Introducción

El uso de tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) y la transformación digital de los procesos se incrementó en los negocios, lo que motivó la habilitación de marcos normativos promotores del uso de firmas electrónicas y de servicios de confianza digital.

Desarrollo

La utilización de la firma digital se realiza principalmente, cuando la ley dispone su uso, y en menor medida, cuando las partes así lo consideren pertinente. Con esta herramienta, pueden suscribirse contratos que requieran la inscripción en registros públicos, tal como un contrato de arrendamiento financiero.

Las firmas electrónicas, por otro lado, se suelen utilizar en la medida que la normativa disponga libertad para el uso de cualquier firma electrónica. Por ejemplo, las entidades del sistema financiero pueden utilizar válidamente este tipo de firmas para suscribir acuerdos relacionados con sus productos y servicios.

Asimismo, en caso de que haya sido pactado, pueden usarse para la emisión, garantía o transferencia de títulos valores (como facturas, pagarés y letras de cambio). Los documentos laborales también pueden ser suscritos con esta herramienta.

Conclusiones

Conforme se publiquen más modificaciones normativas, el uso de las firmas electrónicas seguirá reconociéndose como una posibilidad para la suscripción de diversos tipos de documentos y contratos. Implementar cada vez más las TIC a nuestros procesos notariales, financieros y demás, es vital para el panorama post covid-19.

Recomendaciones

Se debe considerar que, en principio, estas modalidades de firmas contemplan un nivel de seguridad menor en comparación a la firma digital; y que ante una controversia respecto de su autoría, la carga de la prueba recaerá en quien la invocó como verdadera

Fuentes

Andina (22 de Agosto de 2020). Claves sobre la firma electrónica y los servicios de confianza digital: https://andina.pe/agencia/noticia-conoce-claves-sobre-firma-electronica-y-los-servicios-confianza-digital-858551.aspx

Autora

Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

La necesidad actual de realizar todo tipo de trámites y operaciones empresariales de manera digital genera a su vez la necesidad de tener una firma electrónica o digital. Si se requiere usar una de estas herramientas, lo primero que se debe saber es que, aunque estos dos conceptos suelen usarse indistintamente para referirse a lo mismo, legal y técnicamente sus funcionalidades son diferentes y están definidas en el marco legal de cada país.

Desarrollo

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a una determinada información en un mensaje de datos. Un mensaje de datos es toda información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. La firma electrónica es uno de los mecanismos de firmas más simples para autenticar un documento electrónico y que tiene como objetivo dar fe de la voluntad del firmante.

Por otro lado, una firma digital es un valor alfanumérico adherido a un mensaje de datos. Se genera a través de una tecnología basada en criptografía. Lo que caracteriza a la firma digital es que cuando se fija en un mensaje de datos se presume que el suscriptor tenía la intención de acreditar ese mensaje y de ser vinculado con el contenido del mismo. Asimismo, implica que no ha sido alterado desde su creación, envío, recepción y almacenamiento.

Conclusiones

Las diferencias más destacadas entre estos dos tipos de firma son que la firma electrónica es un término más amplio relacionado a los datos electrónicos, mientras que la firma digital es aquella basada en criptografía y en infraestructura de clave pública. También que la firma digital tiene la capacidad de recopilar evidencias electrónicas de identificación e integridad y aunque toda firma digital es firma electrónica, no toda firma electrónica es una firma digital.

Recomendaciones

Los tipos de las firmas electrónicas están definidas en las reglamentaciones de cada país, por lo que su denominación puede variar entre uno y otro, es por eso que se considera de vital importancia diferenciar entre estos dos amplios conceptos.

Fuentes

Signe, T. (08 de Octubre de 2021). Diferencias entre firma digital y firma electrónica: qué son y cómo funcionan. Obtenido de Soluciones Tecnológicas Globales: https://www.thomas-signe.com/blog/diferencias-entre-firma-digital-y-firma-electronica-que-son-y-como-funcionan

Autora

Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

La primera vez que se idealizó el concepto de firma digital, fue concretamente en 1976 por parte de Diffie y Hellman, pioneros de la criptografía y de la protección de la información que circula por internet. Definieron la firma digital como un conjunto de datos asociados a un mensaje de manera que verifican la identidad del firmante y la integridad de dicho mensaje.

Desarrollo

Tres años más adelante, en 1979, Rivest, Shamir y Adleman, del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), dieron forma al algoritmo basado en clave pública más empleado para la firma digital, el RSA. En 1991 salió a la luz el algoritmo DSA (Digital Signature Algorithm), que se ha convirtió en el estándar estadounidense para las firmas electrónicas.

Desde el punto de vista de la legalidad, la primera ley sobre firma digital se aprobó en el estado de Utah en 1995 y estaba orientada principalmente al comercio. Esta reconocía como firma digital aquella que estuviera encriptada y que fuera emitida por una autoridad certificadora autorizada. A lo largo de los años, hasta llegar hasta nuestros días, la firma digital ha ido aprovechando los avances tecnológicos que se han ido desarrollando para incrementar sus prestaciones y hacer de ella un recurso aún más seguro.

Conclusiones

Se pueden conseguir grandes mejoras tras incorporar la firma electrónica a la gestión de la documentación en una organización, incluso en las nuevas formas de trabajo. Modalidades no presenciales como el teletrabajo, sortearán algunos de los problemas de la gestión documental de contratos y acuerdos firmados en papel, beneficiándose de sus ventajas y múltiples beneficios.

Recomendaciones

Podemos concluir que la firma electrónica se trata de una solución que se encuentra en permanente evolución, lo cual la hace cada vez más atractiva para particulares, empresas y organismos estatales gracias a su contribución a la optimización de procesos documentales y a su seguridad y legalidad.

Fuentes

Via Firma (18 de Agosto de 2018). Historia y evolución de la firma digital. Obtenido de Via Firma Blog Transformación Digital: https://www.viafirma.do/historia-firma-digital/

Autora

Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

El firmado electrónico posibilita la cooperación entre clientes y proveedores para administrar un proceso de facturación mucho más rápido y eficaz. En este lineamiento, la facturación electrónica ayuda a la reducción de gastos de logística y material. Estudios señalan que se reduce, aproximadamente, el 85 % del coste en impresiones y demás artículos relacionados al proceso de facturación.

Desarrollo

Las principales razones para la implementación de facturación electrónica, además de temas regulatorios vigentes en Ecuador, son el ahorro y la eficiencia. La digitalización del proceso de facturación aporta múltiples beneficios a las empresas: automatización de procesos manuales, reducción de errores, aumento de la productividad, control documental, desmaterialización del papel, archivo de facturas y, por encima de todo, una mayor eficiencia en los cobros, a través de procesos de pago automáticos que consiguen reducir los tiempos medios de cobro.

Adicionalmente, destaca la eficiencia de los trabajadores, que se liberan de tareas rutinarias para dedicarse a trabajos de mayor valor añadido. El envío, la recepción y el almacenamiento de facturas no serán más un problema, pues el sistema de facturación electrónica captura los documentos firmados por el emisor y los dirige inmediatamente hacia el receptor.

Conclusiones

Los procedimientos administrativos se agilizan y ganan eficiencia, pues la organización que permite un sistema electrónico viabiliza el almacenamiento de documentos fiscales, la localización de información y las posibles auditorías fiscales. Por último y no menos importante, la digitalización de las facturas contribuye a la protección del medio ambiente, pues ayudan a reducir los niveles de contaminación que la industria de papel genera.

Recomendaciones

Si bien es cierto que cuando se piensa en digitalizar el negocio, se prioriza los procesos de ventas, por su peso y vitalidad en la estrategia de la compañía, la realidad es que la factura electrónica es un elemento clave para digitalizar el back office de las empresas y completar así el cambio tecnológico necesario para afrontar el futuro, que será tecnológico o no será.

Fuentes

Datta Business Innovation (04 de Abril de 2020). Firma electrónica: Trámites ágiles y auténticos. Obtenido de Datta Business Innovation: https://datta.com.ec/articulo/firma-electronica-tramtes-agiles-y-autenticos#:~:text=En%20Ecuador%20ya%20existe%20un,agilita%20el%20proceso%20de%20env%C3%ADo. 

Autora

Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

Se pueden conseguir grandes mejoras tras incorporar la firma electrónica a la gestión de la documentación en una organización, incluso en las nuevas formas de trabajo. Modalidades no presenciales como el teletrabajo, sortearán algunos de los problemas de la gestión documental de contratos y acuerdos firmados en papel, beneficiándose de sus ventajas y múltiples beneficios. 

Desarrollo

• Incremento de la productividad

Al incorporar la firma electrónica al sistema de gestión documental, reducimos considerablemente el tiempo que se desperdicia en completar el proceso de firma en papel. Además del ahorro, soluciones como la Firma Automatizada permiten la firma de grandes volúmenes de cualquier tipo de documentos o transacción, siempre garantizando su integridad y su autenticidad, logrando una mayor eficiencia.

• Facilita la descentralización

Gracias a la firma electrónica, los empleados, proveedores y clientes podrán firmar documentos sin necesidad de estar o personarse en la sede de la entidad. Esta independencia cada vez cobra más importancia en el nuevo escenario laboral, caracterizado por profesionales que desempeñan sus funciones a distancia.

• Agilizar el proceso de firma

En las compañías, es frecuente encontrar casos de firma de documentos que requieran el consentimiento de varios firmantes. El aumento del número de firmantes, y en algunos casos, la necesidad de imprimir y firma más de una copia, incrementan la probabilidad de pérdidas de documentación y retrasos en completar el proceso de firma en papel.

En algunos proyectos, la firma inmediata de los documentos es vital para su avance. La integración de la firma electrónica en el sistema de gestión documental permite la firma de documentos sin esperas ni demoras temporales, agilizando el proceso de firma y evitando los tan temidos cuellos de botella.

• Reducción de costos

Al incorporar la firma electrónica al sistema de gestión documental, eliminamos los costes asociados a la firma en papel en todos aquellos documentos firmados en una compañía, una cifra cuantiosa que se multiplica en departamentos específicos como RRHH o ventas.

Con estos costes, nos referimos tanto a los propios de la generación de documentos, como la impresión y el mantenimiento de los equipos, y a los referidos a la logística, al archivo o incluso a la destrucción de los mismos.

• Una oficina paperless eficiente

Desde hace unos años, la responsabilidad social empresarial forma parte de las prioridades de las compañías, adoptando medidas e incorporando soluciones que fortalezcan su compromiso con el cuidado ambiental. Aquellos sistemas que cuentan con tecnologías que evitan la impresión contribuyen al logro de una oficina sin papel. Prescindir además del escaneo de los documentos firmados mejora notablemente la eficiencia y libera recursos. 

Conclusiones

La mala gestión de la documentación empresarial puede acarrear consecuencias graves. Maximizar los recursos tecnológicos, incorporando soluciones eficientes y digitales que generen documentos en formato digital, y elimine las desventajas del escaneo y del uso del papel, reduce el consumo de recursos e incrementa la productividad.

Recomendaciones

La elección del sistema de gestión documental es crucial para las compañías. Su importancia radica en el papel que desempeña como vehículo de desarrollo, contribuyendo al crecimiento exponencial de la compañía.

Fuentes

Uanataca (3 de diciembre de 2020). Grandes ventajas de la firma electrónica en la gestión documental. Obtenido de Uanataca Trust Service Provider: https://web.uanataca.com/ec/blog/firma-electronica/sus-ventajas-en-la-gestion-documental#:~:text=Adem%C3%A1s%20del%20ahorro%2C%20soluciones%20como,autenticidad%2C%20logrando%20una%20mayor%20eficiencia.

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Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

La firma electrónica provee un medio eficaz para garantizar la autenticidad y la integridad de cualquier documento durante su vida útil. La utilización de la misma debe regirse según lo estipulado en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos.

Desarrollo

En la misma, se establecen requisitos para el uso de la firma electrónica, tales como:

1. Debe ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular.
2. Debe permitir verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario, mediante dispositivos técnicos de comprobación establecidos por esta Ley y sus reglamentos.
3. Su método de creación y verificación sea confiable, seguro e inalterable para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.
4. En el momento de su creación, los datos con los que se creare se hallen bajo control exclusivo del signatario.
5. Debe ser controlada por la persona a quien pertenece.

Por otro lado, la extinción de la firma digital se dará:

• Voluntad de su titular.
• Fallecimiento o incapacidad de su titular.
• Disolución o liquidación de la persona jurídica, titular de la firma.
• Por causa judicialmente declarada.

Conclusiones

La firma electrónica podrá utilizarse de forma adecuada siempre y cuando se cumpla con los requisitos necesarios y establecidos en la ley. De igual manera, si se necesita la extinción de la firma, es de vital importancia conocer cuáles son las razones por las cuales se puede acceder a la misma.

Recomendaciones

Es muy importante que el usuario reconozca los requisitos establecidos para el correcto uso de su firma electrónica y también las distintas situaciones que pueden dar paso a la extinción de la misma.

Fuentes

Derecho Ecuador (12 de Marzo de 2020). Firma electrónica, segunda parte. Obtenido de Derecho Ecuador: https://derechoecuador.com/firma-electronica-segunda-parte/

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Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

Con la firma electrónica pueden realizarse diferentes tipos de transacciones a través de la Internet sin necesidad de desplazarse, ni hacer filas de forma que los trámites públicos se agilitan aumentando la transparencia, lo que se traduce en ahorros significativos de tiempo y dinero.

Desarrollo

Por consiguiente, la firma electrónica puede ser utilizada, entre otras, en:

• Correo Seguro: Este servicio permite al usuario tener sus llaves públicas y privadas, almacenadas en un Dispositivo Criptográfico o en su PC, siendo el uso de estos certificados para firmar y encriptar documentos y para correo cifrado.
• Póliza Electrónica: Servicio bajo la modalidad ASP (Application Service Provider), para las compañías de seguros y de reaseguros que permite la gestión electrónica de las pólizas de seguros.
• Firma de documentos y contratos: Con una firma electrónica vigente usted puede firmar contratos digitales con validez legal de acuerdo a lo especificado en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, vigente en nuestro país
• USHAY/SERCOP: Próximamente entrará en funcionamiento el sistema de compras públicas del SERCOP, el cual facilitará la contratación pública.
• Aduana, Mipro y Ministerio de salud VUE: Ventanilla Única Ecuatoriana para el comercio exterior (VUE), es una herramienta electrónica cero papeles, por medio de la cual todo usuario de los servicios aduaneros presenta los requisitos, trámites y documentos necesarios para la realización de operaciones de comercio exterior. El objetivo general de la VUE es optimizar e integrar procesos de comercio exterior. Esta herramienta va ayudado a incrementar la entrega de permisos de funcionamiento en un 107%.
• SRI: Facturación Electrónica, servicio de gestión de facturación electrónica para el aseguramiento técnico y jurídico de la gestión electrónica de documentos contables
• Constitución en línea de compañías en el portal de la Superintendencia de Compañías: Fi­rma de escrituras y documentos habilitantes por parte de notarios y registradores mercantiles.
• Petroamazonas: Firma de documentos de proveedores y de facturas.
• QUIPUX: Sistema de Gestión Documental. (Security Data, 2013)

Conclusiones

La firma electrónica se considera una herramienta que brinda seguridad y confianza a los documentos electrónicos, y puede utilizarse en una variedad de trámites de importancia para el usuario.

Recomendaciones

Es importante conocer cada uno de los lugares en los que puede utilizarse una firma electrónica, ya que esto facilita los trámites y minimiza costos y tiempo.

Fuentes

Derecho Ecuador (12 de Marzo de 2020). Firma electrónica, segunda parte. Obtenido de Derecho Ecuador: https://derechoecuador.com/firma-electronica-segunda-parte/

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Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

La firma electrónica es un certificado digital asociado a una persona para identificarla, con la misma validez legal de una firma manuscrita. Los requisitos que se necesitan para obtener una firma electrónica, varían dependiendo si la persona que la solicita es una persona natural, un representa legal, el miembro de una empresa, o un funcionario público.

Desarrollo

Requisitos persona natural – Validez de 1 a 5 años

• Ser persona física y mayor de edad.
• Copia a color de la cédula o pasaporte en caso de extranjeros.
• RUC (es obligatorio solo para importadores, exportadores, para personas que vayan hacer facturación electrónica, y SERCOP).

Requisitos representante legal – Validez de 1 a 5 años (Depende del número de años que tenga el nombramiento)

Para empresas reguladas por la Superintendencia de Compañías

• Copia a color de la cédula o pasaporte en caso de extranjeros.
• RUC electrónico.

Para empresas no reguladas por la Superintendencia de Compañías

• Copia original de la cédula o pasaporte en caso de extranjeros.
• RUC electrónico.
• Copia a color del nombramiento vigente del representante legal.
• Copia a color de la constitución o del documento equivalente de la Empresa solicitante.

Requisitos miembro de empresa – Validez de 1 a 5 años

Para empresas reguladas por la Superintendencia de Compañías

• Copia a color de la Cédula de Ciudadanía o pasaporte en caso de extranjeros del miembro de empresa.
• Copia a color de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
• Copia a color de la Autorización firmada por el representante legal, donde conste el número, nombre y cargo de todos los solicitantes de la Empresa, para la emisión del certificado de Firma Electrónica.
• RUC electrónico.

Para empresas no reguladas por la Superintendencia de Compañías

• Copia a color de la Cédula de Ciudadanía o pasaporte en caso de extranjeros del miembro de empresa.
• Copia a color de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal.
• Copia a color de la Autorización firmada por el representante legal, donde conste el número, nombre y cargo de todos los solicitantes de la Empresa, para la emisión del certificado de Firma Electrónica.
• RUC electrónico.
• Copia a color del nombramiento vigente del representante legal.
• Copia a color de la constitución o del documento equivalente de la Empresa solicitante.

Requisitos funcionario público – Validez de 1 a 5 años

• Ser persona física y mayor de edad.
• Copia a color de la cédula o pasaporte en caso de extranjeros.

Conclusiones

Los requisitos solicitados por las Entidades Certificadoras para obtener una firma electrónica pueden variar dependiendo de la persona que lo solicite, como se evidencia en la lista de requisitos presentada por la Entidad Certificadora Security Data.

Recomendaciones

Es de vital importancia conocer los distintos requisitos que se podrían necesitar para obtener una firma electrónica y adjuntar los mismos de forma correcta a nuestra solicitud, considerando si somos personas naturales, representantes legales, miembros de una empresa o funcionarios públicos.

Fuentes

Security Data (2021). Requisitos para solicitar tu firma electrónica. Obtenido de: https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador

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Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

Existen dos formatos de firmas electrónicas, conocidas como el token y el archivo. El token sirve para personas o empresas que se dedican a la importación y exportación, se encuentra almacenado en una memoria USB y no permite copiar la información del archivo fuente. El segundo formato denominado archivo, se puede copiar en cualquier dispositivo. Antes, este formato se entregaba en CD, pero actualmente se entrega en una USB. Sin embargo, el formato archivo se puede usar sin necesidad de memorias USB porque está almacenado directamente en su computadora.

Desarrollo

Según la Entidad Certificadora Security Data, la denominación del token es Token Epass 3000, mientras que la del archivo es Archivo PFX-P12. Tanto el token como el archivo, se utilizan para validación de documentos en diferentes ámbitos, y aunque cada una de estas firmas electrónicas funcionan para algunos casos, en otros no tienen validez alguna, como se detalla en la siguiente imagen obtenida de Security Data:

Conclusiones

La firma electrónica, independientemente de su tipo, es una solución tecnológica que le da seguridad y confianza a los documentos electrónicos, sea cual sea el medio en que se envía y comparte la información. Tanto el takon como el archivo, permiten una  mayor eficiencia y reducción de costos operativos en las instituciones; ya que potencian la simplificación de trámites, hay menos filas y se garantiza la seguridad y confianza en los servicios.

Recomendaciones

Es importante enfatizar de manera muy puntual en los distintos usos que tiene cada una de estas firmas electrónicas, para que el usuario pueda reconocer si debe solicitar un token o un archivo, que esté acorde a sus necesidades, a los documentos que quiera firmar y a las instituciones en las que tiene planeado hacer uso de estos instrumentos electrónicos.

Fuentes

Security Data (2021). Usos de la firma electrónica. Obtenido de Security Data: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/

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Angie Danielle Santillán Cisneros

Introducción

Un certificado de firma electrónica es el mensaje de datos que certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad. Para la obtención de un certificado de firma electrónica, se puede acudir a Security Data, que es una Entidad Certificadora de la Información privada, autorizada por la ARCOTEL para la emisión de Firmas Electrónicas y servicios relacionados, con el objetivo de acreditar la identidad digital de las corporaciones y las personas naturales.

Desarrollo

El proceso para obtener un certificado de firma electrónica en Security Data es sencillo, como se puede evidenciar a continuación:

Conclusiones

Los pasos a seguir detallados con anterioridad son una síntesis realizada con el objetivo de facilitar el proceso de obtención del certificado de firma electrónica para el usuario, a través de la entidad certificadora Security Data.

Recomendaciones

Para reducir el tiempo de búsqueda de información y obtención del certificado, es importante que el usuario siga los pasos detallados en esta publicación. Adicional a esto, si se trata de una urgencia, usted puede acceder al servicio express de Security Data, mediante el cual en 15 minutos se entrega la firma electrónica de manera presencial, siempre y cuando acuda con los requisitos digitalizados correspondientes.

Fuentes

Security Data (18 de Septiembre de 2019). ¿Qué es la firma electrónica y para qué sirve? Obtenido de Security Data: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/

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Angie Danielle Santillán Cisneros