ALMACÉN DOCUMENTAL VS DATA CENTER

ALMACÉN DOCUMENTAL VS DATA CENTER

ALMACEN DOCUMENTAL

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El almacén documental es el trato de la información de una organización o empresa, es decir se trata del correcto manejo de los documentos producidos y recibidos por la empresa. El éxito de esta labor depende en gran medida del óptimo uso y clasificación de los archivos internos y externos, siendo clave que se encuentren organizados de manera inteligente y que esto nos permita salvaguardar y acceder a la información de forma eficiente y segura.

Ventajas

  • Menor riesgo de robo de datos.
  • Baja inversión por tecnología.
  • Poca capacitación del personal.
  • Costos más bajos.
  • Documentos físicos originales.
  • Difícil de duplicar.
  • No se hackear.
  • Fuente de trabajo para personal relacionado.
  • No hay riesgo de pérdida virtual.
  • Proceso personalizado.

Desventajas

  • Mayor probabilidad de daños físicos.
  • Riesgo de pérdidas.
  • Uso inadecuado de papel.
  • Mayor burocracia.
  • Puede contraer plagas.
  • Capacidad limitada de almacenaje.
  • Peligro de deterioro de documentos.
  • Dificultad de encontrar información.
  • Costos de personal.
  • Dificultad para auditar.

DATA CENTER

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Un datacenter es una infraestructura física o virtual utilizada para alojar sistemas informáticos que puedan procesar, servir o almacenar datos. Data Center dan servicio de almacenamiento de datos, respaldo o backup, recuperación de datos y gestión de la información para empresas.

Ventajas

  • Amigable con el medio ambiente.
  • Menor uso de papel.
  • Ocupa menos espacio.
  • Más eficiente.
  • Mayor capacidad de almacenaje.
  • Poco riesgo de daño de datos.
  • Fácil de acceso de información.
  • Facilidad para hacer respaldos.
  • Facilidad para auditar.
  • Procesos automatizados.

Desventajas

  • Riesgo de hackeos.
  • Costos de mantenimiento.
  • Adecuación del espacio físico.
  • Costos de electricidad e internet.
  • Alto costo de inversión.
  • Actualizaciones constantes.
  • Peligro de incompatibilidad.
  • Facilidad para duplicar archivos.
  • Se necesita más capacitación.
  • Riesgo de perder la información.

 

Conclusiones

  • La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.
  • Un Data Centeres un Centro de Proceso de Datos (CPD), donde son almacenados, tratados y distribuidos al personal o procesos autorizados para consultarlos y/o modificarlos. Los servidores en los que se albergan estos datos se mantienen en un entorno de funcionamiento óptimo.

Recomendaciones

  • Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la pérdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc.
  • Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.

Fuentes

https://blog.acens.com/acens/que-es-un-data-center/

https://custodiodedocumentosmx.com/almacenamiento-de-archivos/

https://www.datos101.com/blog/que-es-un-data-center/

https://www.clavei.es/blog/gestion-documental-que-es-y-cuales-son-sus-ventajas/

 

Autor: Colcha Peralta Vanessa Mishel

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