ALMACÉN DOCUMENTAL VS DATA CENTER
ALMACEN DOCUMENTAL
El almacén documental es el trato de la información de una organización o empresa, es decir se trata del correcto manejo de los documentos producidos y recibidos por la empresa. El éxito de esta labor depende en gran medida del óptimo uso y clasificación de los archivos internos y externos, siendo clave que se encuentren organizados de manera inteligente y que esto nos permita salvaguardar y acceder a la información de forma eficiente y segura.
Ventajas
- Menor riesgo de robo de datos.
- Baja inversión por tecnología.
- Poca capacitación del personal.
- Costos más bajos.
- Documentos físicos originales.
- Difícil de duplicar.
- No se hackear.
- Fuente de trabajo para personal relacionado.
- No hay riesgo de pérdida virtual.
- Proceso personalizado.
Desventajas
- Mayor probabilidad de daños físicos.
- Riesgo de pérdidas.
- Uso inadecuado de papel.
- Mayor burocracia.
- Puede contraer plagas.
- Capacidad limitada de almacenaje.
- Peligro de deterioro de documentos.
- Dificultad de encontrar información.
- Costos de personal.
- Dificultad para auditar.
DATA CENTER
Un datacenter es una infraestructura física o virtual utilizada para alojar sistemas informáticos que puedan procesar, servir o almacenar datos. Data Center dan servicio de almacenamiento de datos, respaldo o backup, recuperación de datos y gestión de la información para empresas.
Ventajas
- Amigable con el medio ambiente.
- Menor uso de papel.
- Ocupa menos espacio.
- Más eficiente.
- Mayor capacidad de almacenaje.
- Poco riesgo de daño de datos.
- Fácil de acceso de información.
- Facilidad para hacer respaldos.
- Facilidad para auditar.
- Procesos automatizados.
Desventajas
- Riesgo de hackeos.
- Costos de mantenimiento.
- Adecuación del espacio físico.
- Costos de electricidad e internet.
- Alto costo de inversión.
- Actualizaciones constantes.
- Peligro de incompatibilidad.
- Facilidad para duplicar archivos.
- Se necesita más capacitación.
- Riesgo de perder la información.
Conclusiones
- La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.
- Un Data Centeres un Centro de Proceso de Datos (CPD), donde son almacenados, tratados y distribuidos al personal o procesos autorizados para consultarlos y/o modificarlos. Los servidores en los que se albergan estos datos se mantienen en un entorno de funcionamiento óptimo.
Recomendaciones
- Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la pérdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc.
- Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.
Fuentes
https://blog.acens.com/acens/que-es-un-data-center/
https://custodiodedocumentosmx.com/almacenamiento-de-archivos/
https://www.datos101.com/blog/que-es-un-data-center/
https://www.clavei.es/blog/gestion-documental-que-es-y-cuales-son-sus-ventajas/
Autor: Colcha Peralta Vanessa Mishel
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