    2. Verificar en el documento físico, el acuerdo expreso para desmaterializar documentos conforme lo establece al Artículo 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, este acuerdo deberá constar en el documento físico con las firmas de las partes aceptando tal desmaterialización y confirmando que el documento original y el documento desmaterializado son idénticos; si estuviere en una hoja distinta al documento original también deberá ser digitalizado en un mismo archivo.

    3. Seleccionar del catálogo del Libro de Certificaciones el acto “certificación  electrónica documento desmaterializado” e ingresar el número de documentos a certificar. 

Luego de esto en la opción “Datos para Formulario” deberá ingresar en el campo “Descripción del documento” el nombre del documento original a desmaterializarse.

    4. Guardar la información y verificar el documento provisional. 

    5. Si todo está correcto facturar, imprimir y firmar la razón de “Certificación de documento desmaterializado”. 

    6. Digitalizar (formato PDF) los documentos a desmaterializarse junto con la razón de certificación con la firma manuscrita. 

    7. Firmar electrónicamente el documento (el documento tendrá dos firmas, una manuscrita en la razón y otra electrónica).

    8. Entregar al usuario el documento “Desmaterializado Certificado Electrónicamente” en un medio de almacenamiento electrónico (CD-Dispositivo de almacenamiento externo). 

    9. Almacenar un respaldo del documento “certificado electrónicamente”, en un archivo electrónico de la notaría. 

    10. Archivar la razón de “certificación de documento desmaterializado” en el Libro de Certificaciones con la respectiva firma manuscrita.

El término “desmaterialización” describe el proceso de transferir archivos del papel a mensajes de datos. Cabe mencionar que, los documentos desmaterializados tendrán el mismo valor jurídico que los escritos, por lo cual el acceso a los mismos será entendido como el acceso a los originales; pero deberán señalar que se trata de la desmaterialización del original.  

En la actualidad, gran parte de las instituciones ya sean públicas o privadas han implementado la desmaterialización de documentos con el envío de información vía correo electrónico e implementación de sistemas de envío mediante páginas web de cada institución.

 

La Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos y su respectivo reglamento son normas legales que permiten establecer relaciones económicas y de comercio a través del servicio de redes electrónicas, además se pueden realizar actos y contratos de carácter civil. Por tal motivo, se recomienda que el estado ecuatoriano implemente nuevas herramientas jurídicas que permitan el uso de los servicios electrónicos incluido el comercio electrónico para acceder a ellos con mayor facilidad.

 

Bibliografía

Autor: Yajaira Majin

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