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El Instructivo de Sistemas para consultar Integración de Estados de Trámite elaborado por la Dirección Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de la Información en 2014, fue establecido para describir de manera secuencial los pasos a seguir para el uso correcto de la opción “1.3 Integración de estados del trámite” disponible en el sistema informático Ecuapass.  Cualquier operador de comercio exterior debidamente registrado puede hacer uso de esta opción.

El primer paso para consultar el estado de un trámite es ingresar a la dirección http://ecuapass.aduana.gob.ec, se recomienda usar SENAE browser en donde se puede acceder al portal Ecuapass directamente y sin los inconvenientes suscitados en otros navegadores. Además es necesario haber descargado y ejecutado la última versión de Java, que garantice el correcto funcionamiento del portal.

Una vez en el portal, se debe ingresar con el usuario y contraseña correspondiente. En el menú principal, se encuentra la sección Trámites Operativo, en donde se seleccionará la opción “1.3. Integración de estados del trámite”. A continuación se desplegará una pantalla con los campos de búsqueda siguientes:

• Fecha de registro: Se establece el rango de fecha en el que se inició el trámite que se requiere consultar, puede tratarse de un día o una semana en específico.
• Número de entrega: Es el número que identifica un documento electrónico generado en Ecuapass, está compuesto por los 8 dígitos del código de OCE, los 4 dígitos del año en curso, un número secuencial de 8 dígitos y el dígito correspondiente al tipo de canal. Este número permite realizar una búsqueda específica.
• Búsqueda en resultados: Después de que el sistema presenta el resultado de la búsqueda, basado en los campos anteriores, se puede buscar el trámite por los criterios: número de entrega, número de documento, nombre Usuario y Código de entidad.
• Título de documento: Son los diferentes formularios electrónicos que se encuentran en este campo:
  • Declaración de importación: Funge como declaración jurada, contiene los documentos de soporte o acompañamiento y es el único documento que certifica la importación legal con los controles respectivos realizados por SENAE.
  • Declaración de exportación: Funge como declaración jurada, contiene los documentos de soporte o acompañamiento y es el único documento que certifica la exportación, reexportación o exportación temporal de mercancías una vez realizados los controles respectivos por SENAE.
  • Sustitutivo y anulación de detalle del documento de exportación: Permite efectuar las correcciones, rechazos y sustitutivas a la declaración aduanera de importación.
  • Sustitutivo y anulación de detalle del documento de exportación: Permite efectuar las correcciones, rechazos y sustitutivas a la declaración aduanera de exportación.
  • Respuesta de declaración de importación y exportación y valor: Notificación del estado de recepción del envío de la DAI o DAE.
  • Notificación de justificación: Aviso que recibe el declarante, en el que se solicita presentar los justificativos correspondientes al técnico operador a cargo del aforo.
  • Declaración simplificada (importación): Contiene la información que regula el ingreso de mercancías al territorio nacional.
  • Respuesta de declaración simplificada de importación: Confirmación de la aceptación de la Declaración Simplificada de Importación.
• Número de documento: Después de seleccionar el formulario a consultar, se ingresa el número de dicho documento para consultar el estado del envío.

Después de llenar los criterios de búsqueda, se selecciona el botón Consultar, en donde aparecen los resultados de la consulta junto a los siguientes campos de información:

Al seleccionar el documento al consultar, se debe dar clic en “Ver E-doc Original” para desplegar la información contenida en el mismo. Asimismo, para descargar el documento en formato XML, se selecciona la opción “Descargar”, y al hacer clic “Guardar”, se despliega el explorador de archivos que permitirá guardar el archivo con el nombre que se prefiera, en la ubicación que desee.

Conclusiones

• La opción "Integración de estados de trámite" permite que cualquier operador de comercio exterior pueda conocer el estado del trámite en el que se encuentre interesado.
• La posibilidad de consultar el estado de un trámite mejora la comunicación entre operadores de comercio exterior, beneficiando y agilitando la logística inherente al comercio exterior.

Recomendaciones

• Se recomienda llevar un registro de los datos correspondientes al envío de documentos electrónicos o formularios, junto a la información en ellos incluida, para facilitar la consulta de su estado en aduana.
• Compartir la información necesaria para realizar consultas del estado de un trámite con los operadores involucrados en la logística de la mercancía que se está movilizando, con el fin de facilitar la coordinación.

Referencias

SENAE. (2014). INSTRUCTIVO DE SISTEMAS PARA CONSULTAR INTEGRACIÓN DE ESTADOS DE TRÁMITE. https://www.aduana.gob.ec/files/pro/leg/tra/a3_mar_2015_SENAE-ISEE-2-0-001-V1.pdf

Autora

Andrea Boada Quishpe