En el “Comercio Electrónico” la FIRMA DIGITAL es una solución que fortalece las transacciones y negocios, tanto privados como públicos; Y ahora en la aduana del Ecuador se ha implementado Autenticación, Firma electrónica y Cifrado para las declaraciones aduaneras de Carga y Despacho a través del sistema aduanero ECUAPASS, esto sin duda fortalece el desarrollo del Comercio Electrónico … ¡En buena hora para el Ecuador!
¡PERO!... Los Operadores de Comercio Exterior que diariamente gestionan decenas, centenas o miles de declaraciones en el portal Ecuapass … ¿Cuentan con respaldos digitales de sus declaraciones y transmisiones en sus oficinas?, ¿Cuentan con un sistema de ARCHIVO DIGITAL de todos sus trámites (e-docs, facturas comerciales, certificados, etc.) y que estén firmados digitalmente?, y; Si en caso de auditorias futuras ¿el OCE puede accesar a respaldos digitales que tengan valor probatorio y jurídico?
En el “Comercio Electrónico” es muy importante ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS DIGITALMENTE FIRMADOS de manera organizada con su respectivo número de expediente (Número de Entrega, Número de MNR, Número de Guía), con la finalidad de garantizar su valor legal y permitiendo determinar de forma certera la fecha y hora en que se ha realizado la firma electrónica y la transmisión electrónica.
Por lo tanto se vuelve indispensable contar con un sistema de Archivo Digital que guarde los documentos electrónicos, garantizando su autenticidad, originalidad, integridad y no repudio de los mismos, a lo largo del tiempo y sin perder su validez jurídica. Los avances tecnológicos nos obligan a cambiar nuestra tradicional forma de operar. Estábamos acostumbrados a firmar un documento y guardarlo en nuestro escritorio, despacho o bodega por un prolongado tiempo hasta que estos se deterioren.
Pero ahora que empezamos a firmar electrónicamente los documentos (e-DOCs, Facturas comerciales, Certificados, cartas, transacciones y otros archivos), es necesario guardarlos ya no físicamente sino de manera electrónica. Recordemos que mediante boletín No. 153 del SENAE, para dar cumplimiento a las disposiciones del Art.17 de la Codificación del Reglamento que regula el ejercicio de la actividad de los Agentes de Aduana dice: "se regula el proceso de RESPALDO EN FORMA DIGITAL de los documentos que sustentan los Trámites Aduaneros, en los que el Agente haya intervenido o esté por intervenir". Para cumplir esta exigencia, el OCE debe contar con un respaldo de sus ARCHIVOS DIGITALES los cuales deben estar disponibles ante cualquier inspección o auditoría futura por parte del SENAE, pues los documentos digitales (firmados y sellados digitalmente) son tan válidos como los documentos originales. Recordemos que los documentos de los trámites aduaneros deben ser guardados durante 5 años.
Al momento varios Operadores de Comercio (Agentes de Aduana, Agencias de Carga, Consolidadoras-Desconsolidadoras) que gestionan sus declaraciones electrónicas apoyados con software, evitan la duplicación de trabajo, pues al mismo momento que realizan la transmisión electrónica hacia Ecuapass, el software también salvaguarda y respalda los documentos (e-DOCs, facturas comerciales, cartas, certificados, etc.), los firma digitalmente y los almacena automáticamente, logrando generar su propio ARCHIVO DIGITAL con valor probatorio. <Más información de este software> Es importante dinamizar el comercio electrónico de nuestro país y que los OCEs optimicen sus procesos, para lograr una simplificación administrativa y de procesos en toda la cadena de servicios para el Comercio Exterior.
El "Comercio Electrónico" abre un gran abanico de nuevas posibilidades y con ella todas las partes de una transacción pueden llevarse a cabo de manera interactiva con una o más personas y a costos muy reducidos
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