Introducción
Actualmente, las Tecnologías de la Información están transformando velozmente los procesos de negocio, a la vez que digitalizan las operaciones de las empresas. Entonces, surge la firma electrónica con el objetivo de aumentar la eficiencia, lograr la reducción de costos y tiempos y agilizar diferentes trámites y procesos en distintos ámbitos, como por ejemplo el Comercio Exterior.
Desarrollo
La Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos en su Artículo 13 define a las firmas electrónicas como “los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos”.
La firma electrónica está vinculada a un certificado de firma electrónica. El mismo que certifica la vinculación de dicha firma con una persona determinada. Además, a la firma electrónica se le reconocerá la misma validez legal que una firma manuscrita.
Es importante resaltar los usos y beneficios que la firma electrónica brinda a los usuarios:
USOS: Firma electrónica
Figura 1. Usos de la Firma electrónica. Security Data (2019)
Elaborado por: Naveda Nicole
A la firma electrónica se le puede dar los siguientes usos:
- Facturación electrónica: creación y firmado de facturas electrónicas.
- Servicio Nacional de Aduana del Ecuador: Aduana usa el certificado de firma electrónica para firmar e-docs. Uso en ECUAPASS y la VUE.
- Sistema Documental QUIPUX: permite el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos.
- Compras públicas: uso de la firma electrónica en procesos de contratación pública.
- Firmar contratos electrónicos
- Generación de pólizas electrónicas
NOTA: El uso más importante de la firma electrónica se presenta en la gestión documental de distintos instrumentos que son firmados y almacenados en la nube, la firma electrónica les otorga a dichos documentos su respectiva validez legal.
BENEFICIOS: Firma electrónica
Figura 2. Beneficios de la Firma Electrónica. SeguriData (2018)
Elaborado por: Naveda Nicole
Entre los beneficios que brinda la firma electrónica se encuentra:
- Incremento de la eficiencia de la gestión pública.
- Mayor agilidad en los procesos de documentación, debido a la automatización de los flujos de operaciones.
- Brinda mayor seguridad, ya que es difícil alterar o manipular la información contenida en documentos con firma electrónica.
- Integridad, se garantiza la autenticidad de la información después de transcurridos varios años.
- Mejor interacción, debido a la eliminación de distancias físicas entre usuarios permitiéndoles la realización de trámites electrónicos legalmente válidos.
- Respaldo legal, en Ecuador mediante la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, garantizando la transparencia de autoridades y usuarios.
- Entorno libre de papel, para firmar un documento ya no es necesaria su impresión, por lo que se reduce el uso del papel.
Conclusiones
La firma electrónica es usada en un sinnúmero de actividades y sectores debido a que, a través de su utilización se consigue la reducción de tiempos logrando de esta forma que los trámites sean fáciles y rápidos de realizar. Lo que se traduce en beneficios a nivel operativo, económico y ambiental. Además, la firma electrónica goza de la misma validez legal que una firma manuscrita. Por lo tanto, se garantiza plena seguridad y confianza de los datos contenidos en los documentos electrónicos.
En resumen, la firma electrónica ofrece integridad de la información, reduce costos, agiliza procesos, elimina distancias físicas, brinda respaldo legal, facilita el acceso a la información, etc. permitiendo que su correcta implementación contribuya en el mejoramiento de los procesos en la empresa y con ello adquieran una posición más competitiva en el contexto de la evolución digital.
Recomendaciones
La firma electrónica aparece para romper con el esquema de la firma tradicional, por ello es recomendable y necesario que los usuarios conozcan los usos que se le puede dar a la firma electrónica, al igual que las obligaciones que se adquieren una vez obtenido el certificado de firma electrónica para evitar sanciones procedentes del uso indebido de la misma.
Fuentes
- Registro Civil. (2019). Firma Electrónica. Recuperado el 03 de Julio de 2020, de Registro Civil: https://www.registrocivil.gob.ec/certificado-de-firma-electronica/
- Security Data. (18 de Septiembre de 2019). ¿QUÉ ES LA FIRMA ELECTRÓNICA Y PARA QUÉ SIRVE? Obtenido de Security Data: https://www.securitydata.net.ec/que-es-la-firma-electronica-y-para-que-sirve/
- Seguri Data. (2018). Beneficios de la Firma Electrónica. Obtenido de Information Security: https://www.seguridata.com/beneficios-firma-electronica.php
- Valdiviezo, A. (Noviembre de 2010). Antecedentes, implementación y avances de la Firma Electrónica en el Ecuador. Obtenido de Biblioteca digital EPN: https://bibdigital.epn.edu.ec/bitstream/15000/3698/1/2010AJIEE-35.pdf
Autor: Naveda Nicole
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