La firma electrónica constituye uno de los documentos (virtuales en este caso) más importantes en la actualidad. Con la globalización, la integración, el desarrollo de tecnologías y la simplificación de procesos por medios virtuales, documentos como el anteriormente mencionado son indispensables para el tratamiento y desarrollo de procesos de todo tipo, desde comerciales hasta legales.
La firma electrónica es un archivo digital que contiene campos para vincular y determinar la identidad de una persona como mecanismo técnico para otorgar integridad al documento firmado, corroborando que el documento no ha sido modificado desde que fue firmado.
Mediante los certificados de firma electrónica una entidad de certificación da fe de la veracidad de los datos que constan en el certificado, para que de esta forma las personas que se comunican informáticamente con el titular del certificado de firma electrónica tengan la plena certeza con respecto a la identidad.
Por medio de estas herramientas electrónicas los usuarios tienen la oportunidad de realizar una extensa gama de trámites, documentos y demás, sin necesidad de desplazarse largas distancias para legalizar sus operaciones de manera ágil, confiable y segura.
Fig.1 Ventajas del almacenamiento documental del futuro. R: Sabine Pico
El almacén documental del futuro no solo tratará de lograr la organización de la información y la recuperación, sino que también apostará por la utilización de la nube – DATA CENTER, lo que permitirá el aumento de la productividad y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar del mundo.
Actualmente, las opciones de firma electrónica se encuentran entre las características más importantes de cualquier solución de software documental. Una firma electrónica (e-firma o eSignature) verifica la autoría de un documento, los cambios aplicados y permite que cualquier operación sobre un documento pueda atribuirse de forma precisa y fiable a un usuario, grupo o entidad específica. El número de empresas que recurren a soluciones de software documental está aumentando rápidamente y los fabricantes de tecnología documental tendrán que mantenerse al día para seguir dicha tendencia.
Conclusión:
En un futuro el almacén documental nos permitirá un acceso inmediato y seguro a nuestros documentos, ya que con ello se evita la perdida de información y disponibilidad inmediata.
- La firma electrónica y su certificado permiten el firmado de mensajes de datos y la consecución de procesos, corroborando la autenticidad de la información/la identidad del usuario.
- Constituyen un impulso a la innovación apoyando la formación de empresas en sectores emergentes.
Recomendación:
- Es necesario tener mucho cuidado al utilizar este tipo de herramientas tecnológicas porque si bien la ley ofrece una total seguridad siempre va a haber una pequeña vulnerabilidad en todas las operaciones o transacciones que se efectúen, aunque el uso del certificado reúna reduce de una manera sustancial la inseguridad que suele presentarse en las relaciones informáticas.
Referencias:
- KYOCERA, (2020). La gestión documental. https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html
- Security Data (2021) Firma electrónica. Portal Web de Security Data https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/
- Banco Central del Ecuador. (2021). Quiénes somos. Portal Web del Banco Central del Ecuador - Certificación Electrónica. https://www.eci.bce.ec/quienes-somos
- Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación. (2021). Firma Electrónica. Portal web del Registro Civil. https://www.registrocivil.gob.ec/certificado-de-firma-electronica/
Autor: Sabine Pico V.
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