Una persona con un certificado de firma electrónica tiene capacidad de “firmar” electrónicamente todo tipo de operaciones, transacciones o documentos.  Firmar se refiere a demostrar autoría sobre un documento, estar de acuerdo, incluso de acuerdo a la herramienta (software) para firmar que se use, se puede definir el motivo por el cual se está firmando.  Por ejemplo, no es lo mismo firmar indicando que se ha leído el documento, a que sea el autor del mismo.

El certificado digital al identificar a una persona, sirve también para poder hacer logon (ingreso con usuario y clave), pero de manera certificada.  El registro de ingreso de la persona con su certificado es inequívoco y jurídicamente imputable.

Generalmente cuando se realiza una operación en internet de la forma que estamos acostumbrados a hacerlo, con un usuario y clave simple, no hay mayores pruebas que demuestren que uno ingresó al sistema, salvo el registro del usuario. Con certificados, de acuerdo a la ley de comercio electrónico y su reglamento, el registro y las firmas electrónicas realizadas es imputable jurídicamente y certificado.

Las ventajas que deja entre ver el uso de certificados digitales son muy amplias, va desde ingresar al portal ECUAPASS hasta poder firmar como autor o autorizador de la información que se transmitirá ala SENAE.

Como en toda transacción donde se firma para constancia de las partes, es necesario que el firmante mantenga una copia certificada de dicho documento o transacción con el fin de poder mantener un respaldo de todas y cada una de las operaciones realizadas con los certificados de firma electrónica; para lo cual, se debe tener un correcto sistema de archivado con valor probatorio o jurídico de estos documentos.

Es necesario que todos los usuarios estemos capacitados y conscientes de la importancia jurídica que tienen el uso de las firmas electrónicas; así también, la necesidad de archivar con valor probatorio los documentos y evidencias de
las transacciones que se realicen.

MCPEC realizó la reunión de avances y coordinación del proyecto Ventanilla Única Ecuatoriana de Comercio Exterior  que aclaró varias dudas de los diversos sectores involucrados y estableció compromisos para las siguientes fases que se encuentran en ejecución.El equipo coreano y MCPEC elaboran condiciones técnicas y económicas para el desarrollo y puesta en marcha del proyecto.

 El proyecto busca simplificar el tiempo y costos en trámites (documentos de control previo a una importación/exportación) que un importador/exportador debe actualmente solicitar, logrando así eficiencia y un mejor control en los trámites realizados tanto por parte de importador/exportador como por parte del servidor público involucrado en la emisión del documento.

Este proyecto tiene los siguientes objetivos específicos:

1. Reducir significativamente el tiempo y los costos de transacción en la realización de actividades de comercio exterior
2. Facilitar la tramitación de autorizaciones y certificaciones en un solo punto de acceso vía internet
3. Brindar a los operadores de comercio exterior información sobre los requisitos vigentes y el estado de los trámites en curso.
4. La disponibilidad inmediata de registros entre las instituciones públicas involucradas y la reducción de probabilidad de información diferente entre los registros
5. Fomentar la cooperación entre las instituciones públicas involucradas.
6. Poner a disposición de las instituciones públicas la información suficiente para realizar un control de manera óptima.

Para la ejecución del proyecto de  VUE se realizó un convenio entre los Gobiernos de Ecuador y Corea del Sur para la implementación de su sistema de Ventanilla Única de Comercio Exterior en el Ecuador.

La SENAE permitira  a los operadores de comercio exterior realizar labores de importacion y exportacion mediante un modelo de tedespacho con base electrónica se espera una disminución de 6 a 2 días en los tramites, el costo de la implementacion de este sistema costo al estado 23 millones de dolares.

Este portal involucra mas tecnología enfocada en el uso de una firma digital garantizamos que nuestros usuarios puedan presentar declaraciones en cualquier momento y lugar y mediante el uso de cualquier medio electronico.

El programa contara con 9 módulos:

• portal de comercio exterior y ventanilla unica Ecuatoriana
• Proceso de importacion y exportacion
• Control posterior
• Gestion de litigios Aduaneros

El portal de comercio exterior y ventanilla unica Ecuatoriana implico la union de 28 instituciones del estado. ministerior, SRI, y organismos de calidad.

Se realizaran tramites vinculados para obtener certificados ,licencias, C.O, Certificados de calidad y todo lo que demas que tenga relacion con las normas de comercio exterior, que tienen que cumplir tanto Exportadores como importadores.

Las entidades del Estado que estarán en de la Ventanilla Unica Ecuatoriana son las las siguientes:

• Ministerio de Coordinación de la Producción, Empleo y Competitividad (MCPEC);
• Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE);
• Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP) con sus entidades adscritas como la Agencia Ecuatoriana de Aseguramiento de la Calidad del Agro (Agrocalidad) y el Instituto Nacional de Pesca (INP);
• Ministerio de Salud Pública e Instituto Nacional de Higiene y Medicina Tropical "Leopoldo Izquieta Pérez" (INH);
• Ministerio de Industrias y Productividad (MIPRO), Organismo de Acreditación Ecuatoriano (OAE) e Instituto Ecuatoriano de Normalización (INEN);
• Banco Central del Ecuador (BCE); y,
• Ministerio de Gobierno, la Dirección Nacional de Antinarcóticos, y la Dirección Nacional de Migración de la Policía Nacional.

También serán parte de la Ventanilla Unica Ecuatoriana para el comercio exterior los trámites de permiso de importación de productos regulados por el:

• Consejo Nacional de Sustancias, Estupefacientes y Psicotrópicas,
• Comisión Ecuatoriana de Energía Atómica,
• el Ministerio de Turismo
• entidad de la Administración Pública Central e Institucional que tenga relación con el comercio exterior

El Ministerio Coordinador de la Producción, Empleo y Competitividad (MCPEC) con el apoyo del Gobierno de la República de Corea, capacitó en este país a 18 los delegados oficiales del proyecto Ventanilla Única Ecuatoriana de Comercio Exterior (VUE) cuyo objetivo es busca simplificar el tiempo y costos en los  trámites que un importador/exportador debe actualmente realizar en los diferentes procesos de comercio exterior.

Los delegados entraron en un proceso intensivo de dos semanas de preparación para conocer la experiencia de implementación de la ventanilla única a nivel internacional.

Los delegados ecuatorianos visitaron a las instituciones claves involucradas en la simplificación de procesos y trámites de comercio exterior en Corea, compartieron con expertos del Centro Integrado de Gobierno Electrónico, institución a cargo de la emisión de certificados de origen y observaron el funcionamiento del Call Center del sistema UNIPASS.

Al culminar el proceso de capacitación, los delegados ecuatorianos realizaron un debate de todo lo aplicado durante la misión para finalmente, en las instalaciones de la Aduana de Seúl, participar de la ceremonia de clausura en la que se les entregó un certificado que avala la capacidad técnica de los funcionarios para continuar con las actividades de implementación de VUE en el Ecuador.

Este nuevo sistema eliminara por completo los remiendos que maneja el actual sistema de la Aduana, el anhelante proyecto de la Aduana habla de la integridad de procesos pero sobre todo de la factibilidad y usabilidad que pondrán a disposición de los usuarios.

Los pilares fundamentales del sistema ECUAPASS manejará 4 aspectos fundamentarles:  

• Administración de Usuarios,
• Tramites Operativos,
• Servicio de Información
• Servicio personalizado.  

Administración de usuarios: es una función que permite al Operador de Comercio asignar claves de acceso a cada uno de los usuarios que conformen su equipo de trabajo, de esta manera se puede controlar y revisar el ingreso y ejecución de actividades que cada usuario haya efectuado, entre otras bondades.

Trámites Operativos: se podrá procesar absolutamente todo tipo de trámite Aduanero y el PLUS que ahora encontramos es la integridad que mantendrá el sistema con otras entidades públicas a fin de crear la tan sonada Ventanilla Unica, lo que permitirá que el usuario final optimice sus tiempos y sobre todo recursos.

Servicios de Información, es una funcion que permite las interacciones que las empresas tendrán dentro de ECUAPASS, sobre lo cual se podrá conocer Estadísticas, Record de la empresa, etc.  Al contar con la plataforma sobre la cual está desarrollada ECUAPASS, podrán disponer de otro tipo de servicio al cliente, como chat en línea, acceso remoto, etc.

Añadimos además al alcance del sistema ECUAPASS, el uso de TOKEN que ahora deberán disponer las empresas para sus respectivas declaraciones.   Este dispositivo alberga la identificación o firma digital del Operador o declarante, el cual reemplazará al actualmente usado Correo Seguro; representando mayor confiabilidad en las operaciones  o transacciones que efectúe el usuario final.

El sistema ECUAPASS estará a disponibilidad de los usuarios mediante el acceso OnLine al mismo, sin embargo éste permite una conexión con sistemas propios de cada empresa, por lo que el usuario tendrá las siguientes opciones de declaración:

• Accesando directamente al sistema ECUAPASS, utilizando su software propio (desarrollado por un proveedor de software), o utilizando la versión de escritorio de ECUAPASS que también estará disponible.
• El Sistema e-ComEx de la empresa QUALITYSoft, está tomando también nueva forma para así alinearse al esquema del Sistema ECUAPASS, lo que permitirá a sus actuales usuarios participar de estas nuevas bondades que dispone la Aduana. 

Disminuir el uso de papeles en las operaciones aduaneras será posible con el sistema informático Ecuapass. El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (Senae) realizará el portal electrónico Ecuapass, que permitirá a los operadores de comercio exterior realizar sus labores de importación y exportación mediante un modelo con base electrónica.

Ecuapass contará con nueve módulos:

• portal de comercio exterior y ventanilla única ecuatoriana,
• proceso de exportaciones e importaciones,
• control posterior,
• gestión de litigios aduaneros,
• data warehouse,
• devolución condicionada de tributos,
• sistema de alerta temprana, gestión de riesgos,
• gestión de conocimiento
• sistemas de manejo de pistas de auditoría.

La transmisión de la firma electrónica, desde el mes de abril  para obtener el certificado de origen para las exportaciones vía web (ventanilla única ecuatoriana), la preocupación  de los exportadores al considerar que solo entre el 20% y 50% tiene la rúbrica digital y se ha registrado en el Servicio Nacional de Aduanas. Indicó que constataron fallas en el sistema, como la falta de un casillero que permita incluir la descripción del producto comercializable, lo cual es requerido por las empresas importadoras.

Las operaciones ventanilla única  entra en funcionamiento a partir del 15 de febrero  de 2012 para trámites como:

• Certificados de Origen emitido por el MIPRO
• Registro de Apoderado (documento de apoderamiento) con aprobación del MIPRO
• Registro del comercializador (exportador)
• Registro de declaración juramentada de origen completa simplificada en el MIPRO
• Solicitud del certificado de origen de los que se requieran en el MIPRO
• Las entidades habilitadas continuaran emitiendo C.O

La Aduana extiende una recomendación a los usuarios buscando que se  agiliten la obtención de sus token (firma electrónica) y su registro en el Ecuapass, para evitar retrasos en sus trámites. En  cuanto a documentos de Control Previo DCP (licencias electrónicas), se requiere Solicitud de documentos de control previo de las licencias electrónicas con las entidades que actualmente se las generan en el SICE.

Se manejará un paralelo de solicitud de documentos de control previo a través del SICE (el mismo procedimiento actual) hasta el 29 de febrero de 2012; posterior a esa fecha toda solicitud deberá realizarse a través del Ecuapass.