Riesgos de no rellenar la factura comercial electrónica correctamente

A nivel aduanero, rellenar con exactitud la factura comercial es un requerimiento legal. En caso contrario, podrían producirse complicaciones como largos retrasos y extra costes de transporte marítimo. 

Además, dado que la factura comercial también se usa para declarar el valor de la mercancía ante las aduanas, cualquier error en la información podría conducir a una estimación incorrecta de los impuestos y aranceles a pagar y a las implicaciones legales que dicha situación conlleva.

Modelos de factura comercial

Existen muchos modelos y formatos de factura comercial y, aunque no existe un formato fijo de factura comercial, la mayor parte de la información requerida es muy similar y común a todos los modelos. Independiente al modelo a escoger, se debe asegurar incluir los siguientes datos:

Información relacionada con la transacción

• Número de factura
• Fecha de la factura
• Número de pedido
• Valor total de la venta
• Moneda
• Condiciones de pago

Información relativa al importador y el exportador

• Información del exportador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
• Número de identificación fiscal del exportador (ej. VAT, EORI, etc.)
• Información del importador (nombre, dirección, teléfono, etc.)
• Número de identificación fiscal del importador (ej. VAT, EORI, etc.)
• Información del notify (persona a la que se notifica de la llegada del envío)

Información relacionada con el envío de las mercancías

• Número de bill of lading
• Agente transitario
• Código HS
• Clara descripción de las mercancías (número de paquetes, unidades, peso, etc.)
• Incoterm bajo el que han sido vendidas las mercancías
• Origen de las mercancías
• Seguro
• Fecha de exportación, medio de transporte y destino final
• Firma del shipper o expedidor

Conclusiones

1. El cumplir con todos los requerimientos que exige la aduana, no solo nos evitará inconvenientes relacionados a pérdida de tiempo, sino también en asuntos económicos e incluso jurídicos.
2. Contar con una correcta factura electrónica y demás documentos que la aduana exige, nos permitirá ganar la confianza de la misma y por ende no se nos realizará una revisión exhaustiva en cada importación o exportación que realicemos
3. Las sanciones administrativas de no cumplir con lo que Aduana solicita, pueden llegar a representar un costo muy elevado. Por ende, no podemos tomárnoslo a la ligera.

Recomendaciones

1. Se debería revisar por parte nuestra que todos lo documentos se encuentren en orden y hayan sido llenados correctamente
2. No confiarnos por haber delegado a un tercero en hacer la parte de revisión ya que, en caso de existir cualquier tipo de inconveniente, el perjuicio recae en quien delegó.
3. Realizar los trámites y demás procesos con el tiempo necesario para evitar posibles errores que puedan resultar siendo producto de un contratiempo con la Aduana.

Fuente:

www.icontainers.com

¿Como verificar la Firma Electrónica?

La firma electrónica es la equivalencia digital de la firma manuscrita, tiene la misma validez legal y se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Desde el punto de vista técnico, la firma es un conjunto de datos digitales que se añaden a un archivo digital y que se obtienen del cifrado del mismo mediante programas computacionales.

Desarrollo

Para evitar posibles defraudaciones legales, existen ciertos parámetros a considerar para verificar su autenticidad

1. a) Revisar que la firma electrónica contenga los datos detallados a continuación:

• Nombre completo del firmante.
• Cargo dentro de la institución.
• Sello en marca de agua.
• Fecha y la hora en la que el documento fue firmado

 Atentamente

Firmado electrónicamente por:

XXX XXXX XXXXXX

Director Nacional de Seguridad de la información

2019-07-19 10:45:48

1. b) Hacer clic derecho sobre la firma electrónica en el documento digital, luego escoger la opción “Mostrar propiedades de firma…”
2. c) A continuación, se despliega la ventana “Propiedades de la firma”, hacer clic en el botón “Mostrar certificado del firmante” que se encuentra en la parte inferior central de la ventana.
3. d) Posteriormente se desplegará la ventana ”Visor de certificados”, donde se puede visualizar a detalle los datos del certificado digital con el cual se ha firmado el documento, de la siguiente manera: o Nombre completo del firmante, o Entidad que ha emitido el certificado, o Período de validez del certificado, y; o Uso deseado (para este caso será siempre firma digital)

Conclusiones:

• Es importante hacer una minuciosa revisión de los pasos dados a conocer para evitar cualquier tipo de estafa, acción fraudulenta o de cualquier índole de carácter ilegal.
• Hay que tener en consideración que un documento electrónico una vez impreso pierde validez legal, su validez radica en la integridad y autenticidad del documento electrónico

Recomendaciones:

• Si después de revisar todos los pasos mencionados, encontramos cualquier tipo de irregularidad, se recomienda suspender el proceso hasta que se demuestre la veracidad de los inconvenientes en duda.
• Al haber inconvenientes, contactarse de manera directa con la contraparte y no continuar con el proceso hasta que se aclaren los hechos.

Fuente:

• SUPERINTENCIA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA (2017) Manual de usuario para la verificación de firmas electrónicas

http://www.seps.gob.ec/documents/20181/593495/Manual+de+usuario+para+la+Verificacio%CC%81n+de+firmas+electro%CC%81nicas+V1.0_hd.pdf/bc7eae13-31ac-43da-8977-c32ac6a1cd69?version=1.0