El Sistema ECUPASS maneja en general un formato de códigos en determinados campos, los mismos que están asociados con información específica que se puede reiterar en otros campos. Así es el caso de los documentos de soporte y de acompañamiento, cada documento es asociado con un código numérico y adicionalmente la descripción del mismo, otro caso es el de las entidades emisoras de documentos previos a la Importación o exportación que también están asociadas a códigos numéricos.
Mediante el Boletín N° 148-2013, el SENAE emitió la lista OFICIAL con los códigos correspondientes a los documentos de soporte y acompañamiento, así como los códigos de las entidades emisoras de los documentos de acompañamiento. Estos son de uso obligatorio al momento de la elaboración de la Declaración de Importación o de Exportación cuando el trámite lo requiera.
Al elaborar la Declaración se debe llenar tres pestañas denominadas así: COMÚN, VALOR, ÍTEM Y DOCUMENTOS.
Dentro de esta última, la pestaña de DOCUMENTOS se debe detallar y adjuntar (dependiendo el caso) los documentos de soporte y acompañamiento del trámite a transmitirse. A continuación se muestran los campos obligatorios a ser llenados son:
a) El campo G02= hace referencia al número impreso en el documento
b) El campo G03= Se exige que se detalle la clase de documento, mediante el código que establece la lista oficial emitida por el SENAE, entre los más importantes tenemos:
- 003= Póliza de seguro
- 005= Certificado de Origen
- 009= Providencia
- 010= Factura comercial
- 011= Conocimiento de embarque
- 012= Garantía específica
- 063= Autorización previa
- 081= Licencia de Importación.
A continuación se adjunta el enlace dentro del cual se encuentra la lista con los códigos de los tipos de documentos: http://www.aduana.gob.ec/archivos/Boletines/2013/Bol148_01.pdf.
c) En el campo G04=Se debe detallar la entidad emisora, pero al no ser un menú desplegable se deberá primero verificar el código, no hay necesidad de escribir el nombre completo de la entidad con el código correspondiente a la misma es suficiente. Entre los más usados tenemos:
- 006= Ministerio de Salud Pública
- 105= Ministerio de Industrias y Productividad
- 056= INEN
- 020= CONSEP
- 112= Agrocalidad
A continuación se adjunta el enlace dentro del cual se encuentra la lista con los códigos de las entidades que emiten autorizaciones previas: http://www.aduana.gob.ec/archivos/Boletines/2013/Bol148_02.pdf
d) El campo G05 y G06= Se escoge la fecha de emisión y de vigencia del documento, esta información se encuentra detallada en el mismo documento.
e) El campo G09= Este campo es obligatorio y contiene un menú desplegable en el que se detalla el número de ítems que se registraron previamente en la pestaña ITEM. En realidad se tiene dos opciones:
- Común: Significa que el documento está asociado a todos los ítems sin distinción alguna por ejemplo: La factura, La póliza, el Conocimiento de embarque, etc.
- Por ítem: Se deberá escoger el ítem al cual está asociado dicho documento por ejemplo: El certificado de Origen, y todas las autorizaciones previas. Se deberá agregar tantos documentos como ítems asociados existan.
f) El campo G11= No es obligatorio, pero si se convierte en tal cuando se trata de documentos en los que hay que identificar de manera precisa la mercancía asociada. Ejemplo: en el caso del INEN en ocasiones vienen dentro de un mismo número de documento dos partidas, ambas totalmente definidas cada una con posición es decir aquella que se detalla primero tendrá la POSICIÓN 1, y la que se detalle a continuación la POSICIÓN 2. Esto permite identificar al ítem o ítems asociados al documento de acompañamiento.
g) Por último se procede a subir el documento escaneado en formato PDF, siempre y cuando estos documentos sean físicos, ya que en el caso de los documentos electrónicos que ya son emitidos a través de la VUE (ventanilla Única Ecuatoriana) no deben ser impresos ni adjuntarlos porque ya que se encuentran en el sistema de forma electrónica.
COMENTARIO: Resulta muy importante que los Operadores tenga pleno conocimiento de esta información, tanto de los códigos como del manejo de los mismos en relación de los ítems que se están declarando; caso contrario se generarán demoras ya que al momento de la trasmisión en la etapa de la validación de la información, se generará un error. El único fin de la implementación de estos códigos es que la información se maneje de manera uniforme así como también de agilizar los procesos al momento de la trasmisión de la declaración.
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