Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación. La cual que se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas  de la capital de cada provincia, esto por medio del Banco Central del Ecuador y por medio de servicios privados como Security Data.

Banco Central del Ecuador

Es una institución pública que tiene como función, facilitar los pagos y cobros que todas las personas realizan en efectivo, o a través del sistema financiero privado.

Es por esto que en el marco de la política pública de la simplificación de trámites, abrió el servicio de emisión de certificados de firma electrónica, para agilizar las transacciones, para obtener este certificado se establecen varios pasos.

• Persona Natural: Necesitan documentos como, digitalizado de Cédula o pasaporte a Color, digitalizado de Papeleta de votación actualizada,  digitalizado de la última factura de pago de luz, agua o teléfono. Para ECUAPASS, para Agentes de Aduana o importadores/exportadores, es obligatorio ingresar su número de RUC en el formulario de solicitud. En cuanto al SRI, las personas naturales que utilicen el esquema de facturación electrónica deben ingresar su número de RUC en el formulario de solicitud.
• Persona Jurídica: Necesitan documentos como, la empresa debe estar previamente registrada en el sistema, conocer el número de RUC de la empresa, digitalizado de Cédula o pasaporte a Color, digitalizado de Papeleta de votación actualizada, digitalizado del nombramiento o certificado laboral firmado por el Representante Legal, digitalizado de la Autorización firmada por el Representante Legal.
• Funcionario Público: Necesitan documentos como: certificado digital como persona natural, es decir no podrán solicitar emisión o renovación de certificados como funcionarios públicos, pago y emisión de certificados en contenedores (token, archivo y roaming) se los realizará exclusivamente en las oficinas del Registro Civil, autorizadas por la Entidad de Certificación Banco Central del Ecuador; y se tramitarán a través del portal web (eci.bce.ec), certificado de Persona Jurídica o Representante Legal para realizar estas actividades.

Conclusión:

Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas de la capital de cada provincia,  por medio del Banco Central del Ecuador o Security Data, cuando se trate de firmas para importadores y exportadores y el Consejo de la Judicatura para sistemas del Ministerio de Salud Pública.

Recomendación:

Si se requiere obtener el Token de forma rápida la mejor opción es Security Data, pero si buscamos reducir costos la mejor opción será a través del Banco Central, estas dos instituciones están dirigidas a importadores y exportadores, mientras que el token del Consejo de la Judicatura está dirigido para el uso en el Sistema del Ministerio de Salud Pública.

Referencias:

- Registro Civil Ecuador. (12 de septiembre del 2016). Firma Electrónica. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=M56rwEOcUf0

- ICERT-EC. (20017). Tarifas certificados firma electrónica. Recuperado de: https://www.icert.fje.gob.ec/tarifas

- Banco Central del Ecuador. (2020). Trámites BCE. Recuperado de: https://www.bce.fin.ec/index.php/servicios-bancarios

Security Data. (2019). Firma electrónica de Ecuador. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/#tabs_...

Firma Electrónica es un mecanismo electrónico mediante el cual se añaden ciertos códigos a un archivo electrónico para asegurarlo, de aquí, que las transacciones electrónicas deben garantizar a los usuarios principalmente seguridad y confianza, características que son propias de las firmas manuscritas y a las que deben responder las Firmas Electrónicas. A su vez el titular de la firma electrónica está obligado a cumplir varias normas.

Desarrollo:

La Ley de Comercio Electrónico del Ecuador y el Reglamento a esta Ley, contienen normas que hacen referencia a estas obligaciones, el artículo 17, de la Ley, determina que el titular de la Firma Electrónica tiene las siguientes obligaciones:

1. Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la Firma Electrónica;
2. Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias, para mantener la Firma Electrónica bajo su estricto control y evitar toda utilización no autorizada;
3. Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada indebidamente;
4. Verificar la exactitud de sus declaraciones;
5. Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma, cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su utilización, salvo que el destinatario conociere de la inseguridad de la Firma Electrónica o no hubiere actuado con la debida diligencia;
6. Notificar a la entidad de certificación de información los riesgos sobre su firma y solicitar oportunamente la cancelación de los certificados; y,
7. Las demás señaladas en la Ley y sus Reglamentos.

Lo importante de las obligaciones enumeradas, es que estas se encuentran enmarcadas dentro de los esquemas que plantea la normativa internacional sobre Firma Electrónica, y se resumen básicamente en dos puntos:

1. Consiste en la responsabilidad del titular sobre el uso autorizado de la firma, y del que no ha sido autorizado, siempre y cuando actúe de buena fe. Lo expresado tiene relación con el hecho de que el certificado de firma vincula a ésta con el titular, que a su ves tiene concordancia con el literal h) del artículo 22, de la Ley de Comercio Electrónico, donde se determinan los requisitos del certificado de Firma Electrónica, tales como señalar las limitaciones para el uso del certificado de la firma, ya que si hubo uso indebido del objeto de la firma, éste será responsabilidad de la entidad de certificación que será sancionada de acuerdo a la Ley
2. Tiene relación con la seguridad de la firma, así, es obligación del titular de la firma, de existir algún inconveniente con ésta comunicar a la entidad de certificación de información y a los usuarios de la misma, debiendo también suspender inmediatamente cualquier tipo de transacción. La Ley de Comercio Electrónico remite a su Reglamento, en este caso hay concordancia con el inciso primero, del artículo 19, de este último, pero no facilita su comprensión para la aplicación, ya que no se determina nada al respecto de las obligaciones del titular de la Firma Electrónica, a no ser de las obligaciones citadas anteriormente en el artículo 17, de la Ley; más bien se determina que se deberán considerar también como obligaciones, las previstas en las Leyes por el empleo de la firma manuscrita.

El inciso segundo del artículo 19, del Reglamento a la Ley78, contempla que la Superintendencia de Telecomunicaciones, desarrollará los mecanismos, políticas y procedimientos para auditar técnicamente la actividad de las entidades bajo su control. Se complementa lo dicho con el análisis que se realiza en el título 3.2 del capítulo tercero, es por esto que considerar el contenido del artículo 19, no guarda concordancia con el tema de las obligaciones del titular de la Firma Electrónica, ya que en el segundo inciso de este artículo trata de las auditorias técnicas a las entidades de certificación, interpretando esta situación como un desfase dentro de la normativa nacional que deberá ser corregido o reformado.

Conclusión:

Las obligaciones principales de las personas que obtienen la firma electrónica según la Ley de Comercio Electrónico del Ecuador y el Reglamento son: cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la Firma Electrónica; actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias; notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada indebidamente; verificar la exactitud de sus declaraciones; responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma, cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su utilización; notificar a la entidad de certificación de información los riesgos sobre su firma y solicitar oportunamente la cancelación de los certificados.

Recomendación:

El Consejo Nacional de Telecomunicaciones CONATEL, organismo encargado de la regulación, autorización y registro de las entidades de certificación acreditadas, tiene plenamente determinadas sus funciones en la Ley de Comercio Electrónico, este organismo se encuentra en actividad respecto de sus funciones, y para el cumplimiento de éstas ha expedido el Reglamento para la Acreditación, Registro y Regulación de Entidades habilitadas para prestar servicios de Certificación de Información y Servicios Relacionados, sin embargo se ha llegado a determinar que en nuestro país no existen entidades de certificación que se encuentren trabajando.

Referencia:

Tobar Estrella Mario. (2006). Firmas electrónicas y su régimen de aplicación, análisis de la normativa en el Ecuador. Recuperado de: https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/2437/1/T0365-MDE-Tobar-Firmas%20electr%c3%b3nicas.pdf

Es importante conocer que nos dice la legislación sobre el uso de la firma electrónica de esta forma se podrá conocer las normativas  a las que un importador/exportador está sujeto cuando decide obtener esta firma.

Desarrollo

Consideramos importante iniciar señalando lo que la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensaje de Datos en el artículo 13, referente a la Firma Electrónica determina: “Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos.”

El Reglamento a la Ley en el artículo 10, determina: “Elementos de la Infraestructura de Firma Electrónica.- La Firma Electrónica es aceptada bajo el principio de neutralidad tecnológica. Las disposiciones contenidas en la Ley 67 y el presente Reglamento no restringen la autonomía privada para el uso de otras firmas electrónicas generadas fuera de la infraestructura de llave pública, ni afecta los pactos que acuerden las partes sobre validez y eficacia jurídica de la Firma Electrónica conforme a lo establecido en la Ley y el presente Reglamento.”

De los artículos citados se desprenden dos cosas, a saber: La primera, que la normativa ecuatoriana habla de Firma Electrónica, y como está redactada la definición, confiere seguridad y certeza en la integridad y autenticidad del mensaje, características de la firma digital y, la segunda, que se habla de neutralidad tecnológica, que siguiendo con la teoría de la neutralidad tecnológica propugnada por la UNCITRAL, tenemos que se ha interpretado tal teoría por la no definición de estándares tecnológicos en las legislaciones internas, ya que con el avance de la tecnología, la ley puede quedar obsoleta en cuestión de meses, situación última que responde a la necesidad de que la Ley tenga vigencia en el tiempo a pesar de los cambios tecnológicos.

En este momento es conveniente mencionar que en normativas sobre Firma Electrónica como la española y de la Comunidad Europea dan lugar a que se clasifique como Firma Electrónica y firma electrónica avanzada, además la única explicación plausible al mantenimiento de esas dos modalidades legales de firma, primero por el legislador español y luego por el comunitario, sería la de dejar abierta la posibilidad de utilizar posibles nuevas técnicas creadas por la ingeniería informática que concedan a la Firma Electrónica simple mayor grado de fiabilidad que el ofrecido en el estado actual de los sistemas de creación y verificación superando la encriptación de clave doble y sustituyéndola por dispositivos de creación y verificación que alcancen mayor seguridad.

Remitiéndonos a la concepción de la Firma Electrónica contenida en la normativa ecuatoriana, ésta nos da a entender que dicho instrumento identifica a su titular (autenticidad), y de éste con el mensaje de datos (integridad), y que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos (no repudio), de esta forma “Si la autenticidad prueba quien es el autor de un documento y cual es su destinatario, el “no repudio” prueba que el autor envió la comunicación y que el destinatario la recibió”, en otras palabras, la Firma Electrónica cumpliría las principales funciones que se atribuyen a la firma manuscrita sobre un documento en papel.

En cuanto a la confidencialidad, entendida ésta como la seguridad (no accesible) que un mensaje debe tener frente a terceros, en la legislación ecuatoriana, el Reglamento a la Ley no restringe la autonomía privada para el uso de otras Firmas Electrónicas generadas fuera de la infraestructura de llave pública (neutralidad tecnológica), así también estaría permitiendo el uso de firmas basadas en el sistema de criptografía simétrico que como ya se ha indicado no permite se presente la confidencialidad sin embargo, aquí cumplen un papel muy importante las entidades de certificación de información.

Conclusión:

Al igual que la normativa internacional, la Ley de Comercio Electrónico ecuatoriana contiene a la Firma Electrónica, es así como en relación con los documentos electrónicos cumple con las principales funciones atribuidas a la firma manuscrita, identifica al autor (autenticación) y verifica que el mensaje no haya sido alterado después de firmado (integridad); en complemento a lo expresado, el Reglamento a la Ley contiene la teoría de la neutralidad tecnológica respaldada, que no restringe el uso de otras Firmas Electrónicas concebidas fuera de la infraestructura de clave pública, situación última para que la Ley tenga vigencia en el tiempo ante el cambio de la tecnología.

Recomendación:

El sistema comercial sustentado en papel se encuentra viviendo la transición a un comercio electrónico de documentos y Firmas Electrónicas, que deben ofrecer a sus usuarios la misma seguridad jurídica del sistema comercial respaldado en papel. Es así, que se debe crear una legislación completa y segura en Ecuador que norme correctamente Firma Electrónica, o firma digital; de tal forma que el importador y exportador puedan hacer uso sin temor del secuestro de datos o falsificación.

Referencia:

Tobar Estrella Mario. (2006). Firmas electrónicas y su régimen de aplicación, análisis de la normativa en el Ecuador. Recuperado de: https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/2437/1/T0365-MDE-Tobar-Firmas%20electr%c3%b3nicas.pdf

La Firma Electrónica es una de las herramientas que permite que se haga efectivo el comercio electrónico, que en un sentido amplio es toda transacción realizada a través de redes electrónicas de información conocidas en la actualidad como el Internet, es así como también se concibe en la normativa internacional y en la normativa ecuatoriana y la distinción entre firma electrónica y firma digital que veremos a continuación:

Desarrollo

• Firma Electrónica

Por Firma Electrónica se entiende: “Es un mecanismo electrónico mediante el cual se añaden ciertos códigos a un archivo electrónico para asegurarlo.”, de aquí, que las transacciones electrónicas deben garantizar a los usuarios principalmente seguridad y confianza, características que son propias de las firmas manuscritas y a las que deben responder las Firmas Electrónicas. Sobre éstas no hay un criterio único de denominación, es así como en las normativas existentes sobre el tema se habla de Firma Electrónica, firma digital y firma electrónica avanzada; consideramos al igual que Mauricio Devoto que acertado es definirla de la siguiente forma: “El término Firma Electrónica sería un término genérico y tecnológicamente neutro, y haría referencia al universo de métodos por los que se podría “firmar” un documento electrónico. Estas firmas podrían tomar diversas formas y ser creadas por medio de diferentes tecnologías. Serían firmas electrónicas por ejemplo, el nombre de una persona colocada al final de un correo electrónico, la imagen digitalizada de una firma manuscrita agregada a un documento electrónico, un código secreto o PIN, un identificador basado en un mecanismo biométrico, y, finalmente, una firma digital creada por medio del uso de criptografía de clave pública.”

La Firma Electrónica como se encuentra definida en la mayor parte de las normativas del mundo es un término genérico, por lo cual también se contempla dentro de éstas a la firma digital, así cuando se define la Firma Electrónica se hace en un sentido de neutralidad tecnológica, que permite anticiparse al avance de la tecnología donde podrían presentarse otro tipo de firmas que no sean la firma digital o de clave pública.

• Firma digital

Asimilar en un inicio lo que es una firma digital no es fácil para una persona sin bases en el tema, “Si la definición de ´firma` de por sí envuelve muchas complicaciones, la de ´firma digital` todavía mas”, la firma digital es aquella que se basa en el uso de la criptografía asimétrica que es una especie de Firma Electrónica caracterizada por agregar elementos de seguridad que la Firma Electrónica no posee, “ello es así porque la firma digital cumple, en relación con los documentos electrónicos, las principales funciones que se atribuyen a la firma manuscrita sobre un documento en papel; a saber, permite identificar al autor del escrito – autenticación- y constatar que el mensaje no ha sido alterado después de su firma integridad”

Otra característica de la firma digital es que da lugar al no rechazo o no repudio, es decir, que las partes que intervienen no pueden negar su actuación y, finalmente es garantía de confidencialidad; esto se traduce en ciertos servicios que están contemplados en las normativas sobre el tema y que protegen los datos al acceso de terceros no autorizados, pero desde ya podemos decir que específicamente se refiere al certificado de Firma Electrónica y entidades de certificación que se encuentran regulados en la Ley de Comercio Electrónico ecuatoriana y que desarrollaremos en el segundo capítulo.

Además, se debe indicar que en normativas como de la Unión Europea y de los Estados Unidos de Norteamérica, las Firmas Electrónicas tienen otra concepción en cuanto a su clasificación, concibiéndolas como Firmas Electrónicas y firmas electrónicas avanzadas, “Al fin y al cabo, la firma avanzada es aquella que confiere seguridad y certeza en la integridad, autenticidad u autoría del mensaje. No es más que aquella Firma Electrónica cuya eficacia ha sido comprobada por la autoridad competente y por la entidad técnica dedicada a esas actividades”, éstas son equiparables a la firma digital, además se puede decir que a pesar de que ciertas normativas la conciben así, indirectamente mantienen vigentes a las firmas electrónicas, aduciendo una neutralidad tecnológica, y argumentando que con el avance de la tecnología podrían presentarse otro tipo de Firmas Electrónicas que garanticen más seguridad que la firma digital.

Conclusión:

Después de analizar la Firma Electrónica y la digital, consideramos prudente mencionar la distinción que entre los dos tipos de firma: “La gran diferencia estriba en que cuando se utilice la firma digital, se aplican presunciones juris tantum sobre la identidad del firmante y la identidad del documento que suscriba”. Para concluir, podemos decir que la mayor parte de autores coinciden en que la firma digital basada en la criptografía asimétrica, por el momento constituye el sistema más seguro y un paso fundamental para el comercio electrónico.

La Firma Electrónica al cumplir las funciones que se le atribuyen a la firma manuscrita, tiene la misma validez y se le reconocen los mismos efectos jurídicos que esta última, por lo que también debe ser admitida como prueba en juicio, sin embargo vemos la necesidad de concebir en nuestra normativa civil un instrumento público notarial informático, documento que sería al mismo tiempo documento informático y escritura pública notarial; de manera que según las necesidades de los diversos sectores jurídicos, la escritura pudiera otorgarse y autorizarse en papel o por medios informáticos, por ende debería también declararse a los notarios como una especie de entidad de certificación.

Recomendación:

El sistema comercial sustentado en papel se encuentra viviendo la transición a un comercio electrónico de documentos y Firmas Electrónicas, que deben ofrecer a sus usuarios la misma seguridad jurídica del sistema comercial respaldado en papel. Es así, como en el transcurso de este capítulo, trataremos de demostrar si es correcto que la legislación del Ecuador norme como Firma Electrónica, o firma digital; además, y en desarrollo de lo anterior, se determinará, sí nuestra normativa sobre el tema y su régimen de aplicación se encuentran acordes a la normativa internacional. Para el cual en un inicio se analizara a manera de antecedente los aspectos técnicos relacionados.

Referencia:

Tobar Estrella Mario. (2006). Firmas electrónicas y su régimen de aplicación, análisis de la normativa en el Ecuador. Recuperado de: https://repositorio.uasb.edu.ec/bitstream/10644/2437/1/T0365-MDE-Tobar-Firmas%20electr%c3%b3nicas.pdf

Para realizar el registro del Importador/Exportador con el dispositivo Token se necesita de los siguientes requisitos:

1. Contar con el  Registro Único de Contribuyentes ante el Servicio de Rentas Internas.
2. Adquirir el Certificado Digital para la firma electrónica y autenticación otorgado por las siguientes entidades:
   - Banco Central del Ecuador: http://www.eci.bce.ec/web/guest/
   - Security Data: http://www.securitydata.net.ec/
3. Instalación del sistema Ecuapass, para tal efecto se cuenta con un navegador basado en Mozilla Firefox, permite instalar y configurar complementos necesarios de JAVA, Flash Player y PKI automáticamente, el cual puede ser descargado desde el link:www.aduana.gob.ec/senae-browser-descargas/
4. Asociar cédula del representante legal
5. Asociar nombramiento del representante legal

Desarrollo:

Una vez que tengamos los requisitos, se requiere seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al sitio web https://ecuapass.aduana.gob.ec

2. Ingresar a Solicitud de Uso

3. Seleccionar el tipo de Solicitud de uso que corresponda

4. Ingresamos toda la información que solicita la ADUANA incluido el código de validación que se envía por correo electrónico por parte de la SENAE

5. Ingresar la información en el formulario correspondiente, cuando se requiere leer la información del certificado en la sección (Identificación única de certificado digital) seleccionar buscar:

6. Seleccionar TOKEN (aunque ya este seleccionado para que se despliegue otra ventana).
7. En la pantalla que se muestra seleccionar el modelo del Token Ecuador ePass3003, en el caso de que el TOKEN sea del Security Data.

En el caso de que el dispositivo TOKEN lo haya otorgado el Banco Central del Ecuador.

8. Seleccionamos CONFIRMAR y a continuación ingresamos el PIN DE USUARIO DEL TOKEN, seleccionamos el CERTIFICADO y damos clic en CONFIRMAR.

9.Se carga la información del Certificado y a continuación seleccionar REGISTRAR

Una vez realizada la solicitud de uso se recibe la confirmación de la aduana al correo electrónico señalado en la solicitud respectiva con la confirmación que el proceso se realizó en forma exitosa.

El usuario debe comprobar que su solicitud se encuentre en ESTADO RECEPTADO, en caso de que se mantenga en estado SOLICITUD ENVIADA, desistir y volver a ingresar la solicitud nuevamente.

Conclusión:

En conclusión, el procedimiento en cuanto al registro de operador de comercio exterior en el sistema informático Ecuapass para realizar transacciones de comercio exterior (importador/exportador), es el siguiente:

• Ingresar al sistema informático Ecuapass (http://www.ecuapass.aduana.gob.ec) y dar clic en la opción “Nuevo Registro”
• Seleccionar la opción “Solicitud de Registro de Usuario de Representante de Comercio Exterior" y registrar la siguiente información:

1. Información de Empresa
2. Datos del Representante Legal en el SRI
3. Información de Representante de Comercio Exterior
4. Información de Operación: Seleccionar la opción "Imp/Exportador"
5. Información de Certificado Digital

• Adjuntar la documentación correspondiente
• Registrar y firmar la solicitud de usuario de comercio exterior.

Recomendación:

Todas las personas naturales o jurídicas, ecuatorianas o extranjeras radicadas en el país que requieran realizar importaciones o exportaciones deben registrarse en el sistema informático ECUAPASS para que puedan realizar sus operaciones de comercio exterior, dicho registro es aprobado por la Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador. El registro de Importador/Exportador en el sistema Ecuapass no tiene costo, no obstante se deben considerar los valores de adquisición de la firma electrónica (Token) según cada entidad certificadora.

Referencias:

• Consorcio Heizer. (16 de junio del 2020). Registro de usuario en el sistema Ecuapass. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=axldqCVxquc
• Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria. (Junio 2014). Registro en el sistema Ecuapass para el uso de la ventanilla única Ecuatoriana. Recuperado de: https://www.controlsanitario.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/10/IT-E-DTRSNSA-007-Registro-en-el-Sistema-ECUAPASS-para-el-uso-de-la-Ventanilla-%C3%9Anica-Ecuatoriana-VUE-Publicable.pdf
• Security Data. (13 de marzo del 2012). Manual de usuario. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/wp-content/downloads/descargas/Manuales/Manuales%20de%20Instalacion/Manual%20de%20Usuario-%20Instalacion%20dispositivos%20y%20Registro%20Ecuapass.pdf
• Senae Aduana del Ecuador. (21 de diciembre del 2017). ¿Cómo registrar Representante Legal en Ecuapass?. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=GPX_a3M2JI4

 Autora: Margarita Aguagallo

Firmar documentos digitalmente acelera mucho determinados procesos administrativos y de negocios. La comodidad y ahorro de tiempo que supone evitar traslados, viajes, acudir a citas o reuniones presenciales es muy relevante. Saber cómo firmar electrónicamente un documento es esencial para poder aprovechar estas ventajas.

Existen diferentes formas de firmar un documento digital, todas ellas muy sencillas. Puedes utilizar el programa para escanear tu firma e incluir esta fácilmente en los documentos que lo precisen.

Desarrollo

1. Cómo firmar electrónicamente un documento PDF paso a paso

El formato PDF es uno de los más populares en la administración pública y en digitalización documental. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en PDF es necesario para poder operar con documentos oficiales en este formato. Y además, es muy útil para hacerlo en documentos privados. Pasos previos a firmar electrónicamente un documento por primera vez.

1. Instala en tu ordenador Adobe Acrobat Reader DC.
2. Ten escaneada tu firma digital.
3. Ten instalado en tu navegador en unos segundos un certificado digital para firmar documentos.

La primera opción: es firmar un documento por medio del dispositivo Token y de la aplicación FIRMAEC

          1. Descargar el archivo FirmaEC en: https://www.firmadigital.gob.ec/descargar-firmaec/

          2. Ingresar el TOKEN de Firma electrónica en el computador.

          3. Ingresar a la nueva plataforma descargada FimaEC.

          4. Hacer clic en TOKEN y presionar “Examinar”.

          5. Ingresar la contraseña personal.

          6. Dirigirse a “Documentos Seleccionados” y subir el documento que se desea firmar.

          7. Presionar en “Firmar” y hacer Clic en la parte del documento que se desea firmar.

          8. Una vez en el documento presionar “estampar.

          9. Y listo, se abrirá un cuadro de diálogo con el documento firmado para comprobar la ubicación de la firma.

La segunda opción: es firma un documento por medio de la aplicación Adobe Acrobat

1. Accede al documento que deseas firmar y clica con el ratón sobre herramientas para que aparezca la opción Rellenar y Firmar. Verás que, tras pulsarlo, te permite el acceso al botón Colocar firma.
2. Haz clic sobre el icono firma de la barra de herramientas. Verás que está representado por un puntero de pluma de escribir.
3. Selecciona “imagen” para acceder al archivo de imagen de tu firma escaneada.
4. Pincha en Aplicar y haz clic sobre el lugar en el que deseas colocar tu firma dentro del documento.

2. Cómo firmar electrónicamente un documento en Microsoft Office

Los documentos en Microsoft Office también son muy populares. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en este formato te permitirá trabajar también con documentos creados en programas tan populares como Word y con Excel.

1. Utiliza la opción de insertar una línea de firma en un documento para ubicarla en el lugar que deseas.
2. Haz doble clic sobre el cuadro de texto que se ha creado seleccionando el certificado de firma o la firma escaneada.
3. Guarda el documento si no hay que incluir más firmas.
4. Si el documento que has firmado requiere la firma de otra persona, debes solicitársela. Para ello envía el documento y cuando esta persona vea la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma podrá firmarla. Por seguridad, una vez dado este paso el documento será de sólo lectura de tal modo que sea imposible realizar modificaciones en su contenido. Si se edita, la certificación de la firma se perderá y habrá que volver a firmar el documento de nuevo.

Conclusión

La firma electrónica tiene la misma validez y los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio, además el único medio para que un documento digital tenga validez legal, es que deba ser firmado con firmas emitidas por ARCOTEL.

Recomendación

La importancia de la firma electrónica recae en que esta es una de las herramientas más útiles en la actualidad ya que otorga solución tecnológica que ofrece tanto seguridad como confianza a los documentos electrónicos.

Referencias:

• Sistema Nacional de Información. (2020). Descargar FirmaEC. Recuperado de: https://www.firmadigital.gob.ec/descargar-firmaec/
• Francisco Cabascango. (2019). Cómo firmar un documento electrónicamente. Recuperado de: https://tufacturero.ec/como-firmar-digitalmente-un-pdf-mediante-firmaec/
• Aparisi Miguel. (2020). Cómo firmar electrónicamente un documento en 4 pasos. Recuperado de: https://www.docunecta.com/blog/como-firmar-electronicamente-un-documento

Autora: Margarita Aguagallo

Para que una empresa pueda realizar actividades de importaciones, exportaciones y registros sanitarios, el portal de la aduana ECUAPASS-VUE exige que el representante legal de la empresa deba obtener la firma electrónica en token Epass 3003, una vez que él tenga la firma electrónica activa, podrán obtenerla los miembros de la empresa.

Desarrollo:

Pasos para instalar en un sistema operativo Windows:

1. El token funciona en los siguientes sistemas Operativos de 32 o 64 bits

• Windows XP
• Windows Vista
• Windows 7
• Windows Server 2003,
• Windows Server 2008
• Windows 8 y 8.1
• Windows 10

2. Proceso de Instalación

• Insertar el Token en el puerto USB de su computador.
• Se ejecutará un Asistente de Instalación, de no ser así, ir a MiPC o Equipo e ingresar en la unidad epass3003Auto y hacer click en epass3003.exe.
• Si el Sistema Operativo nos solicita algún permiso seleccionar Permitir o Aceptar.
• En la ventana que se muestra seleccionar Instalar, esperar y a continuación Terminar.
• Retirar el Token y Volver a conectar.
• Para cambiar la contraseña del dispositivo, Insertar el Token e ir a:

1. Menú Inicio
2. Todos los Programas
3. Security Data o ePass3003
4. ePass3003_SecurityData Administrador de Token

• Seleccionar LOGIN e ingresar el PIN DE USUARIO: 1234 (Cambiar el PIN), en caso que haya cambiado el PIN DE USUARIO en nuestras oficinas, colocar el NUEVO PIN.

Conclusión:

El portal de la aduana ECUAPASS-VUE  exige que para que una empresa pueda realizar estas actividades debe en primera instancia  obtener la firma electrónica en token Epass3003 el Representante legal, una vez que él tenga la firma electrónica activa, podrán obtenerla miembros de empresa.

Recomendación:

 Deberá mantener su TOKEN en un lugar seguro, en donde no pueda extraviarse o ser extraído por terceros, además deberá mantener su TOKEN en un lugar seco y alejado de grandes variaciones de temperatura y sobre todo no lo exponga a temperaturas extremas.

Referencias:

• Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria. (Junio 2014). Registro en el sistema Ecuapass para el uso de la ventanilla única Ecuatoriana. Recuperado de: https://www.controlsanitario.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/20...
• Security Data. (13 de marzo del 2012). Manual de usuario. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/wp-content/downloads/descargas/Manu... 
• Senae Aduana del Ecuador. (21 de diciembre del 2017). ¿Cómo registrar Representante Legal en Ecuapass?. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=GPX_a3M2JI4

La firma electrónica es un documento virtual que certifica la vinculación de la firma electrónica con una persona determinada; es la equivalencia de la firma manuscrita ya que tiene la misma validez legal y está amparada en la Ley de Comercio Electrónico, se puede usar para: facturación electrónica, ECUAPASS (Aduana del Ecuador), Gestión Documental Quipux, Compras Públicas, etc. Y los requisitos que se deben presentar para obtener la firma electrónica son los siguientes:

Desarrollo

• Persona Natural/válido de 1 a 5 años: Antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF, que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.

1. Ser persona física y mayor de edad. El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de validación en línea
2. Copia a color de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.
3. RUC (es obligatorio solo para  importadores/exportadores; para personas que vayan hacer facturación electrónica, y SERCOP . Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NATsiguiendo la ruta: General>Certificados tributarios>Reimpresión de ruc

• Representante Legal/válido de 1 a 5 años: Antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF, que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.

Para empresas REGULADAS por la Superintendencia de Compañías: El trámite es de carácter personal, a excepción de que solicite el servicio de validación en línea

1. Copia a color de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.
2. RUC electrónico. Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NAT siguiendo la ruta: General>Certificados tributarios>Reimpresión de ruc.

Para empresas NO REGULADAS por la Superintendencia de Compañías:  El trámite es de carácter personal, a excepción de que solicite el servicio de videoconferencia.

1. Copia original de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.
2. RUC electrónico. Puede descargarlo en la página del SRIhttps://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NAT ,siguiendo la ruta: General>Certificados tributarios>Reimpresión de ruc.
3. Copia a color del nombramiento vigente del representante legal.
4. Copia a color de la constitución o del documento equivalente de la Empresa solicitante.

• Miembro de Empresa/válido de 1 a 5 años: Antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF, que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.

Para empresas REGULADAS por la Superintendencia de Compañías: El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de validación en línea

1. Copia a color de la Cédula de Ciudadanía o pasaporte en caso de extranjeros del miembro de empresa.
2. Copia a color de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
3. Copia a color de la Autorización firmada por el representante legal, donde conste el número, nombre y cargo de todos los solicitantes de la Empresa, para la emisión del certificado de Firma Electrónica. Formato de carta de autorización
4. RUC electrónico . Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NAT siguiendo la ruta: General>Certificados tributarios>Reimpresión de ruc.

Para empresas NO REGULADAS por la Superintendencia de Compañías: El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de videoconferencia

1. Copia a color de la Cédula de Ciudadanía  o pasaporte en caso de extranjeros del miembro de empresa.
2. Copia a color de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
3. Copia a color de la Autorización firmada por el representante legal, donde conste el número, nombre y cargo de todos los solicitantes de la Empresa, para la emisión del certificado de Firma Electrónica. 
4. RUC electrónico . Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NATsiguiendo la ruta: General>Certificados tributarios>Reimpresión de ruc.
5. Copia a color  del nombramiento vigente del representante legal.
6. Copia a color de la constitución o del documento equivalente de la Empresa solicitante

• Funcionario Público/ válido de 1 a 5 años: Antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF,que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.

1. Ser persona física y mayor de edad. El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de validación en línea
2. Copia a color de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.

• Conclusión:

Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas  de la capital de cada provincia,  por medio del Banco Central del Ecuador o Security Data, cuando se trate de firmas para importadores y exportadores, además se requiere presentar los requisitos anteriormente presentados para  obtener la certificación de la firma electrónica.

• Recomendación:

Si se requiere obtener el Token de forma rápida la mejor opción es Security Data, pero si buscamos reducir costos la mejor opción será a través del Banco Central, estas dos instituciones están dirigidas a importadores y exportadores, mientras que el token del Consejo de la Judicatura está dirigido para el uso en el Sistema del Ministerio de Salud Pública.

• Referencias:

- Registro Civil Ecuador. (12 de septiembre del 2016). Firma Electrónica. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=M56rwEOcUf0

- ICERT-EC. (20017). Tarifas certificados firma electrónica. Recuperado de: https://www.icert.fje.gob.ec/tarifas

- Banco Central del Ecuador. (2020). Trámites BCE. Recuperado de: https://www.bce.fin.ec/index.php/servicios-bancarios

Security Data. (2019). Firma electrónica de Ecuador. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/#tabs_...

• Autora:Margarita Aguagallo

Firmar documentos digitalmente acelera mucho determinados procesos administrativos y de negocios. La comodidad y ahorro de tiempo que supone evitar traslados, viajes, acudir a citas o reuniones presenciales es muy relevante, por lo cual conocer cómo firmar electrónicamente un documento es esencial para poder aprovechar estas ventajas.

Existen diferentes formas de firmar un documento digital, todas ellas muy sencillas que se describirán a continuación.

Desarrollo

• Pasos para  firmar electrónicamente un documento PDF 

El formato PDF es uno de los más populares en la administración pública y en digitalización documental. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en PDF es necesario para poder operar con documentos oficiales en este formato. Y además, es muy útil para hacerlo en documentos privados.

Pasos previos a firmar electrónicamente un documento por primera vez

1. Instala en tu ordenador Adobe Acrobat Reader DC.
2. Ten escaneada tu firma digital.
3. Ten instalado en tu navegador en unos segundos un certificado digital para firmar documentos.

La primera opción: es firmar un documento por medio del dispositivo Token y de la aplicación FIRMAEC

1. Descargar el archivo FirmaEC en: https://www.firmadigital.gob.ec/descargar-firmaec/

2. Ingresar el TOKEN de Firma electrónica en el computador

3. Ingresar a la nueva plataforma descargada FimaEC.

4. Hacer clic en TOKEN y presionar “Examinar”.

5. Ingresar la contraseña personal

6. Dirigirse a “Documentos Seleccionados” y subir el documento que se desea firmar

7.Presionar en “Firmar” y hacer Clic en la parte del documento que se desea firmar y "Aceptar"

8. Una vez en el documento presionar “estampar

9. Se abrirá un cuadro de diálogo con el documento firmado para comprobar la ubicación de la firma

La segunda opción: es firma un documento por medio de la aplicación Adobe Acrobat

1. Accede al documento que deseas firmar y clica con el ratón sobre herramientas para que aparezca la opción Rellenar y Firmar. Verás que, tras pulsarlo, te permite el acceso al botón Colocar firma.
2. Haz clic sobre el icono firma de la barra de herramientas. Verás que está representado por un puntero de pluma de escribir.
3. Selecciona “imagen” para acceder al archivo de imagen de tu firma escaneada.
4. Pincha en Aplicar y haz clic sobre el lugar en el que deseas colocar tu firma dentro del documento.

• Pasos para firmar electrónicamente un documento en Microsoft Office

Los documentos en Microsoft Office también son muy populares. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en este formato te permitirá trabajar también con documentos creados en programas tan populares como Word y con Excel.

1. Utiliza la opción de insertar una línea de firma en un documento para ubicarla en el lugar que deseas.
2. Haz doble clic sobre el cuadro de texto que se ha creado seleccionando el certificado de firma o la firma escaneada.
3. Guarda el documento si no hay que incluir más firmas.
4. Si el documento que has firmado requiere la firma de otra persona, debes solicitársela. Para ello envía el documento y cuando esta persona vea la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma podrá firmarla. Por seguridad, una vez dado este paso el documento será de sólo lectura de tal modo que sea imposible realizar modificaciones en su contenido. Si se edita, la certificación de la firma se perderá y habrá que volver a firmar el documento de nuevo.

Conclusión

La firma electrónica tiene la misma validez y los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio, además el único medio para que un documento digital tenga validez legal, es que deba ser firmado con firmas emitidas por ARCOTEL.

Recomendación

La importancia de la firma electrónica recae en que esta es una de las herramientas más útiles en la actualidad ya que otorga solución tecnológica que ofrece tanto seguridad como confianza a los documentos electrónicos.

Referencias:

• Sistema Nacional de Información. (2020). Descargar FirmaEC. Recuperado de: https://www.firmadigital.gob.ec/descargar-firmaec/
• Francisco Cabascango. (2019). Cómo firmar un documento electrónicamente. Recuperado de: https://tufacturero.ec/como-firmar-digitalmente-un-pdf-mediante-firmaec/
• Aparisi Miguel. (2020). Cómo firmar electrónicamente un documento en 4 pasos. Recuperado de: https://www.docunecta.com/blog/como-firmar-electronicamente-un-documento

Autora: Margarita Aguagallo

Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación. La cual que se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas  de la capital de cada provincia, esto por medio del Banco Central del Ecuador y por medio de servicios privados como Security Data.

1. Banco Central del Ecuador

Es una institución pública que tiene como función, facilitar los pagos y cobros que todas las personas realizan en efectivo, o a través del sistema financiero privado.

Es por esto que en el marco de la política pública de la simplificación de trámites, abrió el servicio de emisión de certificados de firma electrónica, para agilizar las transacciones, para obtener este certificado se establecen varios pasos.

• Persona Natural: Necesitan documentos como, digitalizado de Cédula o pasaporte a Color, digitalizado de Papeleta de votación actualizada,  digitalizado de la última factura de pago de luz, agua o teléfono. Para ECUAPASS, para Agentes de Aduana o importadores/exportadores, es obligatorio ingresar su número de RUC en el formulario de solicitud. En cuanto al SRI, las personas naturales que utilicen el esquema de facturación electrónica deben ingresar su número de RUC en el formulario de solicitud.
• Persona Jurídica: Necesitan documentos como, la empresa debe estar previamente registrada en el sistema, conocer el número de RUC de la empresa, digitalizado de Cédula o pasaporte a Color, digitalizado de Papeleta de votación actualizada, digitalizado del nombramiento o certificado laboral firmado por el Representante Legal, digitalizado de la Autorización firmada por el Representante Legal.
• Funcionario Público: Necesitan documentos como: certificado digital como persona natural, es decir no podrán solicitar emisión o renovación de certificados como funcionarios públicos, pago y emisión de certificados en contenedores (token, archivo y roaming) se los realizará exclusivamente en las oficinas del Registro Civil, autorizadas por la Entidad de Certificación Banco Central del Ecuador; y se tramitarán a través del portal web (eci.bce.ec), certificado de Persona Jurídica o Representante Legal para realizar estas actividades.

2. Security Data

Institución privada que ayuda a obtén tu certificación digital en Ecuador, o la de tu empresa, para darle validez a tus procesos a través de una firma electrónica.

• Persona Natural: Válido de 1 a 5 años, antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF, que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.

1. Ser persona física y mayor de edad. El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de validación en línea
2. Copia a color de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.
3. RUC (es obligatorio solo para  importadores/exportadores; para personas que vayan hacer facturación electrónica, y SERCOP . Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NATsiguiendo la ruta: GENERAL>CERTIFICADOS TRIBUTARIOS>REIMPRESIÓN DE RUC.

• Representante Legal: Válido de 1 a 5 años (Dependerá del número de años que tenga el nombramiento). Antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF,que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.El trámite es de carácter personal, a excepción de que solicite el servicio de validación en línea.

1. Copia a color de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.
2. RUC electrónico. Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NAT siguiendo la ruta: GENERAL>CERTIFICADOS TRIBUTARIOS>REIMPRESIÓN DE RUC.

• Miembro de Empresa: Válido de 1 a 5 años, antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF, que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales. El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de validación en línea

1. Copia a color de la Cédula de Ciudadanía  o pasaporte en caso de extranjeros del miembro de empresa.
2. Copia a color de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
3. Copia a color de la Autorización firmada por el representante legal, donde conste el número, nombre y cargo de todos los solicitantes de la Empresa, para la emisión del certificado de Firma Electrónica. Formato de carta de autorización.
4. RUC electrónico . Puede descargarlo en la página del SRI https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-linea/inicio/NAT siguiendo la ruta: GENERAL>CERTIFICADOS TRIBUTARIOS>REIMPRESIÓN DE RUC.

• Funcionario Público: Válido de 1 a 5 años, antes de enviar la solicitud en línea, debes tener listos los siguientes requisitos en formato PDF, que no pesen más de 7mb y no deben contener en su nombre caracteres especiales.

1. Ser persona física y mayor de edad. El trámite es de carácter personal a excepción de que solicite el servicio de validación en línea.
2. Copia a color de la cédula  o pasaporte en caso de extranjeros.

• Conclusión:

Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas  de la capital de cada provincia,  por medio del Banco Central del Ecuador o Security Data, cuando se trate de firmas para importadores y exportadores y el Consejo de la Judicatura para sistemas del Ministerio de Salud Pública,

• Recomendación:

Si se requiere obtener el Token de forma rápida la mejor opción es Security Data, pero si buscamos reducir costos la mejor opción será a través del Banco Central, estas dos instituciones están dirigidas a importadores y exportadores, mientras que el token del Consejo de la Judicatura está dirigido para el uso en el Sistema del Ministerio de Salud Pública.

• Referencias:

- Registro Civil Ecuador. (12 de septiembre del 2016). Firma Electrónica. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=M56rwEOcUf0

- ICERT-EC. (20017). Tarifas certificados firma electrónica. Recuperado de: https://www.icert.fje.gob.ec/tarifas

- Banco Central del Ecuador. (2020). Trámites BCE. Recuperado de: https://www.bce.fin.ec/index.php/servicios-bancarios

Security Data. (2019). Firma electrónica de Ecuador. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/#tabs_...

• Autora: Margarita Aguagallo

Para realizar el registro del Importador/Exportador con el dispositivo Token se necesita de los siguientes requisitos:

• Contar con el  Registro Único de Contribuyentes ante el Servicio de Rentas Internas.
• Adquirir el Certificado Digital para la firma electrónica y autenticación otorgado por las siguientes entidades:
  - Banco Central del Ecuador: http://www.eci.bce.ec/web/guest/
  - Security Data: http://www.securitydata.net.ec/
• Instalación del sistema Ecuapass, para tal efecto se cuenta con un navegador basado en Mozilla Firefox, permite instalar y configurar complementos necesarios de JAVA, Flash Player y PKI automáticamente, el cual puede ser descargado desde el link:www.aduana.gob.ec/senae-browser-descargas/
• Asociar cédula del representante legal
• Asociar nombramiento del representante legal

Desarrollo:

Una vez que tengamos los requisitos, se requiere seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al sitio web https://ecuapass.aduana.gob.ec
2.  Ingresar a Solicitud de Uso
3. Seleccionar el tipo de Solicitud de uso que corresponda
4. Ingresamos toda la información que solicita la ADUANA incluido el código de validación que se envía por correo electrónico por parte de la SENAE
5. Ingresar la información en el formulario correspondiente, cuando se requiere leer la información del certificado en la sección (Identificación única de certificado digital) seleccionar buscar:
6. Seleccionar TOKEN (aunque ya este seleccionado para que se despliegue otra ventana).
7. En la pantalla que se muestra seleccionar el modelo del Token Ecuador ePass3003, en el caso de que el TOKEN sea del Security Data. En el caso de que el dispositivo TOKEN lo haya otorgado el Banco Central del Ecuador.
8. Seleccionamos CONFIRMAR y a continuación ingresamos el PIN DE USUARIO DEL TOKEN, seleccionamos el CERTIFICADO y damos clic en CONFIRMAR.
9. Se carga la información del Certificado y a continuación seleccionar REGISTRAR.

Una vez realizada la solicitud de uso se recibe la confirmación de la aduana al correo electrónico señalado en la solicitud respectiva con la confirmación que el proceso se realizó en forma exitosa.

El usuario debe comprobar que su solicitud se encuentre en ESTADO RECEPTADO, en caso de que se mantenga en estado SOLICITUD ENVIADA, desistir y volver a ingresar la solicitud nuevamente.

Conclusión:

En conclusión, el procedimiento en cuanto al registro de operador de comercio exterior en el sistema informático Ecuapass para realizar transacciones de comercio exterior (importador/exportador), es el siguiente:

• Ingresar al sistema informático Ecuapass (http://www.ecuapass.aduana.gob.ec) y dar clic en la opción “Nuevo Registro”
• Seleccionar la opción “Solicitud de Registro de Usuario de Representante de Comercio Exterior" y registrar la siguiente información:

-  Información de Empresa

- Datos del Representante Legal en el SRI

- Información de Representante de Comercio Exterior

- Información de Operación: Seleccionar la opción "Imp/Exportador"

- Información de Certificado Digital

• Adjuntar la documentación correspondiente
• Registrar y firmar la solicitud de usuario de comercio exterior.

Recomendación:

Todas las personas naturales o jurídicas, ecuatorianas o extranjeras radicadas en el país que requieran realizar importaciones o exportaciones deben registrarse en el sistema informático ECUAPASS para que puedan realizar sus operaciones de comercio exterior, dicho registro es aprobado por la Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador. El registro de Importador/Exportador en el sistema Ecuapass no tiene costo, no obstante se deben considerar los valores de adquisición de la firma electrónica (Token) según cada entidad certificadora.

Referencias:

• Consorcio Heizer. (16 de junio del 2020). Registro de usuario en el sistema Ecuapass. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=axldqCVxquc
• Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria. (Junio 2014). Registro en el sistema Ecuapass para el uso de la ventanilla única Ecuatoriana. Recuperado de: https://www.controlsanitario.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2014/10/IT-E-DTRSNSA-007-Registro-en-el-Sistema-ECUAPASS-para-el-uso-de-la-Ventanilla-%C3%9Anica-Ecuatoriana-VUE-Publicable.pdf
• Security Data. (13 de marzo del 2012). Manual de usuario. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/wp-content/downloads/descargas/Manuales/Manuales%20de%20Instalacion/Manual%20de%20Usuario-%20Instalacion%20dispositivos%20y%20Registro%20Ecuapass.pdf
• Senae Aduana del Ecuador. (21 de diciembre del 2017). ¿Cómo registrar Representante Legal en Ecuapass?. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=GPX_a3M2JI4

Autora: Margarita Aguagallo

Las firmas electrónicas tienen una gran cantidad de beneficios, pero también tiene aspectos mejorables. Sobre todo, los riesgos de que sea hackeada, como sucede con todo producto tecnológico, pero si somos usuarios responsables, esta posibilidad se reduce a mínimos. Por lo cual debemos asegurarnos de que nuestros certificados han sido otorgados por un organismo confiable y de que las claves están guardadas, no disponibles para cualquiera.

• Necesidad de contar con una autoridad certificadora de confianza
•  Responsabilidad que pesa sobre los propios usuarios de generar un entorno adecuado que les permita mantener bajo su exclusivo control los datos de creación de la firma y contar con un dispositivo de creación técnicamente confiable.
• Sólo se recomienda para la gestión de actos administrativos o transacciones:
• Preservación finita. La documentación involucrada debe tener un plazo de retención sea menor a 10 años, a priori debe conocer el destino final de dichos documentos (depuración).
• La legislación y jurisprudencia reconocen los actos administrativos respaldados en documentos electrónicos, los actos de autoridad aún requieren firma autógrafa.
• Costo de la tecnología para crear firmar electrónicas confiables es muy elevado. El costo de gestión (incluye preservación) es elevado, ya que requiere contar con un administrador  de contenido

Conclusión:

Aunque la firma electrónica tiene varias desventajas, cumple el objetivo por el cual fue creada, el cual es el de proporcionar los elementos de seguridad a la gestión  automatizada de los procesos y a los documentos electrónicos que se desprendan de estos, además de impulsar la generación de documentos de archivo electrónicos con  las características de: confiabilidad, integridad y conformidad, pero sobre todo iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel que establece la normatividad aplicable.

Recomendación:

La implementación de la firma electrónica debe incluir un esquema de  preservación de certificados en el largo plazo. Hoy día se emiten por tiempo considerablemente  corto, dejando una brecha entre el ciclo de vida de  un documento electrónico y el certificado digital. Contar con al menos Depósito de documentos (con metadatos), Políticas para administrar procesos y los documentos que generen.

Se debe definir el formato de la firma adecuado que garantice la preservación de la información  electrónica en forma confiable. Además en cuanto a la autentificación, se debe  identificar la tecnología para emitir los certificados digitales que  garanticen la integridad del documento en su forma y fondo y usar las soluciones disponibles para el uso de firmas

o certificados.

Referencias:

• Perito Calígrafo Judicial. (17 de febrero). Ventajas y Desventajas de las firmas electrónicas. Recuperado de: https://peritoscaligrafosjudicial.es/2020/02/17/6-ventajas-y-desventajas-de-las-firmas-electronicas/
• (2016). Uso del nuevo aplicativo de Firma E-Doc Aduanas. Recuperado de: https://www.aduana.gob.ec/archivos/Boletines/2016/Applicativo_firmado_e-doc_aduana_v2DB.pdf
• Mise Jaime. (01 de enero del 2021). Firma eletrónica. Recuperado de: https://www.acavir.com/comercio-exterior/firma-electronica/
• Banco Central del Ecuador. (2020). Aplicación para Firma Digital de Documentos PDF. Recuperado de: file:///C:/Users/anism/Downloads/manual%20de%20usuario%20intisign%20(2).pdf

 Autora: Margarita Aguagallo

La utilización de la firma electrónica en los procedimientos de legalización de documentos está siendo cada vez más utilizado como una solución con el fin de evitar aglomeraciones y poner en riesgo la salud a causa de la pandemia del COVID-19, además garantiza diversas mejoras como las que se van a describir a continuación: 

Autor: Margarita Aguagallo

• Mayor seguridad de los documentos: El contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante. A diferencia del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados. Los sistemas de protección digitales son muy eficaces y fiables. La confidencialidad es uno de los principales valores de esta nueva forma de certificación.

• Se garantiza la confidencialidad: El contenido del mensaje solo será conocido por quienes estén autorizados a ello.

• Eliminación del papel: Esto implica directamente una disminución del almacenamiento de datos y reducción de gastos en los procedimientos de administración de archivos. De esta forma contribuye a reducir el impacto medioambiental. Las empresas utilizan una gran cantidad de papel y en muchos casos innecesaria.  Aunque muchas de ellas usan papel reciclado, lo ideal es evitar su consumo en la medida de lo posible.

• Se evitan desplazamientos y traslados: Disminución del tiempo en la ejecución de procesos además se evitan colas y se reducen los procedimientos manuales con esto aumenta la productividad y competitividad de la empresa.

• Ahorro de costes: Una de las principales ventajas de implantar una solución de firma electrónica en una empresa es el considerable ahorro de costes. Al sustituir el papel, todos estos costes disminuyen y en muchos casos se eliminan. Se puede alcanzar un ahorro de hasta el 80% por documento gestionado gracias a la firma electrónica. Esta cifra aplicada a grandes empresas supone ahorros de cientos de miles de euros que pueden destinarse a otras áreas o inversiones.

• Mejora de la experiencia de cliente: La firma electrónica también genera una mejora integral y tangible del servicio al cliente en todas aquellas empresas que la utilicen para la venta de sus productos y servicios. En sectores como la banca o el retail la firma electrónica proporciona una plataforma a los clientes para realizarlo todo de manera digital con la máxima comodidad y seguridad.  Además, con su uso se asegura la prevención del fraude.

Por lo cual, actualmente muchas organizaciones han incorporado la firma electrónica para agilizar sus procesos. En el país hay una variedad de sectores como farmacéutico, bienes de consumo, ventas, el sistema financiero y asegurador, entre otros, que han sumado este mecanismo para estar a la vanguardia y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y proveedores.

Conclusión:

La globalización ha permitido que cada vez más personas prefieran alternativas más simples para realizar diversos procesos con el fin de evitar aglomeraciones y poner en riesgo la salud a causa de la pandemia del COVID-19, por lo cual gracias a la tecnología, la necesidad de contar con documentos en papel es cada vez menos frecuente en el mundo. En este sentido, la firma electrónica se ha consolidado como el documento jurídico esencial para facilitar una serie de trámites que realizan los ecuatorianos de manera simple y sin necesidad de salir de la casa u oficina. La firma electrónica es el equivalente a la firma manuscrita, pero en digital. Por medio de este concepto jurídico, el firmante acepta que el contenido electrónico en el que su firma está presente es real y válido. Tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.

Recomendación:

Este método de certificación digital está evolucionando rápidamente, por lo que es necesario contar con una plataforma escalable que se adapte de manera ágil a los cambios, como es el caso de la firma electrónica multidispositivo. También es importante tener en cuenta la usabilidad y la formación que habrá que proporcionar a los usuarios para que puedan manejar adecuadamente la herramienta.

Si las empresas implementan adecuadamente la firma electrónica, podrán ganar en agilidad. Esto les ayudará a mejorar sus procesos y a adquirir una posición más competitiva en el contexto de la transformación digital.

Referencias:

• Ecertic. (19 de septiembre del 2018). Firma electrónica. Recuperado de: https://ecertic.com/blog/cinco-ventajas-la-firma-electronica/
• Vistazo. (10 de mayo del 2021). ¿Qué beneficios tiene el uso de la firma electrónica?. Recuperado de: https://www.vistazo.com/enfoque/que-beneficios-tiene-el-uso-de-la-firma-electronica-FM259610
• DocuSign. (25 de Noviembre 2020). ¿Qué es la firma electrónica?. Recuperado de: https://www.docusign.mx/blog/que-es-la-firma-electronica
• Adobe Reader. (2021). Firmar archivos PDF. Recuperado de: https://helpx.adobe.com/es/reader/using/sign-pdfs.html
• Banco Central del Ecuador. (2020). Aplicación para Firma Digital de Documentos PDF. Recuperado de: file:///C:/Users/anism/Downloads/manual%20de%20usuario%20intisign.pdf
• Banco Central del Ecuador. (2019). Firma Electrónica en el Ecuador y su beneficio en la gestión empresarial. Recuperado de: https://www.eci.bce.ec/documents/10180/28929/Presentaci%C3%B3n+Firma+electr%C3%B3nica.pdf/7644b0c6-2d5f-4698-98d8-69c7191b292b
• Security Data. (18 de Septiembre del 2019). ¿Qué es la firma electrónica y para que sirve?- Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/

Autora: Margarita Aguagallo

Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación. La cual que se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas  de la capital de cada provincia,  por medio del Banco Central del Ecuador, Consejo de la Judicatura, o por medio de servicios privados como Security Data.

• Banco Central del Ecuador

Es una institución pública que tiene como función, facilitar los pagos y cobros que todas las personas realizan en efectivo, o a través del sistema financiero privado.

Es por esto que en el marco de la política pública de la simplificación de trámites, abrió el servicio de emisión de certificados de firma electrónica, para agilizar las transacciones, para obtener este certificado se establecen varios pasos.

Pasos Para obtener la firma por medio del Banco Central:

Autora: Margarita Aguagallo

1. Ingresar a la página del Banco Central del Ecuador bce.fin.ec
2. Hacer clic en Productos y Servicios
3. Hacer clic en Certificación electrónica y Firma electrónica.
4. Ingresar a “solicitud de certificado”. Llenar el formulario y adjuntar los requisitos solicitados. escoger si es una persona natural o jurídica. Enviar documentos escaneados: cedula de identidad, papeleta de votación y una planilla de agua, luz o teléfono. Finalizando el registro, esperar el email de confirmación con los valores a pagar según el servicio escogido.
5. Confirmar la aceptación del servicio.
6. Realizar el pago del certificado en el Registro Civil.
7. Acercarse a la agencia del Registro civil escogida para la entrega del certificado, donde se verifican datos proporcionados, y será anexada a los datos ingresados.
8. Finalmente se realiza la entrega del dispositivo token.

• Consejo de la Judicatura

Esta institución pública, tiene como función  administrar la carrera judicial y conocer de los recursos de apelación o de queja que se interpongan contra los actos de los consejos seccionales. Dictar los reglamentos sobre contratación, así como sobre seguridad y bienestar social de los funcionarios y empleados de la Rama. Por lo cual el Banco Central del Ecuador y el Consejo de la Judicatura suscribieron un convenio de cooperación para el fortalecimiento de los servicios de certificación electrónica que brindan ambas entidades en beneficio de la ciudadanía. Estableciendo una serie de pasos, para obtener el token por medio del Consejo de la Judicatura:

Autora: Margarita Aguagallo

1. Ingresar a la página web: ww.incert.fje.gob.ec
2. Hacer clic en solicitud de certificado de firma electrónica.
3. Ingresar la información solicitada y documentos:

• Copia escaneada a color de cédula o pasaporte (extranjeros);
• Copia escaneada de certificado de votación o documento que justifique el no votar (carnet CONADIS, pasaporte, etc)
• Copia escaneada de pago de un servicio básico en donde aparezca la dirección que ingresó en la solicitud.

4. Esperar el correo notificando la solicitud.

• Si el correo que recibe es de rechazo debe volver a generar una solicitud de firma.
• Si es un correo que indica la aprobación de la solicitud tiene 30 días de vigencia.

5. Imprimir el correo para cancelar la tarifa en el bando indicado, acercarse a la dirección provincial más cercada con:

• Cédula de identidad
• Comprobante de depósito emitido en el banco
• Copia del comprobante de depósito emitido en el banco
• Correo de aprobación

6. En la dirección provincial:

•  Se reciben los documentos
•  Se emite un contrato a nombre del solicitante
• Se realiza una fotografía del solicitante (el solicitente debe validar que la foto sea cargada en el sistema, pregunte al operador) y
• Se emite el certificado

7. Revise el correo electrónico y busque el "Sobre de Credenciales" que contienen las claves del certificado emitido (guardar esta información).
8. Con el certificado de firma electrónica y el "Sobre de Credenciales" puede facturar electrónicamente (generar facturas electrónicas) y/o firmar documentos en formato digital o en uso de sistemas documentales como Quipux y/o usarlo en sistemas del Ministerio de Salud Pública MSP.

• Security Data

Institución privada que ayuda a obtén tu certificación digital en Ecuador, o la de tu empresa, para darle validez a tus procesos a través de una firma electrónica.

Autora: Margarita Aguagallo

• Por medio del servicio express, en 20 minutos te entregan tu firma electrónica;  este servicio tiene un costo adicional de 60 USD más el valor de la firma, para acceder a este servicio puedes acercarte sin previa cita a nuestras instalaciones en el horario de 08:20 a 18:20 con los requisitos originales,  el pago se  lo realiza únicamente con tarjeta de crédito o débito.

1. Copia a color de la cédula y papeleta de votación en caso de estar obligado a sufragar, o pasaporte en caso de extranjeros.
2. RUC electrónico (solo para Agentes de Aduana o importadores/exportadores; para personas que vayan usar facturación electrónica, es obligatorio adjuntar el RUC). Puede descargarlo en la página del SRI https://declaraciones.sri.gob.ec.

• Servicios de videoconferencia o el servicio de visita a domicilio. Estos servicios tienen un valor adicional al costo de la firma electrónica.

Autora: Margarita Aguagallo

• Conclusión:

Un token de seguridad es un aparato electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, se puede obtener por medio de tramites vía online, o en oficinas  de la capital de cada provincia,  por medio del Banco Central del Ecuador o Security Data, cuando se trate de firmas para importadores y exportadores y el Consejo de la Judicatura para sistemas del Ministerio de Salud Pública,

• Recomendación:

Si se requiere obtener el Token de forma rápida la mejor opción es Security Data, pero si buscamos reducir costos la mejor opción será a través del Banco Central, estas dos instituciones están dirigidas a importadores y exportadores, mientras que el token del Consejo de la Judicatura está dirigido para el uso en el Sistema del Ministerio de Salud Pública.

• Referencias:

- Registro Civil Ecuador. (12 de septiembre del 2016). Firma Electrónica. Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=M56rwEOcUf0

- ICERT-EC. (20017). Tarifas certificados firma electrónica. Recuperado de: https://www.icert.fje.gob.ec/tarifas

- Banco Central del Ecuador. (2020). Trámites BCE. Recuperado de: https://www.bce.fin.ec/index.php/servicios-bancarios

Security Data. (2019). Firma electrónica de Ecuador. Recuperado de: https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/#tabs_firma

Según el art. 20 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas Y Mensajes de Datos, el Certificado de firma electrónica, es el mensaje de datos que certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad.

• Validez Legal de la firma electrónica

Según el art. 14 de la Ley de comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos, la firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio. El unico medio para que un documento digital ya sea este un WORD, EXCEL, PDF, o XML, tenga validez legal, es que deba ser firmado con firmas electrónicas emitidas por ARCOTEL, autoridad de certificación autorizada. 

• Requisitos para considerar válido el certificado de Firma Electrónica

1. Identificación de la entidad de certificación de información.
2. Domicilio legal de la entidad de certificación de información.
3. Los datos del titular del certificado que permitan su ubicación e identificación.
4. El método de verificación de la firma del titular del certificado.
5. Las fechas de emisión y expiración del certificado.
6. El número único de serie que identifica el certificado.
7. La firma electrónica de la entidad de certificación de información.
8. Las limitaciones o restricciones para los usos del certificado.

• Usos de la Firma Electrónica

El uso de la firma electrónica ha ido creciendo, principalmente en la gestión documental digital en dónde las usan para otorgar validez legal a los diferentes documentos que se necesita que sean firmados y almacenados en algún repositorio central o en la nube. 

• Conclusión:

  La firma electrónica tiene la misma validez y los mismos efectos jurídicos que una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio, además el único medio para que un documento digital tenga validez legal, es que deba ser firmado con firmas emitidas por ARCOTEL.

• Recomendación:

  La importancia de la firma electrónica recae en que esta es una de las herramientas más útiles en la actualidad ya que otorga solución tecnológica que ofrece tanto seguridad como confianza a los documentos electrónicos.

• Referencias: 

- Secrity Data. (2019). Firma Electrónica: Obtención de la firma electrónica. Recuperado de:  https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/#tabs_firma

- Telecomunicaciones. (17 de abril del 2002). Registro Oficial Suplemento 557: Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos. Recuperado de: https://www.telecomunicaciones.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/11/Ley-de-Comercio-Electronico-Firmas-y-Mensajes-de-Datos.pdf