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Con el paso de los años y la evolución tecnológica de la sociedad, muchos de los aspectos de la vida cotidiana y laboral de las personas han migrado del mundo físico al mundo digital; tal es el caso de las firmas electrónicas. Asi como las firmas manuscritas, la firma electrónica tiene carácter contractual; acredita, afirma y consiente el contenido de un documento digital; asi como tambien identifica, asegura y autentifica la identidad del firmante o autor.

En términos más técnicos, se puede definir a la firma electrónica como aquellos datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos. (Banco Central del Ecuador, s.f.). Es importante destacar que una firma electrónica no es lo mismo que una firma digitalizada o escaneada ya que la firma electrónica es emitida únicamente por una entidad autorizada de certificación autorizada por ARCOTEL y tendrá igual validez y efectos jurídicos que una firma manuscrita.

¿Para qué sirve?

Año tras años, y actualmente con la nueva modalidad de teletrabajo, el uso de la firma electrónica ha aumentado, así como los trámites para los cuales es utilizada. A continuación algunos de sus usos.

Figura 1: usos de la firma electrónica

Garantías

Asi mismo, la firma electrónica brinda ciertas garantías específicas que aseguran su uso a los ciudadanos, y estas son:

Figura 2: garantías de la firma electrónica

¿Cómo obtener la firma electrónica?

Una vez comprendido de qué trata la firma electrónica se puede proceder a iniciar su proceso de obtención en las entidades autorizadas. Para ellos, en la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos se especifican los requisitos para la obtención del certificado de firma electrónica de forma general a nivel nacional; pese a ello, es importante identificar los requisitos solicitados específicamente por cada una de las entidades autorizadas para su emisión, como es el Banco Central del Ecuador y Security Data.

Si bien la documentación requerida es similar, es necesario puntualizar el proceso de obtención de cada una de ellas para evitar confusiones al ser un proceso tan delicado. Cabe destacar que la documentación requerida varía de acuerdo al tipo de persona que lo solicite: persona natural o persona jurídica.

Banco Central del Ecuador - Registro Civil

Figura 3: pasos para obtener la firma electrónica en el BCE.

A continuación se detalla el proceso:

1. Ingrese a la página de la Entidad de Certificación Electrónica: https://www.eci.bce.ec/ . en caso de ser una persona jurídica, debe registrar la empresa antes de seguir con la solicitud para obtener una firma electrónica.
2. Se enviará un correo electrónico de la entidad de certificación que indicará si el registro fue aprobado.
3. Si el registro fue aprobado, solicite la firma electrónica. Caso contrario puede reiniciar el proceso.
4. Se enviará un nuevo correo electrónico en el que se indicará que puede acercarse a realizar el pago en la oficina del Registro Civil más cercana y la cual haya seleccionado en el proceso previo.
5. Cuando se acerque a cancelar el valor para adquirir la firma electrónica a las oficinas habilitadas del Registro Civil, se le entregará el producto según los turnos disponibles en esa fecha.

Security Data

Figura 4: pasos para obtener la firma electrónica en Security Data

A continuación se detalla el proceso:

1. Ingresar a securitydata.net.ec
2. Dirigirse a la sección Firma electrónica y llenar el formulario correspondiente: Persona Natural, Representante Legal, Miembro de empresa, Funcionario Público. Para cada tipo de formulario se detalla la documentación específica necesaria, misma que debe estar digitalizada en formato pdf con un peso máximo de 7MB.
   Se enviará un correo electrónico de confirmación de la solicitud ingresada con éxito
3. Si la solicitud fue aprobada, recibirás un correo con los 3 siguientes pasos del proceso:
   a. Valor de la firma electrónica y formas de pago disponibles
   b. Se adjuntará un enlace del portal de Security Data, en el cual se solicitará adjuntar el comprobante de pago en formato pdf y un video del solicitante validando sus datos personales, el tipo de firma electrónica y la forma de entrega. En el correo se adjuntará un pequeño manual de cómo realizar el video.
4. Posteriormente te llegará un correo de confirmación
   Toda la documentación y el video ingresarán a un proceso de validación biométrica. Si toda la información es correcta te llegará un correo electrónico con la forma de entrega. Si la firma electrónica que solicita es digital se adjuntará un enlace para descargar tu firma electrónica en archivo. Si es en Token, la plataforma te dará la opción de envío a domicilio o autorizar a un tercero a retirarlo en las oficinas de Security Data en Quito, Guayaquil y Manta.

Conclusión

Como conclusión podemos decir que la firma electrónica es un instrumento de suma importancia en el desarrollo de los trámites electrónicos, ya que permite a la administración gubernamental llevar un control válido de la legalidad de documentos como contratos electrónicos, pólizas electrónicas, facturación electrónica, declaraciones aduaneras, etc. Específicamente en materia de comercio exterior, la firma electrónica es una herramienta vital para el desarrollo del mismo; desde la utilización de plataformas como Ecuapass y la VUE, en las cuales es necesario poseer la firma electrónica para generar el vínculo seguro entre el operador de comercio exterior y los productores, importadores y exportadores nacionales, así como con lo referente a las declaraciones aduaneras. De igual forma, brindar seguridad con documentación solicitada, como es el caso de certificados sanitarios en la VUE. Además, la administración aduanera puede llevar un control total de los procesos que realizan los operadores de comercio exterior, categorizándolos y analizándolos en pro de las estadísticas individuales del desempeño de cada uno de ellos, así como de estadísticas generales de comercio exterior del Ecuador.

Recomendaciones

Se recomienda la investigación y socialización de lo que es una firma electrónica, los beneficios, seguridad y responsabilidades que conlleva, sus múltiples usos y las facilidades en su proceso de obtención con el fin que la ciudadanía, en especial lo operadores que lo usen o vayan a usar en sus labore conozcan en su totalidad el tema y no se lleven sorpresas en el camino.

Fuentes:

- Banco Central del Ecuador. (s.f.). Preguntas Frecuentes. Obtenido de https://www.eci.bce.ec/preguntas-frecuentes

- Banco Central del Ecuador. (s.f.). Solicitud de Certificado de Firma Electrónica. Obtenido de https://www.eci.bce.ec/solicitud-de-certificado-requisitos

- Congreso Nacional. (2002). LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS. Obtenido de https://www.oas.org/juridico/spanish/cyb_ecu_ley_comelectronico.pdf

- Registro Civil. (s.f.). Firma Electrónica. Obtenido de https://www.registrocivil.gob.ec/certificado-de-firma-electronica/

- Security Data. (18 de septiembre de 2019). ¿QUÉ ES LA FIRMA ELECTRÓNICA Y PARA QUÉ SIRVE? Obtenido de https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/

- Security Data. (31 de julio de 2020). Cómo adquirir tu firma electrónica. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=laqRR-shRso

- Security Data. (s.f.). Firma Electrónica en Ecuador. Obtenido de https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/

Autor: Karen Nicole Tandazo Reyes