La firma electrónica es una herramienta digital que se utiliza por personas naturales, jurídicas y funcionarios públicos como un medio para identificar al firmante a través de medios digitales, asegurar la integridad de los documentos, firmar correos electrónicos y facturas electrónicas.

Esta herramienta ofrece diferentes beneficios al momento de realizar procesos o trámites por parte del usuario.

• Optimización de tiempo y dinero

En la actualidad la firma electrónica es un medio que permite el ahorro de tiempo y dinero, ya que no es necesario el almacenamiento de documentos, procesos de gestión, costos de envío y gastos de impresión y se reduce el volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.

• Desarrollo de la Sociedad de la Información, del Comercio Electrónico y el eGovernment

Los medios digitales contribuyen al crecimiento informático dentro la sociedad, permitiendo que las operaciones comerciales se fortalezcan y exista una mayor uniformidad en los procesos para llevar a cabo una transacción.

• Desarrollo de la Banca en Línea

Las entidades bancarias han digitalizado sus productos y servicios, y dentro de este sistema se incluyen todas las herramientas digitales que permiten eficientes procesos de gestión para el banco y por ende, beneficios para el consumidor, debido a que resulta más práctico y económico utilizar estos medios de pago o retiro de dinero y el usuario ahorra tiempo en evitar desplazarse grandes distancias.

• Gestión de trámites del Estado más eficiente

En muchas ocasiones, el proceso de trámites con el Estado puede resultar agotador y extensivo, debido a la cantidad de personas que desean realizar sus trámites y a la falta de capacidad para atender las necesidades en general, es por ello que la firma electrónica permite realizar los trámites de manera rápida, con mayor seguridad y confianza.

• Protección jurídica

Se otorga a los usuarios de este sistema, la protección jurídica que permite asegurar sus transacciones comerciales y documentos de manera legal, a través de sanciones que pueden llegar inclusive de manera penal a quienes incumplan lo establecido.

• Mejor utilización de espacios físicos

La firma electrónica permite que el espacio que se utilizaba para almacenar documentos, sea usado por la organización para realizar otro tipo de operaciones que resulten beneficiosos para la misma.

• Reducción en tiempos operativos

La reducción de tiempo en la gestión de los procesos operativos permite que las organizaciones centren sus esfuerzos en otras actividades de igual o mayor relevancia, y que generen de esta manera, resultados eficientes.

• Protección tecnológica

Al utilizar la firma electrónica se brindan y mejoran estrategias para la protección de datos, los mismos que pueden ser integrados en los sistemas de pagos digitales. Además, los usuarios tienen la certeza de que sus datos no serán obtenidos por alguien más o que exista una suplantación de identidad en la firma de documentos digitales.

• Desmaterialización de valores y documentos

En el pasado se consideraba de alto riesgo el traslado de documentos de valor, debido a la alta posibilidad de ser extraviados o ultrajados, por ello la desmaterialización permite que los documentos se administren de manera digital, a través de entidades especializadas.

• Contribuye con el medio ambiente

Al reducir el papeleo se minimiza el impacto al medio ambiente. Muchos documentos que son utilizados por las organizaciones para sus operaciones comerciales, cuando pierden validez, son desechados y esto genera a la larga mayor contaminación ambiental.

• Mejorar la competitividad

La utilización de la firma electrónica permite agilizar los procesos dentro de una organización, reduciendo el tiempo, obteniendo mayores utilidades y brindando un mejor servicio al cliente, lo que genera una mayor ventaja competitiva.

Conclusiones

• La utilización de la firma electrónica produce varios beneficios para los usuarios y las entidades que las manejan, dando lugar a una mayor optimización de recursos, tiempo y dinero, mejorando la competitividad de las organizaciones y desempeñando funciones de manera eficiente.
• La obtención de la firma electrónica se encuentra a disposición de toda persona natural, jurídica y pública, misma que se puede utilizar para agilizar los procesos y asegurar la documentación y las transacciones comerciales, otorgando mayores beneficios a quien maneje este sistema.
• Además de optimizar tiempo, la firma electrónica permite que los usuarios no tengan la necesidad de usar papel en sus trámites, lo que genera menos gastos al momento de realizar las diferentes operaciones, y a su vez, se contribuye al cuidado del medio ambiente.

Recomendaciones

• Es importante que al momento de obtener la firma electrónica, lo realicemos a través de entidades que hayan sido validadas y que su emisión otorgue la seguridad de cifrado necesaria para evitar la pérdida de la información.
• El usuario que obtiene la firma electrónica debe procurar utilizarla de manera única y personal, cuidando de su clave, para proteger de esta manera su información, y no ser objeto de suplantación de identidad en la firma de documentos digitales.

Fuentes

Banco Central del Ecuador. (2020). Certificación electrónica. Obtenido de eci.bce.ec: https://www.eci.bce.ec/preguntas-frecuentes

Security Data. (2019). ¿Qué es la firma electrónica y para qué sirve? Obtenido de securitydata.net: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/

Seguridata. (2019). Beneficios de la firma electrónica. Obtenido de seguridata.com: https://www.seguridata.com/beneficios-firma-electronica.php

Autora 

Emily Vozmediano