La utilización de la firma electrónica en los procedimientos de legalización de documentos está siendo cada vez más utilizado como una solución con el fin de evitar aglomeraciones y poner en riesgo la salud a causa de la pandemia del COVID-19, además garantiza diversas mejoras como las que se van a describir a continuación:
Autor: Margarita Aguagallo
- Mayor seguridad de los documentos: El contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante. A diferencia del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados. Los sistemas de protección digitales son muy eficaces y fiables. La confidencialidad es uno de los principales valores de esta nueva forma de certificación.
- Se garantiza la confidencialidad: El contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.
- Eliminación del papel: Esto implica directamente una disminución del almacenamiento de datos y reducción de gastos en los procedimientos de administración de archivos. De esta forma contribuye a reducir el impacto medioambiental. Las empresas utilizan una gran cantidad de papel y en muchos casos innecesaria. Aunque muchas de ellas usan papel reciclado, lo ideal es evitar su consumo en la medida de lo posible.
- Se evitan desplazamientos y traslados: Disminución del tiempo en la ejecución de procesos además se evitan colas y se reducen los procedimientos manuales con esto aumenta la productividad y competitividad de la empresa.
- Ahorro de costes: Una de las principales ventajas de implantar una solución de firma electrónica en una empresa es el considerable ahorro de costes. Al sustituir el papel, todos estos costes disminuyen y en muchos casos se eliminan. Se puede alcanzar un ahorro de hasta el 80% por documento gestionado gracias a la firma electrónica. Esta cifra aplicada a grandes empresas supone ahorros de cientos de miles de euros que pueden destinarse a otras áreas o inversiones.
- Mejora de la experiencia de cliente: La firma electrónica también genera una mejora integral y tangible del servicio al cliente en todas aquellas empresas que la utilicen para la venta de sus productos y servicios. En sectores como la banca o el retail la firma electrónica proporciona una plataforma a los clientes para realizarlo todo de manera digital con la máxima comodidad y seguridad. Además, con su uso se asegura la prevención del fraude.
Por lo cual, actualmente muchas organizaciones han incorporado la firma electrónica para agilizar sus procesos. En el país hay una variedad de sectores como farmacéutico, bienes de consumo, ventas, el sistema financiero y asegurador, entre otros, que han sumado este mecanismo para estar a la vanguardia y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y proveedores.
Conclusión:
La globalización ha permitido que cada vez más personas prefieran alternativas más simples para realizar diversos procesos con el fin de evitar aglomeraciones y poner en riesgo la salud a causa de la pandemia del COVID-19, por lo cual gracias a la tecnología, la necesidad de contar con documentos en papel es cada vez menos frecuente en el mundo. En este sentido, la firma electrónica se ha consolidado como el documento jurídico esencial para facilitar una serie de trámites que realizan los ecuatorianos de manera simple y sin necesidad de salir de la casa u oficina. La firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita, pero en digital. Por medio de este concepto jurídico, el firmante acepta que el contenido electrónico en el que su firma está presente es real y válido. Tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.
Recomendación:
Este método de certificación digital está evolucionando rápidamente, por lo que es necesario contar con una plataforma escalable que se adapte de manera ágil a los cambios, como es el caso de la firma electrónica multidispositivo. También es importante tener en cuenta la usabilidad y la formación que habrá que proporcionar a los usuarios para que puedan manejar adecuadamente la herramienta.
Si las empresas implementan adecuadamente la firma electrónica, podrán ganar en agilidad. Esto les ayudará a mejorar sus procesos y a adquirir una posición más competitiva en el contexto de la transformación digital.
Referencias:
- Ecertic. (19 de septiembre del 2018). Firma electrónica. Recuperado de: https://ecertic.com/blog/cinco-ventajas-la-firma-electronica/
- Vistazo. (10 de mayo del 2021). ¿Qué beneficios tiene el uso de la firma electrónica?. Recuperado de: https://www.vistazo.com/enfoque/que-beneficios-tiene-el-uso-de-la-firma-electronica-FM259610
- DocuSign. (25 de Noviembre 2020). ¿Qué es la firma electrónica?. Recuperado de: https://www.docusign.mx/blog/que-es-la-firma-electronica
- Adobe Reader. (2021). Firmar archivos PDF. Recuperado de: https://helpx.adobe.com/es/reader/using/sign-pdfs.html
- Banco Central del Ecuador. (2020). Aplicación para Firma Digital de Documentos PDF. Recuperado de: file:///C:/Users/anism/Downloads/manual%20de%20usuario%20intisign.pdf
- Banco Central del Ecuador. (2019). Firma Electrónica en el Ecuador y su beneficio en la gestión empresarial. Recuperado de: https://www.eci.bce.ec/documents/10180/28929/Presentaci%C3%B3n+Firma+electr%C3%B3nica.pdf/7644b0c6-2d5f-4698-98d8-69c7191b292b
- Security Data. (18 de Septiembre del 2019). ¿Qué es la firma electrónica y para que sirve?- Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/
Autora: Margarita Aguagallo
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