Los avances tecnológicos nos obligan a cambiar nuestra tradicional forma de operar. Estábamos acostumbrados a firmar un documento y guardarlo en nuestro escritorio, despacho o bodega por un prolongado tiempo hasta que estos se deterioren. Pero ahora que empezamos a firmar electrónicamente los documentos (e-DOCs, Facturas comerciales, Certificados, cartas, transacciones y otros archivos), es necesario guardarlos ya no físicamente sino de manera electrónica.
Recordemos que mediante boletín No. 153 del SENAE, para dar cumplimiento a las disposiciones del Art.17 de la Codificación del Reglamento que regula el ejercicio de la actividad de los Agentes de Aduana dice: "se regula el proceso de RESPALDO EN FORMA DIGITAL de los documentos que sustentan los Trámites Aduaneros, en los que el Agente haya intervenido o esté por intervenir".
Para cumplir esta exigencia, el OCE debe contar con un respaldo de sus ARCHIVOS DIGITALES los cuales deben estar disponibles ante cualquier inspección o auditoría futura por parte del SENAE, pues los documentos digitales (firmados y sellados digitalmente) son tan válidos como los documentos originales.
Comentario: Bajo esta situación es importante que los OCE optimicen sus procesos, para lograr una simplificación administrativa y de procesos en toda la cadena de servicios para el Comercio Exterior.
Tomando en cuenta de esta forma que los documentos de los trámites aduaneros deben ser guardados durante 5 años por una posible inspección y revisión de la transmisión realizada en el ECUAPASS.
Nombre: Abigail Solis Correa
Fuente: ComExPlus
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