Los documentos los podemos definir como información lógicamente contenida en un medio accesible que permite comunicar un mensaje como tal entre el emisor y el receptor a través de un lenguaje común.
Al hablar de un lenguaje común, estaríamos expresando que el documento se encuentra manifestado por símbolos, estos solo pueden ser descifrados por aquellos que reconocen tales caracteres, en base a este fundamento y según la Real Academia de la Lengua Española define un documento como un escrito que consta de datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Sin embargo con el auge de las Tecnologías de la Información y Comunicación, ya no podemos asociar el concepto de documento con el de un escrito solamente. El mundo actual de la informática ha logrado modificar nuestra forma de pensar, cada vez somos más eficientes y el uso de documentación física era un problema de uso de espacio y de fácil acceso a información, esto nos ha llevado al uso de un nuevo concepto el de documentos electrónicos.
Documento electrónico según Alfonso Rodriguez es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica o sonora recogidas en cualquier tipo de soporte material (CD, disco duro, memoria usb).
USO JURÍDICO
La documentación sea cual fuere tiene su principal aplicación en el sistema legal – social, que hoy en día rige en toda nación.
Los documentos físicos utilizados en el ámbito privado o público tienen la finalidad de ser probatorios es decir ser un soporte para emitir un juicio acerca de su proveniencia y autenticidad, no solo que transmiten información del emisor sino que validan su contenido con la persona que lo emitió a través de un símbolo clave que confirma su identidad, la firma autógrafa. Este último elemento debe ser verificado a través de la firma que previamente ha sido registrada en la entidad gubernamental competente.
Ante esta dinámica se podría decir que el uso de documentos físicos era totalmente funcional sin embargo todo trámite para ser evidenciado y ser utilizado como prueba requiere:
- Hacer uso de papel
- Ocupar espacio físico
- Ser fácilmente ubicado para el control pertinente del ciudadano
Los requerimientos anteriores jurídicamente representan un problema ante la facilidad que los documentos electrónicos permiten solucionar, la contra que se presentaba antes de su uso era que estos no podían evidenciar su emisión respecto de la identidad del usuario, pues la información puede ser fácilmente alterada. En respuesta a la autenticidad electrónica surge el uso de la firma electrónica, este nuevo elemento es un instrumento jurídico eficiente que le aporta legalidad, fé judicial y validez; de modo que un documento electrónico debe estar constituido por un soporte electrónico, datos electrónicos y la firma electrónica.
El uso adecuado de los elementos intrínsecos en un documento electrónico le otorgarán validez jurídica, esta aplicación no se relaciona como prueba única de juicio sino que debe certificarse su origen a través de la entidad certificadora de firma electrónica, pues un documento de este tipo podría ser alterado.
Conclusiones:
- Los documentos electrónicos carecen del aplicativo de ser archivados, por lo contrario son custodiados en soportes y sistemas informáticos.
- Misma aplicación de los documentos físicos escritos, es decir entregar información vinculada con su emisor.
- Eficiencia en procesos de control, pues su búsqueda y uso es automatizada
- La legalidad de los e docs dependerá de la respectiva reglamentación en un determinado país, sobretodo en el uso de firma electrónica pues es el único elemento vinculante con su emisor.
- La firma electrónica como tal no necesariamente le puede aportar validez a un e doc, pues su información puede ser alterada, su legalidad o no del documento requiere ser certificada por una entidad certificadora.
Desarrollado por: DIEGO AGUSTÍN OCHOA AJILA
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