Los avances tecnológicos implementados por la autoridad aduanera se han convertido en grandes avances, pero los mismos traen consigo cambios en la generación de la documentación y consecuentemente en el archivo y respaldo de la información. Es necesario que todos los OCE´s mantengan un archivo estrictamente ordenado de acuerdo a cada trámite. Según el boletín No. 153 del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, para dar cumplimiento a las disposiciones del Art.17 de la Codificación del Reglamento que regula el ejercicio de la actividad de los Agentes de Aduana dice: "se regula el proceso de RESPALDO EN FORMA DIGITAL de los documentos que sustentan los Trámites Aduaneros, en los que el Agente haya intervenido o esté por intervenir".
Recordando que los trámites que se realicen deben ser respaldados con toda la documentación que indique el desarrollo de la transacción por cuestiones de Control Posterior deben ser obligatoriamente guardados durante 5 años, este requerimiento se mantienen pese a que los documento actualmente no serían físicos de forma tradicional lo que los OCE´s deben mantener es un archivo de los documentos digitales validados evidentemente y en cumplimiento con las normas establecidas para ser tener la misma validez y peso jurídico que el documento físico. Esto quiere decir que deben ser firmados y sellados digitalmente.
Desde la implementación de las nuevas herramientas informáticas lo que hace Aduana es avanzar hacia una política cero papeles, complementado con un sistema ágil y un canal seguro y confiable para ambas partes. Actualmente los OCE´s pueden decidir sobre la adquisición de software que ofertan empresas privadas en las que pueden generar los E-Docs y al mismo tiempo crean un archivo digital de los mismos y de los documentos que respaldan a la transacción como la factura, certificados, etc. Estos son almacenados automáticamente, brindando un mayor soporte y apoyo a la gestión del OCE.
COMENTARIO:
La optimización de los procesos trae consigo el aporte de las partes al proceso de transformación, uno de estos requerimientos es el correcto manejo de la documentación, este es el camino trazado para lograr los objetivos de simplificación administrativa y facilitación al OCE.
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