Introducción
El Ecuapass está articulado por varios módulos que trabajan en conjunto para que sea una plataforma eficiente y sobre todo amigable con el usuario, siempre es necesario el sistema de información y comunicación. En este caso “la gestión del conocimiento” aporta todos los manuales de procedimientos y demás documentación relacionada a los procesos implementados en el ECUAPASS (biblioteca aduanera) para agilizar las operaciones de comercio exterior.
Desarrollo
Este es un módulo de uso interno de los funcionarios, que está diseñando bajo la metodología de KMS (Knowledge Management System) que tiene el propósito de transferir los conocimientos de los miembros de las organizaciones que muchas veces son perdidos por la alta rotación de personal ya que es muy frecuente en las instituciones públicas debido a las regulaciones del estado para controlar la contratación mediante concursos de méritos y oposición. Se trata de una forma de administrar los
conocimientos informales de la institución de una forma dinámica acompañada de un plan de incentivos.
El sistema consiste en que los funcionarios ingresen conocimientos, luego estos serán evaluados y calificados. El plan de incentivos desarrollados con las autoridades de la institución, premiarán semestralmente al funcionario y al equipo de trabajo que haya contribuido con conocimientos de calidad cuyos puntajes sean los más altos.
¿Qué es el Knowledge Management System?
Según (Data Prix , 2016) Se refiere a los sistemas informáticos para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas son una parte más de la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro del Ecuapass y otras plataformas gubernamentales.
Un sistema KM incluye los siguientes aspectos:
- Tecnología documental que permita la creación, gestión de documentos con un formato determinado (como Lotus Notes, portales Web de gestión documental, Bases de datos distribuidas).
- Ontología/taxonomía: similar a la tecnología de documentación para crear un sistema de terminologías que son usadas por sumarizar, organizar o clasificar los documentos.
- Proporcionar mapas de red de la organización para mostrar el flujo de comunicación entre las entidades y los individuos.
- Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organización para sacar un mayor aprovechamiento de la creación del sistema KM.
Estrategias básicas de Knowledge Management
- Administración activa del conocimiento (revisión y actualización continua de los artículos publicados).
- Alentar a los analistas a documentar su conocimiento de manera explícita en un repositorio compartido. Este repositorio deberá ser el primer punto de consulta al buscar una solución.
- Realizar solicitudes de conocimiento a expertos asociados con un tema específico (agentes de aduana, aforadores, el cuerpo directivo de la aduana, etc).
- Alto nivel de participación en la implementación de nuevos proyectos y aplicaciones con impacto para el Ecuapass.
Beneficios del KMS
Fuente: (Martinez, 2016)
Conclusiones
- Los sistemas de gestión de conocimiento son de utilidad en el Ecuapass debido a que permite al OCE informarse de diferentes aspectos, en materia de comercio exterior y no tiene que divagar en fuentes de información no veraces.
- El Ecuapass pretende ser una plataforma completa e integrada y capaz de satisfacer a las necesidades de los operadores de comercio exterior, sin embargo, todos los sistemas actualmente implementados quedarán obsoletos en algunos años, aún más con esta pandemia que aceleró los sistemas de tecnología para todas las industrias.
Recomendaciones
- Pese a que existe este módulo no siempre permanece totalmente actualizado, debería existir una mejor gestión de éste, facilidad para buscar en la biblioteca aduanera y agilizar el proceso.
- Las plataformas como el Ecuapass u otras de instituciones publicas poseen sistemas de gestión que al pasar los años dejan de funcionar a cabalidad, es recomendable que se implemente otro sistema KM enfocado a la accesibilidad de datos o a la audiencia que se va a dirigir.
Fuentes:
- Buñay Tenelema , J. (2018). UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR. Obtenido de file:///C:/Users/USUARIO/Downloads/T-UIDE-1861%20(1).pdf
- Data Prix . (25 de 02 de 2016). Obtenido de https://www.dataprix.com/es/blog-it/respinosamilla/kms-knowledge-management-system-o-sistemas-gestion-del-conocimiento
- Martinez, S. (19 de 01 de 2016). ICORP. Obtenido de http://www.icorp.com.mx/blog/knowledge-management-service-desk/
Autora: Andrea Quilumba
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