Introducción
En muchos de los casos las empresas que se desarrollan en el campo del comercio exterior, tienen que darle un acceso al portal Ecuapass a sus empleados, de modo que estos puedan cumplir con todas sus responsabilidades. Para ello, ECUAPASS permite la utilización de la opción Administración de empleado, donde el representante de la empresa puede administrar las tareas de sus empleados. El representante asignará las opciones del sistema a sus empleados, donde puede hasta darles de baja a otros representantes o a los empleados, así como modificar o aceptar o no la información de registro de los empleados.
Cuando el representante sea un Agente de Aduana, el SENAE aprueba el registro.
Cuando es un Auxiliar de Agente de Aduana, se aprobará por el Representante legal y por el SENAE.
Cuando el registro es nuevo, la aprobación se la hace manualmente según el departamento que corresponda. La Jefatura de atención al Usuario autoriza cuando es operador es:
- Importador/Exportador
- Transportista terrestre
- Lineas Aéreas
- Líneas Navieras
- Agente de Carga Internacional
- Auxiliar de Agente de Aduana
Desarrollo
Para aplicar con esta opción se deben seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al portal Ecuapass con el usuario y contraseña
- Seleccionar en el menú principal "Soporte al cliente", luego "Solicitud de uso" y luego "Administración de empleado"
- Vamos a ver los siguientes campos:
- Fecha de ingreso/modificación: Fecha de registro o modificación de información que el empleado haya realizado. Se puede usar: Hoy, Semana, Mes, Año, Todo
- Nombre de usuario, ID, RUC empresa, Número identificación
- Igual/Contiene/Mayor que/Mejor que: se escoge si la información es igual, mayor, mejor o si contiene alguna letra o palabra conforme al campo de búsqueda que seleccionemos
- Posición: Tipo de usuario que puede ser Representante, Empleado, Auxiliar, RACE, RACE Auxiliar
- Estado de usuario: Habilitado, Deshabilitado temporal, Deshabilitado permanentemente.
- Búsqueda en resultados
4. En la pantalla veremos los resultados de la búsqueda, de acuerdo, a los siguientes parámetros: Clasificación de usuario, estado de solicitud, ID Usuario, nombre de usuario, RUC empresa, Posición, Fecha ingreso
5. El representante legal, previo asignarle las opciones al empleado con la opción "Autorización", debo aprobar al empleado mediante la opción "Aprobar"
6. Al seleccionar Autorización donde el representante otorgará el acceso a las opciones del sistema que puede utilizar, de acuerdo al tipo de OCE que es el representante.
7. De cada opción que se vea en la pantalla, para quitar o agregar las tareas se deben utilizar las flechas, y en cada uno dar clic en la opción Aceptar. Existen tres segmentos de opciones que el representante puede otorgar al empleado:
- Menú del uso de autorización
- Autorización para el e-doc
- Solicitud del uso autorización
8. A continuación se selecciona el modo en que queremos habilitar al empleado, como Desactivado temporalmente.
9. Una vez revisada toda la información y asignado el código del OCE correspondiente, se da clic en "Aprobar". En caso de que no sea así, se da clic en "No Procede".
Resumen
Conclusiones
La Administración de empleados debe ser elaborado por parte del Representante de la empresa de modo que se puedan establecer las opciones a las que puede acceder un empleado de una empresa que opera con el sistema de Ecuapass, pues es necesario, brindarles a los mismo, cierto grado de accesibilidad a las opciones y herramientas de Ecuapass a los empleados, porque de esta manera se está brindando espacio para que los empleados laboren y cumplan con sus obligaciones.
Recomendaciones
En caso e que algún empleado del Representante ha dejado de laborar en la empresa, se debe deshabilitar de manera definitiva al empleado a través del botón "Solicitud de baja". Cuando es el representante legal quien deja de laborar en la empresa, primera se registra el nuevo representante legal para luego dar de baja al antiguo representante. Al dar "Solicitud de baja" aparece una pantalla emergente en la cual se debe escribir el motivo por el cual se está dando de baja al registro de usuario en el Ecuapass.
Autora
Viviana Taipe
Fuente
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