Los Operadores de Comercio Exterior cada día gestionan centenas y miles de declaraciones en el portal ECUAPASS, sin embargo, no cuentan con respaldos digitales de sus declaraciones y transmisiones en sus oficinas; no cuentan con un sistema de Archivo Digital de todos sus trámites como por ejemplo: e-docs, facturas comerciales, certificados, etc.
Es por esta razón, que en el comercio electrónico la firma digital es una solución que fortalece las transacciones y negocios, tanto públicos como privados, y más aún cuando se utiliza para realizar declaraciones aduaneras de Carga y Despacho a través de ECUAPASS.
¿Por qué es importante archivar los documentos electrónicos?
Sirve para determinar de forma certera la fecha y hora en que se ha realizado la firma electrónica y la transmisión electrónica. Es muy importante archivar los documentos digitalmente firmados de manera organizada con su respectivo número de expediente (Número de Entrega, Número de MNR, Número de Guía), con la finalidad de garantizar su valor legal
Es indispensable contar con un sistema de Archivo Digital que garantice.
- Autenticidad
- Originalidad
- Integridad
- No repudio
De todos los e-docs. a lo largo del tiempo y sin perder su validez jurídica
Hay que tomar en cuenta que el OCE debe contar con un respaldo de sus ARCHIVOS DIGITALES los cuales deben estar disponibles ante cualquier inspección o auditoría futura por parte del SENAE, pues los documentos digitales (firmados y sellados digitalmente) son tan válidos como los documentos originales.
Los documentos de los trámites aduaneros deben ser guardados durante 5 años.
Otro de los beneficios que tiene este software es que permite a los OCEs gestionar sus declaraciones electrónicas evitando la duplicidad del trabajo, es decir, al momento que realizan la transmisión electrónica, el software respalda los e-docs.; los firma digitalmente y los almacena automáticamente logrando generar su propio archivo digital con valor probatorio.
Conclusión:
Debido al gran avance tecnológico y al vivir en un mundo globalizado, es indispensable adaptarse a este tipo de cambios que se dan especialmente en el campo aduanero. El tener un respaldo de los archivos que los OCES firman electrónicamente y transmiten a la Aduana, permiten a los mismos fortalecer los procesos aduaneros simplificando tiempo y costos. Es importante dinamizar el comercio electrónico de nuestro país y que los OCEs optimicen sus procesos, para lograr una simplificación administrativa y de procesos en toda la cadena de servicios para el Comercio Exterior.
Autor: Ricardo Agurto
Fuente: E-COMEX
http://e-comex-plus.com/noticias/archivo-digital-en-las-declaracion...
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