Introducción
La Ventanilla Única Ecuatoriana (VUE) es una herramienta electrónica que permite a los Operadores de Comercio Exterior (OCE's) presentar los requisitos, trámites y documentos necesarios para que se realicen las operaciones de comercio exterior. Por ello, el objetivo principal de la VUE es optimizar en integrar los procesos relacionados al comercio exterior para garantizar a los usuarios la reducción significativa del tiempo y costos de transacción en la realización de actividades de comercio exterior, al igual que facilitar la tramitación de autorizaciones y certificaciones en un solo punto de acceso vía Internet y brindar a los operadores de comercio exterior información sobre los requisitos vigentes y el estado de los trámites en curso.
Desarrollo
En ocasiones la Entidad Gateway (institución interconectada a la VUE utilizando su propio servidor y sistema interno) necesitan respaldar y eliminar archivos con formato PDF que están adjuntos a los documentos de acompañamiento y soporte que son realizados mediante la Ventanilla Única Ecuatoriana. Los procesos que se pueden realizar para la administración de estos archivos adjuntos son:
- Respaldo de documentos con extensión .PDF
- Eliminación de documentos con extensión .PDF
NOTA: Los únicos archivos que se eliminan son los de extensión .PDF
A continuación, se describe el proceso de cada uno de los procedimientos:
- SOLICITUD DE RESPALDO DE ARCHIVOS
Las Entidades Gateway son responsables de solicitar el respaldo de la información en un período de 15 días calendarios antes de la eliminación mensual de los datos por parte del SENAE.
1. Elabora solicitud y anexa el dispositivo físico de almacenamiento
2. Almacenamiento de la información en el dispositivo
3. Confirma respaldo de la información
4. Recepción del dispositivo
- ELIMINACIÓN DE ADJUNTOS
SENAE eliminará los archivos adjuntos a las solicitudes que se realicen en la VUE en forma mensual, considerando únicamente las solicitudes enviadas 6 meses antes. Cabe resaltar que no se requiere enviar una notificación a las entidades una vez se haya realizado el proceso de eliminación mensual.
1. Remite archivos a ser eliminados
NOTA: Se deben mantener almacenados los archivos seis meses antes de la fecha de eliminación mensual.
2. Elimina archivos adjuntos
3. Confirma espacio liberado
4. Confirma eliminación
Conclusiones
- La Entidad Gateway que necesite el respaldo o la eliminación de los archivos adjuntos a los documentos de acompañamiento y soporte que se realizan en la VUE deben conocer el respectivo proceso a seguir para cada uno de los procedimientos, al igual que tomar en consideración las respectivas fechas para realizar el respaldo antes de la eliminación mensual que realiza SENAE.
Recomendaciones
- Se recomienda a la Entidades Gateway realizar con anticipación la solicitud para la respectiva eliminación o respaldo de archivos, ya que es necesario que la misma sea transmitida seis meses antes de que SENAE proceda a la eliminación mensual de adjuntos; y recordarles que una vez que los adjuntos hayan sido eliminados por SENAE, los usuarios tanto internos como externos si en algún momento llegan a requerir algunos de los documentos asociados a una solicitud realizada en la VUE, deben requerir dichos adjuntos a la entidad responsable de la atención de las solicitudes en la VUE.
Fuentes
- SENAE. (2017). Manual específico para la administración de archivos adjuntos en la VUE. Obtenido de Aduana.gob.ec: https://www.aduana.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2017/06/SENAE-MEV-3-2-001-V1.pdf
- SENAE. (2018). Preguntas frecuentes Ventanilla Única Ecuatoriana. Obtenido de Aduana.gob.ec: https://www.aduana.gob.ec/archivos/Ecuapass/faqs_VUE.pdf
Autor
Naveda Nicole
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