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¿Qué nos permite este registro?

Permite el registro de la información del empleado de la empresa en la cual labora el mismo podrá acceder a todas las opciones que el representante legal le otorgue.  

¿Cuántos empleados pueden registrarse?

El sistema permite el registro de más de un empleado, este registro requiere aprobación del representante legal.

Estructura de la Solicitud de usuario de Empleado

La página muestra un formulario en el que se muestra espacios para que la información sea suministrada por la persona que quiere registrarse. La estructura de este formulario es:

Secciones habilitadas para el ingreso manual de información:

• Información de la empresa: son todos los datos generales de la empresa en la que la persona interesada es empleado y en la que se registrará, requiriendo la aprobación del representante legal de su empresa. Esta sección está habilitada para el ingreso manual de información.

Secciones no habilitadas para el ingreso manual de información, estas van a habilitarse automáticamente luego de ingresar la información previa requerida:

• Información de Empleado: información personal y detallada del empleado a registrarse.
• Información de Certificado Digital: en esta sección deberán cargarse todos los documentos que exige y solicita la Aduana los cuales deberán ser enviados de manera digitalizada.

Procedimiento para Solicitud de registro de usuario de Empleado

1. Ingresar al Portal de Ecuapass, dar click en Nuevo Registro y seleccionar Solicitud de Registro de usuario de Empleado.

2. Ingresar la información que deberá ser proporcionada de manera obligatoria referente a la Información de la empresa, datos como: RUC Empresa el cual debemos ingresar y luego dar click en Consultar y automáticamente se llenaran todos los campos de información que tengo registrada en el SRI de esta sección. Con ello se habilitará las demás secciones del formulario que anteriormente no lo estaban. En el cuadro que aparece en la parte de abajo el Código de OCEs, la clasificación, el nuevo código, la fecha de inicio y la de final la cual aparecerá automáticamente junto con la demás información.

3. Continuamos luego con la sección acerca de Información de empleado es importante mencionar que el ID usuario lo asignamos nosotros y este debe ser único y debemos después de ingresarlo dar click en Comprobar disponibilidad, una vez que es aceptado y verifico que está disponible este no se puede eliminar, ni cambiar.

Luego pasamos al ingreso del Documento de Identificación en el que podremos colocar: cedula o pasaporte y de igual manera click en Comprobar disponibilidad y automáticamente se llenan los campos con información relacionada a la cédula. Debemos ingresar la contraseña y confirmamos la contraseña ingresándola de nuevo. Luego lleno el campo de Provincia, Ciudad y colocaríamos la dirección tal cual como está registrada en el SRI. Seguimos con teléfono convencional, celular en el que debemos colocar la operadora y correo electrónico.

Cuando hayamos ingresado el correo y hayamos comprobado la disponibilidad de este, Senae va a enviar un mensaje al correo registrado, en este mensaje va a estar el Código de Seguridad que deberemos ingresar en este campo, este tiene un tiempo de caducidad de 15 minutos por lo que se recomienda que se realice como último paso en el proceso para evitar que nos envíen más y optimizar el tiempo.

En el campo de Posición, es importante saber que dependiendo del tipo de Registro que queramos hacer las opciones en este espacio van a variar, como en este caso es la posición de Empleado, esta va a ser única y no tendrá más opciones para escoger.  A lado de este campo la Aduana coloca la casilla SENAE Correo Electrónico este campo es llenado de manera automática por la SENAE y es ella quien lo registra, este tiene relación con el ID usuario colocado anteriormente poniendo luego de este el dominio de la Aduana, este correo se va a generar de manera automática y el uso de este correo es para uso interno dentro del entorno de la plataforma de Ecuapass.

4. En la sección de Información de Certificado Digital actualmente no se puede visualizar, este se va a poder visualizar una vez que yo tenga la aprobación o la aceptación, es decir dentro de la plataforma, donde ya tenga mi usuario y mi clave.

5. En la sección de los documentos adjuntos, se recomienda que estén ya listos en el formato correspondiente en este caso PDF, dependiendo del tipo de operador que hayamos registrado nos van a pedir diferentes documentaciones digitalizadas, para ello debemos dar click en Cargar, luego seleccionar el documento y click en Agregar, de esta manera todos los documentos que me exija la Aduana.

6. Cuando hemos terminado de realizar el proceso y todos los campos obligatorios estén llenos, vamos a colocarnos en la opción de Ingreso Código de Seguridad y damos click en Solicitar Código de Seguridad, me llegará un mensaje de SENAE llamado Activación de Correo Electrónico al correo ingresado y deberé colocarlo manualmente en el espacio correspondiente, este tendrá un tiempo de validez de 15 minutos, es esencial que debamos tener Código de Seguridad para que nuestro registro sea aprobado y autorizado.

7. Finalmente doy click en la parte inferior del formulario, opción Registrar y luego Aceptar, aparecerá un mensaje tipo acuerdo que debemos Aceptar y si todo está bien se va a generar el iDoc de solicitud.

Conclusión y Recomendación:

El registro de usuario de empleado es un proceso que nos va a permitir facilitar los procesos de comercio exterior junto con nuestros empleados facilitando la comunicación entre los empleados encargados del comercio exterior de la empresa, nos permite el registro de uno o más empleados de una misma empresa y nos permitirá administrar todas las funciones y perfiles que maneja el Senae, teniendo la aprobación del representante legal de la empresa en la que el empleado a registrar labora, dándonos beneficios como es el ahorro de tiempo y recursos económicos facilitándonos el acceso a información necesaria al momento de querer realizar actividades de comercio exterior dentro de la empresa y mejorando la comunicación interna de la misma.

Es importante saber que, al momento de realizar este registro, la persona y empresa se encuentre al día en el tema de: impuestos, declaraciones o cualquier situación que se tenga con estas entidades relacionadas, ya que si se tiene algún tipo de deuda no se podrá aprobar el registro requerido, puesto que vemos que desde el primer momento de ingresar información Senae y Ecuapass están vinculadas a otros operadores como es el SRI. Además, se deberá obtener previamente el TOKEN junto con el Certificado Digital de Firma Electrónica y de manera digitalizada todos los documentos que requiere la Aduana de manera obligatoria para la aceptación y aprobación del registro.

Autor: Nicole Estefania Rodriguez Ruano

Fuente:

DailyMotion. (2015). Registro de Uso Empleado Auxiliar en Portal Ecuapass - Aduana Ecuador. Obtenido de https://www.dailymotion.com/video/x2t1cd7