Desde la producción hasta la puesta en marcha del sistema aduanero EcuaPass del SENAE, Se especificó a los operadores de comercio exterior acerca de la correcta implementación de los términos de negociación “INCOTERMS” , lo que por ende permitiría mejoras considerables en los cálculos de tributos aduaneros. Ahora mediante Boletín N 154-2013 se vuelve a recalcar la importancia así como la obligatoriedad de indicar dentro de las facturas comerciales utilizadas como documento de soporte en el proceso de importación, el término de negociación pactado y utilizado en la transacción realizada. Ejemplo:

A continuación mediante un gráfico se explica de manera muy práctica como en teoría, estos funcionan, así como los costos y los riesgos que asume el vendedor y el comprador :

TÉRMINOS DE NEGOCIACIÓN UTILIZADOS ANTES DEL PAGO DEL COSTO Y FLETE POR PARTE DEL VENDEDOR

• Ex Works (EXW) → ‘en fábrica (lugar convenido)’.
• Free Alongside Ship (FAS) → ‘franco al costado del buque (puerto de carga convenido)’.
• Free On Board (FOB) → ‘franco a bordo (puerto de carga convenido)’
• Free Carrier (FCA) → ‘franco transportista (lugar convenido)’.

• COST AND FREIGHT (CFR) →  ‘COSTE Y FLETE (PUERTO DE DESTINO CONVENIDO)’.

TÉRMINOS DE NEGOCIACIÓN UTILIZADOS DESPUÉS DEL PAGO DEL COSTO Y FLETE POR PARTE DEL VENDEDOR

• Cost, Insurance and Freight (CIF) → ‘coste, seguro y flete (puerto de destino convenido)’.
• Carriage Paid To (CPT) → ‘transporte pagado hasta (lugar de destino convenido)’.
• Carriage and Insurance Paid (To) (CIP) → ‘transporte y seguro pagados hasta (lugar de destino convenido)’.
• Delivered At Terminal (DAT): ‘entregado en terminal (puerto de destino convenido)’.
• Delivered At Place (DAP) → ‘entregado en un punto (lugar de destino convenido)’.
• Delivered Duty Paid (DDP): ‘entregada derechos pagados (lugar de destino convenido)’.

 Ahora se explicará la forma de registro de los términos de negociación en la DAI (Declaración Aduanera de Importación), dentro del sistema ECUAPASS:

1. Se procede al ingreso a la DAI, mediante el menú de Trámites Operativos, Elaboración de e-docs, Documentos Electrónicos, Declaración de Importación
2. Luego de llenados los campos correspondientes a la Información General y la pestaña COMÚN.
3. Se procede al llenado de la pestaña VALOR: la misma que se refiere a la información de la transacción, que es aquella contenida en todas las facturas comerciales que se han utilizado en la transacción. Al llegar al campo P02 y P03 se puede visualizar la información con respecto al término de Negociación utilizado y el lugar donde se entrega la mercancía que dependerá totalmente del término usado.

Ejemplo: Se importa lencería desde Colombia hasta Quito, la fábrica del Vendedor queda en Santa María-Bogotá.

NOTAS:

 En un trámite pueden existir varias facturas y estas pueden venir en diferentes términos de negociación, los mismos que deben ser detallados.

En caso de que en la factura no se detalle el término de negociación por parte del proveedor, se puede pedir al mismo que emita una carta en la que se aclare y declare el término de negociación acordado por las partes, y este documento se adjuntará al trámite como documento de acompañamiento.

Es importante mencionar que la información relacionada con los términos de negociación, también se encuentran incluidos en algunos campos dentro de la pestaña ITEM. El llenado de los mismos se explicará posteriormente.

FUENTE:http://www.aduana.gob.ec/contents/nov/news_letters_view.jsp?pg=1&anio=2013&codigo=154&proceso=&estado=&boletinNum=&ano=&desc=&fromFecha=&toFecha=

COMENTARIO: Como se ha mencionado en varias intervenciones, el uso adecuado de los INCONTERMS permite una correcta y adecuado liquidación de tributos, además que determinará los riesgos y costos asumidos tanto por el comprador como por el vendedor. También como se muestra en la tabla es importante el reconocimiento del lugar donde se realiza la entrega ya que este depende totalmente del término de negociación de la transacción. Como ya se advirtió en el caso de que la factura no detalle esta información se puede pedir al proveedor emita una carta en la que clarifique el término de negociación que se estableció entre las partes.

El Sistema ECUPASS maneja en general un formato de códigos en determinados campos, los mismos que están asociados con información específica que se puede reiterar en otros campos. Así es el caso de los documentos de soporte y de acompañamiento, cada documento es asociado con un código numérico y adicionalmente la descripción del mismo, otro caso es el de las entidades emisoras de documentos previos a la Importación o exportación que también están asociadas a códigos numéricos.

Mediante el Boletín N° 148-2013, el SENAE emitió la lista OFICIAL con los códigos correspondientes a los documentos de soporte y acompañamiento, así como los códigos de las entidades emisoras de los documentos de acompañamiento. Estos son de uso obligatorio al momento de la elaboración de la Declaración de Importación o de Exportación cuando el trámite lo requiera.

Al elaborar la Declaración se debe llenar tres pestañas denominadas así: COMÚN, VALOR, ÍTEM Y DOCUMENTOS. 

Dentro de esta última, la pestaña de DOCUMENTOS se debe detallar y adjuntar (dependiendo el caso) los documentos de soporte y acompañamiento del trámite a transmitirse. A continuación se muestran los campos obligatorios a ser llenados son:

a)      El campo G02= hace referencia al número impreso en el documento

b)      El campo G03= Se exige que se detalle la clase de documento, mediante el código que establece la lista oficial emitida por el SENAE, entre los más importantes tenemos:

• 003= Póliza de seguro
• 005= Certificado de Origen
• 009= Providencia
• 010= Factura comercial
• 011= Conocimiento de embarque
• 012= Garantía específica
• 063= Autorización previa
• 081= Licencia de Importación.

A continuación se adjunta el enlace dentro del cual se encuentra la lista con los códigos de los tipos de documentos: http://www.aduana.gob.ec/archivos/Boletines/2013/Bol148_01.pdf.

c)       En el campo G04=Se debe detallar la entidad emisora, pero al no ser un menú desplegable se deberá primero verificar el código, no hay necesidad de escribir el nombre completo de la entidad con el código correspondiente a la misma es suficiente. Entre los más usados tenemos:

• 006= Ministerio de Salud Pública
• 105= Ministerio de Industrias y Productividad
• 056= INEN
• 020= CONSEP
• 112= Agrocalidad

A continuación se adjunta el enlace dentro del cual se encuentra la lista con los códigos de las entidades que emiten autorizaciones previas: http://www.aduana.gob.ec/archivos/Boletines/2013/Bol148_02.pdf

d)      El campo G05 y G06= Se escoge la fecha de emisión y de vigencia del documento, esta información se encuentra detallada en el mismo documento.

e)      El campo G09= Este campo es obligatorio y contiene un menú desplegable en el que se detalla el número de ítems que se registraron previamente en la pestaña ITEM. En realidad se tiene dos opciones:

• Común: Significa que el documento está asociado a todos los ítems sin distinción alguna por ejemplo: La factura, La póliza, el Conocimiento de embarque, etc.
• Por ítem: Se deberá escoger el ítem al cual está asociado dicho documento por ejemplo: El certificado de Origen, y todas las autorizaciones previas. Se deberá agregar tantos documentos como ítems asociados existan.

f)       El campo G11= No es obligatorio, pero si se convierte en tal cuando se trata de documentos en los que hay que identificar de manera precisa la mercancía asociada. Ejemplo: en el caso del INEN en ocasiones vienen dentro de un mismo número de documento dos partidas, ambas totalmente definidas cada una con posición es decir aquella que se detalla primero tendrá la POSICIÓN 1, y la que se detalle a continuación la POSICIÓN 2. Esto permite identificar al ítem o ítems asociados al documento de acompañamiento.

g)      Por último se procede a subir el documento escaneado en formato PDF, siempre y cuando estos documentos sean físicos, ya que en el caso de los documentos electrónicos que ya son emitidos a través de la VUE (ventanilla Única Ecuatoriana) no deben ser impresos ni adjuntarlos porque ya que se encuentran en el sistema de forma electrónica.

FUENTE: http://www.aduana.gob.ec/contents/nov/news_letters_view.jsp?pg=1&anio=2013&codigo=148&proceso=&estado=&boletinNum=&ano=&desc=&fromFecha=&toFecha=

COMENTARIO: Resulta muy importante que los Operadores tenga pleno conocimiento de esta información, tanto de los códigos como del manejo de los mismos en relación de los ítems que se están declarando; caso contrario se generarán demoras ya que al momento de la trasmisión en la etapa de la validación de la información, se generará un error. El único fin de la implementación de estos códigos es que la información se maneje de manera uniforme así como también de agilizar los procesos al momento de la trasmisión de la declaración.

El MRN (Número de referencia del Manifiesto) dentro del sistema ECUPASS coincide con el denominado Manifiesto de Carga cuando se usaba el SICE y este contiene información referente a al proceso de la carga importada, para visualizar esta información se debe seguir los siguientes pasos:

• Trámites Operativos
• 1.1 Elaboración de e-Docs
• 1.1.2 Formulario de Solicitud categoría
• CARGAS/ Información del Proceso de Carga de Importación.

• Se procede a digitar el Número de carga o el número del documento de trasporte; la guía master o de la guía hija y se procede a realizar la consulta.

Anteriormente dentro de esta opción encontramos información específica de la carga  trasmitida por las aerolíneas o navieras dependiendo del medio de transporte que se haya contratado para trasportar la mercancía, así encontramos: Pesos recibidos, Informe de ingreso, Informe de salida, Existencia de una declaración asociada a determinado número de carga. El valor del flete era totalmente asilado a la información de la carga y no se reflejaba dentro de esta opción pero a partir del 13 de mayo se incorporaron tres campos adicionales referentes al FLETE como son:

• Método del pago del flete: Fue prepagado o por cobrar
• Moneda del flete: La unidad monetaria en la que el flete se negoció
• Monto del flete: El valor total del flete

Esta información permite tener el valor real del flete ya que es trasmitida por la empresa que trasporta la carga. La manera en que operan las navieras y las aerolíneas es la siguiente: entregan al operador de comercio exterior un prealerta, es decir se emite una guía tipo borrador con el valor del flete y el peso de la carga previo al embarque; esta información permite adelantar la elaboración de la declaración.

En ocasiones los valores emitidos en el prealerta pueden variar de manera especial cambian los gastos en origen, con los de la guía original que se emite realmente cuando la carga es embarcada, por eso se considera importantes los campos incorporados en la opción Proceso de Carga de Información ya que los operadores pueden confirmar el valor del flete con el de la guía real.

Para las Navieras, Aerolíneas, Consolidadoras, etc. es obligatorio llenar la información de estos tres campos, caso contrario no podrán transmitir la información referente al MRN de la carga.

FUENTE: Boletin No 141-2013

http://www.aduana.gob.ec/contents/nov/news_letters_view.jsp?pg=1&anio=2013&codigo=141&proceso=&estado=&boletinNum=&ano=&desc=&fromFecha=&toFecha=

COMENTARIO: La información referente al flete no es aislada al proceso de la carga, por lo que la incorporación de estos tres campos dentro de la información que contiene el MRN es muy importante, para la agilización del proceso de despacho, así como también sirve para verificar y constatar valores reales. Cabe resaltar que al momento que las empresas de trasporte están emitiendo el MNR es un campo obligatorio el registro del valor, la forma de pago  y la Moneda del Flete evitando cualquier discordancia con las guía originales.

Una de los principales errores cometidos por los agentes o por quienes están a cargo de la trasmisión de los e-docs , es colocar caracteres especiales en los campos del documento que se pretende transmitir. Al referirnos a “caracteres especiales” son los que normalmente no se utilizan o que no están reconocidos por el sistema interno del ECUAPASS, por ejemplo las tildes, ñ, *,+, &, ^,  #, $,- , etc.

En muchas ocasiones la notificación de error trasmitida por el sistema, no se encuentra lo suficientemente específica y muchas veces hasta confusa por lo que se piensa que es un error de fondo; como por ejemplo en los valores prorrateados para cada ítem, pero en realidad se trata de un error de forma dentro de los campos que no tienen un menú desplegable sino que son directamente digitados por quien está realizando la transmisión.

De igual manera otro error que genera una notificación, es al momento de adjuntar los documentos de soporte y acompañamiento. Estos deben estar obligatoriamente en formato PDF además de tener un tamaño relativamente bajo, en ocasiones el número digitado no es idéntico al del documento o al que se estableció en las pestañas “VALOR” E “ITEM”; en las tres pestañas el número del documento debe ser completamente idéntico al del documento original.

Este tipo de errores de dan dentro de la primera etapa de validación por lo que la respuesta o notificación de error es enviada inmediatamente para que se proceda con las respectivas correcciones. Es importante mencionar que cuando se envía un documento para la aprobación, este primero se guarda por lo que se genera un número de entrega de 21 dígitos terminados con una letra P o una S de acuerdo a la forma como se haya realizado la transmisión; es decir desde un software externo o del mismo sistema ECUAPASS. Luego se procede a certificar el documento a través del token y la clave privada o PIN, luego de ejecutarse el módulo PKI, el número de entrega de rectifica y por lo tanto será el que identifique al envío.

En ocasiones cuando  se produce una notificación de error, se procede a traer nuevamente el trámite para realizar las respectivas correcciones y se asumiría que los documentos de soporte y acompañamiento deben estar adjuntados ya que de esta manera se procedió a guardar el trámite, pero no es así; si el trámite es traído nuevamente luego de haber sido enviado este se refleja sin los documentos adjuntos. Por esta razón al momento que se realice cualquier corrección luego del envió  o transmisión se tiene que volver a adjuntar los documentos.

Ahora cabe también recalcar que si por el contrario el e-doc fue elaborado mediante un software externo, por lo que el número de entrega estará terminado en “S”, este software guarda el trámite con los documentos respectivamente adjuntos y en el caso de alguna notificación de error este se abre incluyendo los archivos adjuntos por lo que solo se procederá a realizar las correcciones necesarias y se enviará nuevamente, esta es otra de las ventajas para utilizar un software externo haciendo el proceso más eficiente.

FUENTE: http://www.aduana.gob.ec/contents/nov/news_letters_view.jsp?pg=1&anio=2013&codigo=140&proceso=&estado=&boletinNum=&ano=&desc=&fromFecha=&toFecha=

COMENTARIO: La incorrecta utilización de caracteres especiales al momento de llenar los campos puede generar retrasos en el proceso de aceptación de la declaración, hay que tomar en cuenta que en el caso de los números de los documentos si se acepta los – ya que muchas facturas vienen dividas con este signo, pero en el caso se las descripciones de las mercancías, modelos, direcciones, nombres, etc. no se aceptan y producen una notificación de error; ya que la declaración no cumpliría como los estándares y formatos enviados por el SENAE para la transmisión de documentos electrónicos. Quienes se encargan de la transmisión deben tomar muy en cuenta este tipo de observaciones ya que tal vez de manera inconsciente se digita con tildes y puntos, esto sin duda alguna genera retrasos para la aceptación y aprobación de la declaración, ya que implica tiempo establecer el lugar del error y más si se trata de errores de forma y no de fondo.

Mediante boletín No. 153 emitido por el SENAE (Servicio Nacional de Aduana del Ecuador), con el fin de dar cumplimiento a lo expresado en el Art.17 del Reglamento, en el que se regula el ejercicio de la actividad de los Agentes de Aduana dice claramente: "se regula el proceso de RESPALDO EN FORMA DIGITAL de los documentos que sustentan los Trámites Aduaneros, en los que el Agente haya intervenido o esté por intervenir", por lo tanto en cumplimiento de la Ley los Operadores de comercio exterior que realicen trasmisiones al SENAE, deben contar con un archivo digital de todos los trámites realizados, esto como una medida de respaldo tanto para ellos como para la Aduana.

Definitivamente en el  Comercio exterior es muy importante ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS, anteriormente de manera física, ahora con el avance de la tecnología; el uso del sistema ECUAPASS y la firma electrónica, es obligación de los Operadores archivar  DIGITALMENTE los trámites o documentos FIRMADOS ELECTRÓNICAMENTE. El proceso de archivar la información de los trámites realizados debe ser de forma organizada, teniendo en cuenta que cada trámite cuente con su respectivo número de expediente:

• Número de Entrega
• Número de MNR
• Número de Guía
• Número de Liquidación

Este proceso sin duda alguna le permitirá al operador garantizar el valor legal de las trasmisiones y operaciones que ha realizado, además que en caso de cualquier duda le permitiendo determinar de forma exacta la fecha y hora en que se envió el certificado de firma electrónica y por lo tanto se produjo la transmisión electrónica de la información o de los e-docs. Por ende en la actualidad es indispensable que los Operadores cuenten con un sistema de Archivo Digital que guarde los documentos electrónicos, cumpliendo de esta manera con las funciones propias de la Firma electrónica que es garantizar la autenticidad, identidad, integridad y no repudio de la información firmada electrónicamente.

El medio Ambiente también juega un papel importante dentro de este procedimiento, ya que no se recomienda que la información se archive físicamente si en realidad se habla de un sistema de Aduana cero papeles, tal vez la inversión en un sistema que le permita al operador guardar esta información puede generar costos altos, los beneficios y ahorros al final serán mayores.

FUENTE: http://e-comex-plus.com/noticias/archivo-digital-en-las-declaraciones-de-carga-y-despacho-en-ecuapass-%E2%80%93-comercio-electr%C3%B3nico

COMENTARIO: Lo que los Operadores deben tener muy en cuenta es que tener los respaldos de todas las operaciones que realizan en nombre propio o ajeno, es indispensable ya que dentro de la ley existe el concepto y aplicación del “Control Posterior”, el mismo que se podrá realizar dentro de los 5 años posteriores a la realización de los trámites. La forma como lo realicen dependerá de ellos, puede ser de forma física es decir imprimiendo la aceptación el manifiesto, la Declaración y la liquidación, o de manera electrónica, evitando la utilización de papeles, ahorrando espacio físico y ayudando a cumplir con los objetivos plantados al momento del cambio de sistema al nuevo EUAPASS.

En esta semana considero importante tocar un tema que para muchos estaba entendido y aplicado en su totalidad, y es que tanto Importadores como Exportadores registrados en el ECUPASS pueden hacer la trasmisión de la Declaración ante la Aduana,  asegurando esto de acuerdo con el concepto expresado en el  Reglamento al Código Orgánico de la Producción que en su art. 64 dice “Declarante.- La declaración Aduanera  es única y personal, consecuentemente, será transmitida o presentada por el importador, exportador o pasajero, por sí mismo o a través de un Agente de Aduana” hasta este punto se sobrentiende que de acuerdo a la nueva legislación cualquier OCE registrado como tal puede transmitir la DAE o la DAI de acuerdo al caso. Ahora cabe manifestar la parte final del este artículo la misma que textualmente señala lo siguiente “….. En los casos que la declaración de importación se presente sin la participación de un agente de aduana, el declarante deberá cumplir adicionalmente con los requisitos y formalidades que establezca el Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, los mismos que deberán ir en concordancia con los exigibles para ser Agente de Aduana.”; si interpretamos correctamente el artículo podemos claramente identificar que se reconoce plenamente al Importador y al Exportador como declarantes sin necesidad de hacer uso de un Agente de Aduana, pero si al concluir aclara que se necesita de una base legal y de ciertos requisitos no especificados aun para que puedan transmitir sus propias declaraciones.

Por lo tanto en la actualidad los Agentes de Aduana siguen siendo parte importante del proceso de despacho de las empresas, ya que son los únicos autorizados ante la Aduana para transmitir las declaraciones en nombre de un Importador o exportador, ahora que lo que se pretende es que los mismos importadores o exprtadores puedan realizar este porceso sin necesidad de contratar a un tercero; esto no se aplicará hasta cuando se establezca un sustento técnico y legal que respalde cualquier operación, en la que se pueda establecer requisitos, responsabilidades  y determinar culpables  en caso de irregularidades. Ahora que ya han pasado 2 años desde que se expidió el COPCI y todavía no se ha normado  esta actividad.

Es importante mencionar que el ECUAPASS todavía se maneja el antiguo concepto del SICE, en el que las transmisiones con un FOB menor a  $4.000 las puede realizar el propio importador, y las que sobrepasen este valor obligatoriamente necesitarán ser trasmitidas por un Agente de Aduana; ya que estos para poder ejercer su profesión como tal y ser reconocidos ante la Aduana deben dejar una garantía de alrededor de $20.000 aproximadamente. Los Agentes de Aduana serán solidariamente responsables con el Importador es por esto que en caso de cualquier infracción esta garantía se hará efectiva subsanando de alguna forma infracción, en virtud de lo cual se supone que a los Importadores se les impondrá de la misma forma una garantía dependiendo el monto de operaciones que realice y de acuerdo al giro del negocio, esto como uno de los requisitos que deberá obligatoriamente cumplir para gozar de este privilegio.

Sin duda alguna las empresas deberán evaluar que opción le resulta más conveniente, ya que de acuerdo la expuesto los requisitos a cumplir son bastante fuertes, además que la experiencia de los Agentes de Aduana en el campo les da un valor importante, así como también las empresas prefieren asignar este tipo de operaciones a terceros y ellos dedicarse netamente a la negociación con los proveedores y la venta de sus productos en el país. Mientras se regula esta opción los Agentes de Aduana siguen siendo muy solicitados una pieza clave en el proceso de despacho en cualquiera de sus modalidades dentro del país.

FUENTE: Reglamento COPCi, decreto 758, suplemento R.O. 452 del 19-05-2011

COMENTARIO: Si bien es cierto eliminar la contratación de terceros dentro del proceso de despacho era un objetivo principal en la modernización Aduanera, se debe rescatar lo complicado de llevarlo a la realidad, con esto se aclara que los importadores y exportadores están reconocidos para realizar las transmisiones de sus operaciones, no están normados por lo que este proceso no se puede ejecutar y actualmente no está funcionando de esa forma y no funcionará mientras no exista un sustento legal y una normativa que regule estas operaciones a nombre propio de los OEAS.

La eficiencia se refleja en cumplir un adecuadamente un objetivo ahorrando la mayor cantidad de recursos, siendo los principales tiempo y dinero; El servicio Nacional de Aduana del Ecuador ha implementado este concepto desde el 2010 con la expedición del Código Orgánico de la Producción, la implementación del sistema ECUAPASS, ubicación en el nuevo aeropuerto de Quito, etc.

Todas estas acciones se han ejecutado poco a poco pero con una misma meta que es mejorar los procesos en lo referente a comercio exterior, los tiempos de despacho de las mercancías han mejorado y por ende esto genera un ahorro financiero significativo para el operador. Como es conocido por todos la declaración de importación puede ser presentada en 15 días previos a la llegada de la mercancías y 30 días luego de arribada la misma, y luego de la aceptación de la declaración se tiene 2 días para realizar el pago y una vez realizado el pago se puede sacar la mercancía finalizando el proceso de nacionalización.

La ventaja indiscutible del sistema ECUAPASS es el seguimiento que se puede realizar a los trámites por ende estar pendientes de que las notificaciones y realizar los procesos lo más rápido posible, teniendo actualmente como tiempo promedio máximo 8 días, a partir de la llegada del medio de transporte con la mercancía hasta la salida autorizada por el SENAE. Estos 8 días dependen del canal de aforo que se establezca si el aforo es automático se cumplen pero si es orto tipo de aforo puede variar, el tipo de aforo se expresa en la notificación de aceptación que envía la aduana, luego de transmitida y validada la declaración y se puede verificar en la parte de TRÁMITES OPERATIVOS en la sección 1.9 Integración de trámites. Esta notificación esta muestra los siguientes datos:

• Número de pago
• Número de declaración
• Canal de Aforo
• Fecha de aceptación.

De acuerdo a los resultados que se muestran en el siguiente cuadro la mayor demora se produce en la parte dos del proceso, es decir desde que la mercancía ingresa al almacén temporal hasta cuando se produce la transmisión de  la declaración, por tal razón la Aduana emitió una resolución que regirá desde el Lunes 22 de Abril del 2013, donde se establece que si la DAI se transmite hasta dos días posteriores el canal de aforo será el AUTOMÁTICO; tomando en consideración el perfil de riesgo que maneja la aduna conjuntamente con la validación de datos transmitidos, pero si la declaración se transmite hasta cuatro días posteriores el canal de aforo que se asignará será el DOCUMENTAL o ELECTRÓNICO, pero si la declaración se emite posterior a los cuatro días perderá el canal de aforo AUTOMÁTICO y se precederá al aforo físico de las mercancías.

FUENTE: http://www.aduana.gob.ec/contents/nov/news_letters_view.jsp?pg=1&anio=2013&codigo=116&proceso=&estado=&boletinNum=&ano=&desc=&fromFecha=&toFecha=

COMENTARIO: Es importante que todos los operadores de Comercio exterior estén muy pendientes de los tiempos de transmisión de sus declaraciones con el fin de optimizar sus tiempos de nacionalización, el sistema ECUAPASS brinda todas las herramientas simplemente hay que saber usarlas en beneficio del propio operador. Sin duda alguna es que los resultados permiten evaluar procesos y en este caso determinar cuál es la fase que genera retraso en los procesos, permite tomar decisiones y sin duda alguna la nueva aplicación del canal de Aforo obliga al OCES a realizar las transmisiones en un tiempo menor si no quiere que se produzca una segunda instancia de pago por los diferentes servicios que la Aduana le presta hasta que el aforo se ejecute y el monto incrementará en caso de existir diferencias.

De acuerdo a la planificación de actividades del SENAE, se estableció para el mes de Abril, la habilitación y el funcionamiento total de todos los campos que contiene el ECUPASS y la VUE, como ya es conocido desde la semana anterior se integró totalmente el  MMRREE (Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración) y se habilitó el trámite para la solicitud de Solicitud de Autorización de Reexportación, Importación, Solicitud de Autorización para la Importación y Desaduanamiento para Menaje de Casa, todo esto vía electrónica desde la Ventanilla Única. Ahora para agilitar aun más el proceso de despacho de las mercancías; los pagos al SENAE desde este lunes 16 de abril de 2013  se realizaran en cualquier institución del sistema financiero Ecuatoriano que tenga convenio directo como el SENAE.

Hasta hace una semana los Operadores de Comercio Exterior y quienes por cualquier concepto adeudaban valores a la Aduna, los cancelaban con depósitos en dos cuentas del Banco de Guayaquil, manteniéndose esta modalidad de pago utilizaba con el SICE, pero desde este lunes se descentraliza esta modalidad de pago. En el caso del despacho de mercancías los OCES deberán imprimir la Liquidación de Pago, la misma que se habilita luego de recibir la notificación de la aceptación del trámite, para luego acercarse a cancelar el valor adeudado en las diferentes instituciones del sistema financiero habilitadas para este proceso como lo son:

• Banco de Guayaquil
• Banco de Machala
• El Banco del Pacífico
• Banco Internacional
• Banco Bolivariano
• Banco del Pichincha y
• Produbanco.

Cabe aclarar que no solo es para el caso de los despachos aduaneros, sino para el caso de todos los haberes que los Oces y público en general mantenga con la aduana, por ejemplo en el caso de las garantías en efectivo, que de igual manera su pago se realizaba en el Banco de Guayaquil, ahora se pueden efectuar los pagos en las entidades anteriormente mencionadas, presentando la Liquidación de pago emitida en el mismo sistema Ecuapass, pero especificará  que se trata de una Garantía en Efectivo.

Esta opción para lo concerniente a pagos se encontrará totalmente habilitada en el  módulo “Liquidaciones Manuales Financieras”, es importante que se verifiquen las nuevas opciones de rubros a pagar ya que constantemente se producen adiciones en el Sistema para integrar completamente los procesos. Lo interesante es que continuamente se están palpando las ventajas reales de la utilización del nuevo sistema tanto por los Operadores como por el SENAE, es muy significativo que todo un proceso se integre totalmente, es por esto que se lleva un monitoreo constante del funcionamiento de las nuevas herramientas implementadas tratando minimizar al máximo las molestias a los Usuarios.

FUENTE: http://www.aduana.gob.ec/news/news_letters.action

COMENTARIO: La descentralización de los procesos, permite la agilización de procesos y  la entrada de nuevos actores, en el país contamos con reconocidas instituciones Financieras que no pueden ser excluidas de un cambio tan importante como lo es la EFICIENCIA DE LOS PROCESOS ADUANEROS, ahora los Operadores cuentan con diversas opciones para el pago de sus haberes a la Aduana por cualquier concepto. Esto armoniza de mejor manera el proceso, inclusive evita la demora al momento del pago. El SENAE ya no acapara todas las etapas del proceso aduanero, delega (varias entidades) y monitorea el eficiente desarrollo del proceso, sin duda alguna la mejor manera de disminuir tiempo y por ende gastos innecesarios.  

El Banco Central del Ecuador y el Consejo de la Judicatura firmaron un convenio el pasado 30 de agosto del 2011 con el que se promueve el uso de la firma electrónica. El objetivo principal es la eliminación de documentos físicos optimizando cualquier gestión o trámite que se pretenda realizar, así como también fomentar el uso e implementación de las nuevas tecnologías y promover su uso en el país como una herramienta válida para suscribir los documentos.

Desde ese entonces hasta la actualidad el uso de la firma electrónica se ha convertido en un tema obligatorio y por ende de suma importancia, si se considera que ahora se aplica por los usuarios de entidades públicas como:

• El Servicio de Rentas Internas (SRI).- declaraciones de formularios, anexos y devoluciones
• Aduana del Ecuador (SENAE).-  interactuar con el sistema ECUAPASS
• Portal de Compras Públicas (INCOP).- facturar y firmar contratos electrónicamente 
• Instituto Ecuatoriano de Normalización (INEN).
• Superintendencia de Compañías del Ecuador.- firmar estados financieros
• Corporación Nacional de Telecomunicaciones.

según datos de la Dirección de Certificación del Banco Central del Ecuador (BCE) el uso de esta nuevo forma de firmar mediante certificados digitales, creció en un 400% (2010 -2012). Hasta el 2008 su uso en empresas públicas y privadas solo representaba un 10%, la explicación de estas cifras es que hasta el 2008 solo se aplicaba para procesos documentales en la mayoría de casos en empresas privadas, pero en el 2010 se empieza a incorporar como requisito indispensable para realizar trámites on-line en entidades públicas, incluyendo la Aduana; como es bien conocido la obtención del certificado de firma electrónica en un dispositivo tipo TOCKEN es el primer requisito para que los OCES puedan registrarse como Usuarios dentro nuevo sistema de la Aduana ECUAPASS. Al convertir a esta nueva herramienta en un elemento obligatorio determinó que la cifra de uso se incremente notablemente en estos últimos años.

El Servicio de Rentas Internas (SRI) por su parte desde el mes de febrero de este año implementó de manera opcional un esquema para que los contribuyentes puedan emitir comprobantes electrónicos (facturas, comprobantes de retención, notas de crédito y de débito y guías de remisión), los cuales tendrán vigencia indefinida a diferencia de los comprobantes físicos que duran un año, para acceder a este servicio los interesados deben estar al día en sus obligaciones y tener un certificado digital de firma electrónica vigente.

Otro dato importante para mencionar es que hasta 2009 el país ha hecho uso de un 50% menos de papel de impresión, todo esto debido directamente a la utilización de la rúbrica electrónica, lo que en cantidades monetarias ha significado un ahorro de cerca de los 20 millones, y lo más importante el beneficio ecológico debido a que por lo menos 6.000 árboles no se talaron. 

COMENTARIO: El término de obligatoriedad al que hace referencia este artículo, es debido a la importancia que en estos últimos 3 años ha tenido la utilización de la firma electrónica. La mayoría de entidades públicas promovieron su utilización y ahora no solo se lo hace por que sea un requisito sino por las ventajas en cuanto a seguridad, agilidad y tecnología que brinda esta herramienta. Para concluir el certificado de firma electrónica abre la puerta para el manejo de nuevas aplicaciones como la factura electrónica que sin duda alguna permiten agilizar procesos.

FUENTE:

http://www.hoy.com.ec/noticias-ecuador/firma-electronica-puesta-en-marcha-497197.html

http://www.lahora.com.ec/index.php/noticias/show/1101310891/-1/La_firma_electr%C3%B3nica__empieza_a_generalizarse.html#.UWHfgpPdctE

http://www.eluniverso.com/2013/02/06/1/1356/sri-permite-uso-comprobantes-electronicos.html

Una de los primeros pasos para tener acceso a la Ventanilla Única del ECUAPASS es registrarse como usuario, para esto el sistema ha creado diversas “Solicitudes de Uso”, que permiten identificar y categorizar al Usuario del portal y por ende tendrá acceso a las opciones necesarias, de acuerdo al entorno bajo el cual realice sus operaciones de comercio exterior.

Si bien es cierto dentro de una organización existe una jerarquía, el Representante Legal de la misma es quien debe registrarse como OCE, pero también existen personas que son las encargadas directas de las Operaciones de Comercio Exterior, a estas personas el portal las categoriza como “Empleados”. Ellos deben obtener el certificado de firma electrónica (Tocken) y registrarse mediante la “solicitud de uso empleado”, para poder tener acceso al portal EUCAPASS, la VUE y elaborar los e-docs.

SOLICITUD DE USO EMPLEADO: Permite a un empleado de una persona natural con RUC y de una persona jurídica, tener acceso al portal ECUAPASS, para realizar trámites pertinentes a operaciones de comercio exterior siempre y cuando sean en nombre del representante (Empleador).

Como parte inicial de la Solicitud de uso Empleado, se encuentra la sección de Información de la Empresa, dentro de la cual están campos con el RUC de la empresa a la que pertenece el Empleado, con el fin de establecer un vínculo de dependencia ante la Aduana. A continuación está la sección de Información del empleado, en donde además de los datos personales del mismo se encuentra un campo denominado Posición; siendo este un menú desplegable con dos opciones:

• Empleado o
• Auxiliar

Es importante aclarar que los Agentes de Aduana son personas naturales con RUC, por lo que su registro será en a través de la “Solicitud de Uso Representante”, pero también aparece otra figura que son los Auxiliares de los Agentes de Aduana. Estos dentro del ECUAPASS deben registrarse a través de la “Solicitud de Uso Empleado”, pero cambiando el campo Posición a la opción “Auxiliar”.

En el caso de esta solicitud la aprobación no es inmediata por el sistema, la solicitud debe pasar por el representante o (Empleador) quien será el que autorice la misma. Al representante dentro de la sección de Avisos de la ventanilla única, le aparece la solicitud enviada por su Empleado o Auxiliar, para la aprobación de la misma este tiene dos opciones:

• Habilitar el acceso a determinadas opciones dentro de la ventanilla única o
• Restringir totalmente las opciones de la misma: Esto no quiere decir que rechaza la solicitud, por el contrario la solicitud se acepta pero quedan restringidos los campos especialmente para la elaboración de e-docs.

FUENTE: https://www.youtube.com/watch?v=ofUqT86w-8k

   https://www.youtube.com/watch?v=tYAIf5cqbVg&feature=endscreen&NR=1

CONCLUSIÓN: La ventaja indiscutible que otorga el portal al categorizar a los Usuarios es delimitar el acceso a información específica;  ya que como se explicó, para la aprobación de una la solicitud enviada por un empleado, primero debe ser el representante (de la persona jurídica o natural a la que dice pertenecer el empleado) quien autorice la aprobación de la misma, concluyendo así el proceso de registro del Empleado o Auxiliar.

Ya se encuentran a disposición del público en general  varios softwares, que permiten realizar con mayor facilidad la transmisión electrónica de dato, esto mediante el uso de varias herramientas incluidas en estos programas, la creación de los mismos es con el único fin de optimizar recursos; tiempo, personal  y uso del Portal ECUAPASS.

El Servicio Nacional de Aduanas mediante un comunicado informo detalladamente la nueva codificación utilizaran los e-Docs de Carga y los e-Dos de despacho. Una de las características de esta nueva codificación es la letra final del código de entrega de los e-Doc´s si este fue ejecutado en el portal el código concluye con la letra “P” y si fue realizado por un Software externo el código concluye con la letra “S”.

Estos softwares se crearon luego de una evaluación de todas las características y facilidades que el sistema ECUAPASS brinda y también las que no brinda. Una de las características importantes que exige el Portal, es el ingreso de datos y cálculos POR ITEM O PRODUCTO y no solamente por PARTIDA ARANCELARIA O SERIE, esta característica ya está implementada en estos programas.  Así también el Portal permite en la parte más complicada del registro del trámite; el ingreso de las información de los ítems y de los Documentos de Acompañamiento, subir dicha información desde un archivo Excel, estos Softwares mediante una aplicación JAVA permite realizar con mucha facilidad y con varias herramientas de replicación, reemplazo y cálculo, el registro de la información de los ítems y de los documentos de acompañamiento.

Cabe recalcar que existen algunas ventajas adicionales al momento de comprar un Software externo para la Trasmisión electrónica de datos, las mismas que se detallan a continuación:

• Utiliza tecnologías de desarrollo compatibles con sistemas operativos como Windows, Linux, y Mac.
• Actualizaciones mediante Internet
• Asistencia y capacitación para el usuario
• Prorratea valores del Flete y del Seguro de los ítems
• Genera el archivo Excel requerido para subir la información de los documentos de acompañamiento al ECUAPASS.
• Permite definir varios Agentes y varios Usuarios del sistema. Etc.

FUENTE: Revista PLUSVALOR, edición 14, pag 43.

COMENTARIO: el nuevo sistema ECUAPASS que reemplazo al antiguo SICE y el uso de la VUE, se han convertido en una herramienta que facilita la trasmisión de datos de despacho y carga, pero siempre las empresas y Usuarios tratan de ahorrar recursos y si se crean  herramientas que permitan este objetivo, resulta un costo y no un gasto ya que la inversión inicial por la compra del Software se viene a recuperar con el ahorro de recursos e incluso en el tiempo amplían los ingresos. Ahora bien esto resultará si los programas cumplen con los estándares que maneja y exige la Aduana.

Al realizar una evaluación del sistema ECUAPASS, desde su implementación en octubre del 2012 hasta la actualidad, se puede evidenciar dos puntos con importantes cambios y mejoras:

• Correcta utilización de los INCOTERMS; y
• Cálculos exactos de tributos

Dentro del primer punto se puede acotar que con el antiguo sistema SICE, la base imponible para calcular los tributos era el CIF (Costo, seguro y Flete), pero este en realidad se refiere a un término de negociación, por lo que se podía incurrir en errores de conceptos técnicos. Ahora con el nuevo sistema ECUAPASS el término de negociación consta en cada factura y  la base imponible para el cálculo de los tributos se define como el  VALOR EN ADUANA; este se compone de adiciones y deducciones de varios  valores dependiendo del término de negociación.

El segundo punto está íntimamente ligado con el primero, ya que definido correctamente el término de negociación, se puede determinar el Valor en aduana para el respectivo cálculo de tributos que ahora se hace por cada mercancía o por ítem; terminología utilizada dentro de la VUE del ECUAPASS, dando como resultado una autoliquidación de tributos más exactos.

Por lo tanto la implementación del nuevo sistema ECUAPASS además de cumplir con el objetivo principal que es la agilización de procesos mediante la eliminación de trámites físicos, también permitió corregir ciertos errores contenidos en el antiguo sistema SICE; evidenciando la necesidad imperante de este cambio.

FUENTE: http://e-comex-plus.com/noticias/importaciones

CONCLUSIÓN: Es de primordial importancia que los estándares de cálculo que plantea el nuevo sistema  ECUAPASS sean de completo conocimiento y manejo entre los OCE´s, con la única finalidad de que los mismos puedan gestionar sus presupuestos de importación, así como también determinar el costo exacto de pago de tributos aduaneros. 

A partir del día domingo 3 de marzo el sistema informático SICE ya no podrá ser utilizado para continuar los trámites aduaneros de importación y exportación para los regímenes aduaneros que están habilitados en dicho sistema. Únicamente los trámites para regularización de exportaciones se podrán realizar en el SICE por un período de tiempo limitado. Previo a esto, el día Sábado  2 de Marzo a partir de las 23:00  hasta las 06:00 am del día domingo 3 de marzo; se realizaron trabajos de mejoras en los sistemas informáticos aduaneros, por lo que, los servicios de SICE,  Intercambio Electrónico, ECUAPASS, Ventanilla Única y Courier, fueron suspendidos temporalmente por ende las operaciones y envíos electrónicos debían realizarse antes del horario establecido. 

El periodo de transición del SICE al ECUAPASS en exportaciones sera hasta el 30 de marzo de 2013, con el fin de estabilizar las actividades aduaneras UNICAMENTE de trámites relacionados con el proceso de carga y despacho de exportaciones de los embarques realizados entre el 22 de Octubre de 2012 hasta el 28 de Febrero del 2013 inclusive.

Por lo tanto a partir del día lunes 04 de marzo del presente todos los trámites de Regímenes Especiales  deberán ser realizados a través del sistema ECUAPASS, esto incluye trámites de compensaciones, cambios de régimen, prórrogas de regímenes especiales que se encuentren registrados en el SICE. El procedimiento para regularización será comunicado oportunamente.

Los funcionarios aduaneros que mantengan pendientes trámites del SICE deberán atenderlos prioritariamente a fin de que sean finalizados en el propio sistema.

FUENTE:http://www.aduana.gob.ec/news/news_letters.action

COMENTARIO: El proceso de transición del SICE al ECUAPASS, ha registrado demoras evidentes, en especial en temas de exportaciones, por lo que incluso se han realizado prórrogas a los plazos ya establecidos en su momento, esto sin lugar a duda ha generado muchos inconvenientes a los Operadores, por lo que la aduana ha extendido números de contacto telf. 04-2480-640  ext. 1426/1428 ( Centro de Computo del SENAE) e incluso un correo electrónico operador@aduana.gob.ec; para de esta manera solventar cualquier requerimiento luego del período de "mejoras en los sistemas informáticos aduaneros".