ALMACÉN DOCUMENTAL VS DATA CENTER
El almacenamiento documental es el conjunto de carpetas y subcarpetas donde tienes tus documentos. Un buen sistema de almacenaje te libra de tener copias en papel y te permite empezar a vivir sin papel, pero un mal sistema te arruina cualquier intento de eficiencia en tu negocio. Por otro lado, se encuentra el Data Center que se trata del espacio donde se concentran los recursos necesarios para el procesamiento de la información de una organización.
Desarrollo
Conclusiones
- Existen varias ventajas y desventajas que se demuestran en el uso de tanto del almacenamiento documental como del data center basados en costos, manejo de información, seguridad, entre otros.
- La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.
- Un Data Centeres un Centro de Proceso de Datos (CPD), donde son almacenados, tratados y distribuidos al personal o procesos autorizados para consultarlos y/o modificarlos. Los servidores en los que se albergan estos datos se mantienen en un entorno de funcionamiento óptimo.
Recomendaciones
- Aunque los documentos originales denotan seguridad para los firmantes, en la actualidad se deberían manejar todos los almacenamientos de archivos por medio del data center ya que las ventajas del mismo a largo plazo son prometedoras.
- Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la pérdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc.
- Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.
Fuentes
- https://www.fondodeculturaeconomica.com/subdirectorios_site/Normateca/FCE-GPR.01.pdf
- https://www.hn.pe/blog/que-es-un-datacenter/
- https://www.kionetworks.com/blog/data-center/qu%C3%A9-es-un-data-center
- http://www.sdp.gov.co/transparencia/informacion-interes/glosario/almacenamiento-documental
- https://custodiodedocumentosmx.com/almacenamiento-de-archivos/
Autor: Wendy Reyes
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