Introducción
Con la finalidad de proporcionar mayores facilidades a los comerciantes y gracias al gran aumento del comercio internacional, la Aduana implementó lo controles por auditoría. Dichos controles pueden variar desde una auditoría posterior al desaduanamiento hasta la auto-evaluación por parte del comerciante.
Desarrollo
Definición
El control por auditoría posterior al desaduanamiento se refiere netamente a las personas que actúan por el movimiento internacional de mercancías. Dicho control brinda detalles claros de las transacciones correspondientes a la Aduana, como es el caso de los libros y registros de los comerciantes internacionales.
Objetivo
Permite que las administraciones aduaneras puedan ofrecer mayores facilidades al comerciante bajo la forma de procedimientos simplificados, como por ejemplo, el sistema de entradas periódico.
Fases del control por auditoría
A continuación se presenta una serie de pasos que se llevan a cabo para el control por auditoria.
Encuesta anterior al control por auditoría
El proceso de control por auditoria inicia con la evaluación de fortalezas y debilidad dentro del sistema comercial del auditado. La Aduana elije realizar una encuesta en el lugar o solicitar los datos de la empresa del auditado mediante un cuestionario de antecedentes. Esto depende netamente de dos factores: el tamaño y la ubicación de la empresa.
Dicha encuesta puede incluir los siguientes datos:
Elaborado por: Benítez Dayana
Fuente: Convenio de Kyoto, 2006.
Los datos presentados anteriormente deben ser tratados confidencialmente, ya que puede ser objeto de información sensible para la empresa.
Contacto inicial con el importador
Las administraciones aduaneras deben contactar al auditado para solicitar la información detallada sobre os tipos de registros y la documentación necesario, con el objetivo de controlar que las operaciones se efectúen en un marco de legalidad.
La información que se puede requerir, se detalla a continuación:
Elaborado por: Benítez Dayana
Fuente: Convenio de Kyoto, 2006.
Reunión inicial relativa al control por auditoria
En esta primera reunión es fundamental la presencia del auditor o el equipo auditor, los representante de otras áreas aduaneras, si el caso lo amerita; y representantes del auditado, como es el caso de asesores, contadores, controladores o abogados.
En este punto, es necesario que el auditor especifique el objetivo de la reunión, así como también el alcance de la misma.
Por su parte, el auditado tiene la responsabilidad de asegurar que la auditoría se efectúe en las mejores condiciones, de esta manera puede adquirir y mantener sus facilidades aduaneras. Por esta razón, es fundamental que se cuente con un representante altamente colaborador y ético, quien tiene la responsabilidad de dirigir todas las solicitudes para la presentación de documentos, como libros, registros, entre otros.
Cuestionario de control por auditoria
La empresa debe completar un cuestionario para obtener toda la información necesaria. A continuación se presenta algunos datos que se puede recabar en el cuestionario.
Elaborado por: Benítez Dayana
Fuente: Convenio de Kyoto, 2006.
Es necesario mencionar que en las transacciones con terceros, a la empresa matriz extranjera también le será solicitado que complete su respectivo cuestionario. Sin embargo, la empresa matriz no está obligada a completa dicho cuestionario, sino más bien es un acto de buena fe.
Revisión interna de la empresa
El auditado está en la capacidad de realizar una autoevaluación, revisión y análisis de sus operaciones, cuando sea pertinente.
Coordinación del control por auditoría
El auditado siempre debe estar al tanto de todo lo que pueda surgir al momento de la auditoría. Sin embargo, si se encuentra una falta en la escritura o una infracción importante, el equipo de auditores debe comunicar inmediatamente a la unidad de lucha contra el fraude. Posteriormente, se determina si es necesario iniciar una investigación formal.
Reunión de clausura
Se da lugar a una reunión formal con el auditado, en donde se presentan los resultados y se brinda la oportunidad al auditado de dar las explicaciones necesarias previamente al informe final.
Informe final
Las administraciones aduaneras realizan un informe final. Se debe entregar una copia al auditado y otra a la oficina aduanera correspondiente.
Visita posterior
La Aduana realiza una visita posterior para realizar una auditoría de escritorio, con el objetivo de asegurar los resultados y formular las respectivas recomendaciones al auditado.
Conclusiones
El control por auditoría posterior al desaduanamiento, es uno de los métodos en los que la Aduana más confía, ya que proporciona mayores facilidades al comerciante y a su vez se cumple con toda la normativa vigente.
Es necesario mencionar que la administración aduanera puede proporcionar información a otros organismos de recaudación/fiscales, conforme a las leyes nacionales sobre confidencialidad.
Finalmente, existen diferentes fases que se llevan a cabo para efectuar una auditoría eficiente y bajo la normativa vigente.
Recomendaciones
Se recomienda tomar en consideración toda la documentación necesaria en cada una de las diferentes fases del control por auditoría, con el objetivo de llevar una auditoría de manera armoniosa, ordenada y sin acontecimientos negativos.
Asimismo, es necesario mencionar que los controles por auditoría no impiden la realización de un reconocimiento de mercancías. Además, los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), aseguran la confiabilidad se los sistemas comerciales empleados.
Fuentes
- Convenio de Kyoto-Directivas del Anexo General. (s.f.). Capítulo 6 Control Aduanero. Obtenido de http://www.wcoomd.org/-/media/wco/public/es/pdf/topics/facilitation/instruments-and-tools/tools/conventions/kyoto-convention/cap6.pdf?la=en
- Comunidad Andina. (2019). Facilitación del Comercio y Aduanas. Obtenido de http://www.comunidadandina.org/Seccion.aspx?id=323&tipo=TE&title=facilitacion-del-comercio
Autor: Dayana Benítez
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